ในบันทึกนี้ ให้ละเอียดที่สุดอธิบายขั้นตอนการขอเอกสารยืนยันการพำนักจากโรงแรม ซึ่งจำเป็นสำหรับยื่นต่อสถานกงสุลเมื่อยื่นขอวีซ่าเชงเก้น

บางครั้งเรียกอีกอย่างว่า "บัตรกำนัล" (แม้ว่าจะไม่เป็นความจริงทั้งหมด แต่บัตรกำนัลคือใบเสร็จผู้ค้ำประกัน) และเอกสารสำหรับสถานกงสุลเรียกว่า "การยืนยันที่พัก" แต่คุณสามารถเรียกมันว่าบัตรกำนัล ...

ต้องใช้หลักฐานการอยู่อาศัยเมื่อได้รับวีซ่าเชงเก้น ในทุกวันระยะเวลาที่วางแผนไว้ในดินแดนของประเทศในกลุ่มเชงเก้น
ไม่มีตัวเลือกหรือข้อยกเว้น

หากเรากำลังพูดถึงการขอวีซ่าเข้าออกหลายครั้ง เอกสารจะต้องยืนยันถิ่นที่อยู่สำหรับแต่ละวันที่เข้าพัก ในครั้งแรกเดินทางด้วยวีซ่านี้

การยืนยันการพำนักอาจเป็นคำเชิญ (จากเพื่อนญาติหรือองค์กร) และเอกสารอื่น ๆ แต่ที่นี่จะพิจารณากระบวนการทำงานร่วมกับบุคลากรของโรงแรม (และวัตถุอื่น ๆ ) เมื่อได้รับเอกสารยืนยันที่อยู่อาศัยจาก พวกเขา.

ฉันยังทราบทันทีว่าไม่มีคำว่า "คำเชิญจากโรงแรม (โรงแรม)"

โรงแรมไม่สามารถเชิญคุณได้ (เพื่อนหรือญาติของคุณสามารถ) แต่ทางโรงแรมสามารถยืนยันการเข้าพักของท่านได้อย่างปลอดภัย (ชำระเงินแล้ว)

เอกสารนี้ที่ได้รับจากโรงแรม (หรือหลายฉบับ ขึ้นอยู่กับแผนการเดินทาง) และจะเป็นเอกสารยืนยันที่พักของคุณสำหรับสถานกงสุลในระหว่างการเดินทาง

จุดทั่วไปในการขอเอกสารยืนยันที่อยู่อาศัย

การรับเอกสารยืนยันถิ่นที่อยู่เป็นช่วงเวลาที่ลำบากที่สุด (แต่ก็น่าสนใจที่สุดด้วย) ในกระบวนการเตรียมเอกสารสำหรับการขอวีซ่าทั้งหมด

ในกระบวนการ คุณจะต้องสื่อสารทางอีเมล skype และบางครั้งทางโทรศัพท์ (พวกเขาสามารถโทรจากรัฐบอลติก พวกเขาโทรหาฉันอย่างใด) กับพนักงานของโรงแรมที่คุณวางแผนจะพักระหว่างการเดินทาง

บางครั้งพนักงานจะต้องอธิบายสิ่งที่คุณต้องการจากพวกเขา หรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นแก่โรงแรมเพื่อจัดทำเอกสารที่จำเป็น

โดยทั่วไปแล้ว ไม่จำเป็นต้องเขินอาย กลัว หรือวิตกกังวล พนักงานโรงแรมพร้อมเสมอที่จะพบคุณครึ่งทางและจะพยายามช่วยเหลือในทุก ๆ ด้าน ท้ายที่สุดแล้ว ลูกค้า (เกือบ) ถูกต้องเสมอ

ปัญหาและคำถามต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นเมื่อได้รับเอกสารเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับโรงแรมที่คุณเลือกพักระหว่างการเดินทางเป็นส่วนใหญ่

ร่วมงานกับโรงแรม ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการรับเอกสารยืนยันที่อยู่อาศัย - เป็นรายบุคคลเสมอ

ไม่มีโรงแรมสองแห่งเหมือนกันในเรื่องนี้โชคดีอย่างที่คุณได้รับ หากมีข้อผิดพลาด เพียงยกเลิกการจองของคุณที่โรงแรมนี้ และมองหาอีกคนหนึ่งที่จะเข้าใจคุณ หรือเงื่อนไขใดที่เหมาะกับคุณมากกว่า

ในโรงแรมขนาดใหญ่หรือในเครือ ตามกฎแล้ว ไม่มีปัญหาในการออกเอกสารยืนยันที่อยู่อาศัย เป็นไปได้มากว่าพนักงานของพวกเขาประสบปัญหาดังกล่าวแล้ว (เช่น คุณไม่ใช่คนแรกที่ต้องการหลักฐานแสดงถิ่นที่อยู่เพื่อรับวีซ่า)

และหากพนักงานไม่พบปัญหานี้ ก็มักจะระบุช่วงเวลานี้ไว้ในรายละเอียดงาน และพนักงานสามารถตรวจสอบพวกเขาได้ตลอดเวลาเพื่อค้นหาสิ่งที่เขาต้องการในการออกเอกสารดังกล่าวให้กับคุณ

ในทางกลับกัน การเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินกับโรงแรมขนาดใหญ่นั้นยากกว่า (ให้การค้ำประกันการชำระเงิน) เพราะตามที่พวกเขาบอกในคำแนะนำก็จะเป็นเช่นนั้น (พนักงานไม่สามารถละเมิดคำแนะนำได้ พวกเขาไม่มีอิสระในการซ้อมรบ) .

ในโรงแรมขนาดกลางและขนาดเล็ก การขอเอกสารยืนยันที่พักในโรงแรมนี้เพื่อยื่นต่อสถานกงสุล เป็นไปได้มากว่าจะทำให้พนักงานเกิดความปั่นป่วนและมีคำถามเพิ่มเติมอีกมาก

เป็นไปได้มากว่าพนักงานของโรงแรมขนาดเล็ก (และบ่อยครั้งคือเจ้าของโรงแรมและสมาชิกในครอบครัวของเขา) ไม่เคยเผชิญกับคำขอดังกล่าวและไม่รู้ว่ามันเกี่ยวกับอะไร ในกรณีนี้ พวกเขาจะต้องอธิบายอย่างละเอียดถึงสิ่งที่คุณต้องการจากพวกเขาโดยเฉพาะ

แต่สำหรับโรงแรมขนาดเล็ก การเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินหรือการค้ำประกันเป็นเรื่องที่ดี พวกเขาจะพบกันได้ง่ายกว่าครึ่งทาง (เช่น พวกเขาเขียนว่า "รับประกันการชำระเงิน") โดยไม่ต้องเรียกร้องอะไรจากคุณ และไม่มีเงื่อนไขเพิ่มเติมใดๆ ให้คุณ นี่เป็นสิ่งที่มีค่า

จะขอหลักฐานการอยู่อาศัยจากทางโรงแรมได้อย่างไรและเมื่อใด

คุณสามารถจองโรงแรมสำหรับวันหยุดพักผ่อนได้อย่างน้อยหกเดือนก่อนการเดินทาง หรือแม้แต่เร็วกว่านั้น (เช่น ฉันจองโรงแรมสำหรับวันหยุดพักผ่อนในเดือนสิงหาคม ในเดือนพฤศจิกายนของปีที่แล้ว)

จำเป็นต้องขอเอกสารยืนยันถิ่นที่อยู่ก่อนยื่นขอวีซ่า ขั้นตอนการยืนยันจะใช้เวลาตั้งแต่หนึ่งวันถึงหนึ่งสัปดาห์ (กรณีนี้แย่ที่สุด)

แต่โดยปกติแล้วจะใช้เวลาหนึ่งถึงสองวัน ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของพนักงานโรงแรม ขอเอกสาร (และรับ) ทางอีเมล

ใกล้จะถึงวันหยุดแล้ว (เมื่อแน่ใจว่าแผนไม่เปลี่ยนและจะไปพักผ่อนตามแผน) ก่อนทำวีซ่าติดต่อโรงแรมแล้วแจ้งมาที่ ภาษาอังกฤษภาษา ขอให้พวกเขาส่งการยืนยันที่พักและการชำระเงินของคุณ (การค้ำประกันการชำระเงิน) สำหรับห้องพักในโรงแรมบนหัวจดหมายของโรงแรม

ที่อยู่อีเมลของโรงแรมจะระบุไว้ในเอกสารยืนยันการจองห้องพักที่ส่งโดยระบบการจองอิเล็กทรอนิกส์ หรือสามารถติดต่อโรงแรมได้โดยตรงผ่านเว็บไซต์ระบบจอง ทั้งสองตัวเลือกมีค่าเท่ากัน

บนหัวจดหมาย ระบุ "พิกัด" ของโรงแรม ในแง่ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลติดต่ออื่นๆ หากไม่มีหัวจดหมายในโรงแรม (ซึ่งมักจะเป็นปัญหากับโรงแรมขนาดเล็ก) ให้พวกเขาพิมพ์ข้อมูลทั้งหมดนี้แยกกัน

คำขอยังระบุด้วยว่าการยืนยันนี้จำเป็นสำหรับการยื่นต่อสถานกงสุลเพื่อรับวีซ่าเชงเก้น (ดูตัวอย่างคำขอด้านล่าง)

นอกจากนี้ ให้ถามทันทีว่าข้อความยืนยันเป็นภาษาอังกฤษ (ควร) และมีนามสกุลและชื่อจริง ของทั้งหมดผู้เข้าพัก วันที่จอง และจำนวนเงินที่ชำระล่วงหน้า หรือให้สังเกตว่าการชำระเงินสำหรับการเข้าพักจะได้รับการประกัน

กรณีชำระเงินทันทีเมื่อจองแล้วสถานการณ์ก็ง่ายยิ่งขึ้นไปอีก คุณเพียงแค่ต้องขอให้ฝ่ายบริหารโรงแรมส่งเอกสารที่ยืนยันว่าคุณได้ชำระค่าเข้าพักที่โรงแรมนี้แล้ว (ข้อความคำขอตัวอย่างจะได้รับด้านล่าง)

เมื่อได้รับคำขอให้โรงแรมจัดเตรียมเอกสารยืนยันที่พัก ปฏิกิริยาของโรงแรมจะแตกต่างกันไปในแต่ละครั้ง (ขึ้นอยู่กับประเทศและขนาดของโรงแรม)

บุคลากรของโรงแรมที่พวกเขามีความคิดในสิ่งที่เสี่ยงเพื่อตอบสนองต่อคำขอดังกล่าวจะถามคุณทันที (ตามตัวอักษรภายในหนึ่งชั่วโมง) ว่าคุณตกลงที่จะชำระเงินล่วงหน้าจริง ๆ หรือไม่ (หากยังไม่ได้ชำระเงินก่อนหน้านี้ ) และจะแจ้งรายละเอียดการชำระเงินให้เสร็จสิ้น

หรือเขาจะขออนุญาตตัดเงินจากบัตรของคุณ (พวกเขามีหมายเลขบัตรคุณระบุเมื่อทำการจอง)

หากจำเป็น (ขึ้นอยู่กับประเทศและข้อบังคับภายในของโรงแรม) พนักงานจะขอ ข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นในการจัดทำเอกสารที่ร้องขอ

ตามกฎแล้วจะไม่มีปัญหากับโรงแรมขนาดใหญ่ หลังจากชำระเงินแล้ว เอกสารยืนยันที่พักจะถึงมือคุณใน 1-2 ชั่วโมง (ภายในสิ้นวัน - สูงสุด) และคุณต้องพิมพ์ออกมา

แต่ในโรงแรมขนาดเล็ก เกสต์เฮาส์ อพาร์ตเมนต์ เจ้าของมักไม่ได้ยินข้อกำหนดใด ๆ (นี่เป็นความเห็นส่วนตัวของฉัน ซึ่งทำโดยฉันบนพื้นฐานของการสื่อสารกับพนักงานของโรงแรมดังกล่าวในหัวข้อนี้)

ดังนั้นการขอเอกสารอาจทำให้มีคำถามมากมาย ในกรณีนี้ คุณจะต้องอธิบายให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่คุณต้องการจากพวกเขา (และในรูปแบบใด)

บางครั้งก็ยาก แต่ก็เป็นไปได้ทีเดียว ในที่สุดพวกเขาก็สนใจการมาถึงของคุณจึงพยายามพบกันครึ่งทาง

จากประสบการณ์ส่วนตัว: เช่นเดียวกับโรงแรมขนาดเล็ก

ในการตอบสนองต่อคำขอของฉันเพื่อยืนยันที่อยู่อาศัย เจ้าของโรงแรมเล็กๆ ใกล้ Wroclaw ประเทศโปแลนด์ ได้เขียนตอบกลับไปว่า:

“เซียน ดอบรี! Potwierdzam rezerwację Z powazaniem, เอเรียล "

("สวัสดีตอนบ่าย! ยืนยันการจอง ขอแสดงความนับถือ Ariel")

นั่นคือความคิดของเธอว่าหลักฐานการอยู่อาศัยเป็นอย่างไร เธอใช้เวลานานมากในการอธิบายสิ่งที่ฉันได้รับจากของเธอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจำเป็นต้องอธิบายด้วยนิ้วมืออย่างแท้จริง (เนื่องจากเธอไม่ได้พูดภาษาอังกฤษและในภาษาโปแลนด์ฉันอ่อนแอ)

ฉันลงเอยด้วยการคายและ ทำเองสำหรับการยืนยันที่จำเป็น (ซึ่งตัวฉันเองก็ทำขึ้นสำหรับกรณีนี้โดยเฉพาะเพื่อเป็นของขวัญให้กับโรงแรม) และส่งไปที่นั่น

ที่นั่น ปฏิคมได้พิมพ์ออกมา ประทับตราโรงแรมและเซ็นชื่อ สแกนแล้วส่งกลับมาให้ฉัน หลังจากนั้นฉันสาบานว่าจะพักในโรงแรมเล็กๆ เผื่อว่าฉันต้องการการยืนยันการพำนักจากพวกเขา

หากคุณไม่ต้องการเอกสารใด ๆ จากโรงแรมเล็ก ๆ ฉันก็ทำเองได้ มันทั้งถูกกว่า (ตามกฎ) และสนุกกว่า

แต่สำหรับโรงแรมขนาดใหญ่ สิ่งนี้ไม่เคยเกิดขึ้น พวกเขาขอข้อมูลที่จำเป็นในการจัดทำเอกสาร ขอชำระเงิน และส่งเอกสารในวันถัดไป (หรือวันเดียวกัน) หลังจากการชำระเงินเสร็จสิ้น

แต่ฉันขอย้ำอีกครั้งว่าช่วงเวลานี้เป็นรายบุคคลจากประเทศหนึ่งไปอีกประเทศหนึ่งและจากโรงแรมหนึ่งไปยังอีกโรงแรมหนึ่งอย่างเคร่งครัด ไม่มีระบบเดียวที่นี่ และแต่ละกรณีก็ไม่ซ้ำกัน - ทันทีที่คุณไปถึงที่นั่น

จากที่กล่าวมาข้างต้น ขอแนะนำไม่เลื่อนการขอยืนยันที่พักที่โรงแรม (หรือโรงแรม) ไปจนถึงวันสุดท้ายแต่ต้องทำหนึ่งหรือสองสัปดาห์ก่อนที่จะส่งเอกสารไปยังสถานกงสุลตามแผน

วิธีสร้างความแตกต่างระหว่างโรงแรมขนาดใหญ่กับโรงแรมขนาดเล็ก

มีสองเกณฑ์: จำนวนห้องทั้งหมดในโรงแรม (คุณมักจะเห็นได้บนเว็บไซต์ของระบบการจอง) และโหมดการทำงานของแผนกต้อนรับ

หากการเช็คอินที่โรงแรมทำงานตลอด 24 ชั่วโมงและจำนวนห้องในโรงแรมคือ 50-60 หรือมากกว่านั้นปัญหาในการรับการยืนยันการจองไม่สามารถคาดหวังได้ - นี่เป็นโรงแรมขนาดใหญ่และพนักงานของมันคือ พร้อมรับสถานการณ์ดังกล่าว

หากจำนวนห้องในโรงแรมอยู่ระหว่าง 20-30 ถึง 50-60 - นี่เป็นโรงแรมระดับปานกลางไม่ควรมีปัญหาพิเศษใด ๆ ในการรับเอกสารจากมัน (แต่สิ่งนี้ "ดูเหมือนจะไม่เป็นเช่นนั้น")

แต่ถ้าในโรงแรมที่คุณเลือกมีเพียง 5-15 ห้อง และโต๊ะลงทะเบียนในนั้นเปิดเฉพาะช่วงกลางวัน คุณก็จะได้ทุกอย่างที่นั่น (ปัญหาเกี่ยวกับการได้รับการยืนยันการอยู่อาศัย)

เช่นเดียวกับอพาร์ตเมนต์ (แฟลต) และเกสต์เฮาส์ ตามกฎแล้วเจ้าของของพวกเขาไม่รู้ว่ามันเกี่ยวกับอะไรเมื่อพวกเขาถูกขอเอกสารยืนยันที่อยู่อาศัยของพวกเขา

พวกเขาจะต้องอธิบายรายละเอียดว่าคุณต้องการอะไรจากพวกเขา บางครั้งการทำทุกอย่างด้วยตัวเองอาจง่ายกว่า (ตามที่อธิบายไว้ในตัวอย่างด้านบน) แล้วส่งเอกสารไปขออนุมัติ

ในภาษาใดที่จะทำการขอเอกสารยืนยันถิ่นที่อยู่

การร้องขอไปยังโรงแรมเพื่อรับเอกสารยืนยันที่พักจะต้องดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งใน ภาษาอังกฤษหรือในภาษาของประเทศที่โรงแรมตั้งอยู่

โดยทั่วไปแล้ว หากคุณต้องการเอกสารจากโรงแรม ทางที่ดีควรเลือกโรงแรมที่มีพนักงานพูดภาษาอังกฤษได้ทันที (แม้อยู่ในขั้นตอนของการวางแผนการเดินทาง)

ภาษาที่พนักงานโรงแรมพูดมีอยู่ในเว็บไซต์ของระบบการจอง (ระบบที่ดีจะให้ข้อมูลดังกล่าว เป็นต้น)

เนื่องจากฉันพูดภาษาอังกฤษได้ชัดเจนมากหรือน้อย ฉันจึงเลือกโรงแรมที่พักโดยที่พนักงานพูดภาษาอังกฤษได้เสมอ (อาศัยอยู่ที่นั่นง่ายกว่า แม้ว่าจะมีคนถามว่าเกิดอะไรขึ้น)

โดยหลักการแล้ว หากโรงแรมมีขนาดใหญ่พอหรือมีเครือข่าย ตามกฎแล้ว พนักงานที่นั่นสามารถพูดภาษาอังกฤษได้ในระดับที่ยอมรับได้ (แม้ใน "ฟาร์มรวม" เช่น โรมาเนียหรือแอลเบเนีย)

ในโรงแรมขนาดเล็ก (ในประเทศใดก็ได้) คุณอาจต้องเผชิญกับสถานการณ์เมื่อพนักงานโรงแรมพูดเฉพาะภาษาของประเทศของตนเท่านั้น (นี่เป็นกรณีของเจ้าของโรงแรมในโปแลนด์ซึ่งตัวฉันเองได้ยืนยันที่อยู่อาศัย)

ดังนั้นเมื่อเลือกโรงแรมควรคำนึงถึงภาษาที่พนักงานของสถานประกอบการพูด เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้เลือกโรงแรมที่ใช้ภาษาอังกฤษ (ยกเว้นกรณีที่คุณพูดภาษาฝรั่งเศส เยอรมัน หรือภาษาอื่น - ตามนั้น โรงแรมที่ใช้ภาษานี้) ดังนั้นจะสะดวกกว่าสำหรับคุณอย่างชัดเจน

ต้องใช้หลักฐานการอยู่อาศัยกี่ฉบับ

ฉันจำเป็นต้องแสดงหลักฐานการอยู่อาศัยของผู้เข้าร่วมแต่ละคนในการเดินทางหรือไม่ หรือเอกสารหนึ่งฉบับเพียงพอหรือไม่

ออกจากที่พักก็พอ สิ่งหนึ่งหลักฐานการอยู่อาศัย สิ่งสำคัญคือมันแสดงรายการทั้งหมดผู้เข้าร่วมในการเดินทางที่จะเกิดขึ้น (รวมถึงเด็กที่เล็กที่สุด)

กระดาษแผ่นเดียวก็พอ(หนึ่งเอกสาร) จากแต่ละโรงแรมตลอดเส้นทางการเดินทาง.
สิ่งสำคัญคือรายชื่อผู้เข้าร่วมการเดินทางทั้งหมด (ระบุ)

สำหรับผู้ร่วมทริปแต่ละคนนอกจากนามสกุลและชื่อจริงแล้ว การยืนยันจะต้องระบุ (อย่างน้อย) หมายเลขหนังสือเดินทางและสัญชาติของเขา - กล่าวคือ ข้อมูลที่อนุญาตให้สถานกงสุลระบุตัวบุคคลนี้ได้โดยไม่ซ้ำกัน

นอกจากนี้ การยืนยันจะต้องระบุวันที่ของการเข้าพักตามแผน ข้อมูลเกี่ยวกับการชำระเงิน (หรือการรับประกันการชำระเงิน) และต้องประทับตราโดยโรงแรมและลงนามโดยผู้จัดการ ใบเสร็จรับเงินการชำระเงินเป็นตัวเลือก ถ้าติดได้จะดีมาก ไม่ ไม่มีปัญหา มันจะไปแบบนั้น

ขอให้โรงแรมได้รับเอกสารยืนยันที่พักในนั้น

ส่วนนี้แสดงตัวอย่างโดยประมาณของคำขอจากโรงแรมเพื่อรับเอกสารยืนยันที่พักในนั้น ฉันขอเตือนคุณว่าคำขอต้องทำเป็นภาษาอังกฤษหรือเป็นภาษาประจำชาติของประเทศที่ที่พักตั้งอยู่

ในโรงแรมบอลติก คุณสามารถลองเขียนเป็นภาษารัสเซีย พวกเขาตอบเป็นภาษาอังกฤษ (พวกเขาไม่มีแป้นพิมพ์ภาษารัสเซีย) แต่พวกเขาตอบ

เนื้อหาของการขอเอกสารยืนยันที่อยู่อาศัย

ข้อความของคำขอเอกสารยืนยันที่พักที่คุณส่งไปที่โรงแรมควรเป็นข้อความด้านล่าง (เป็นภาษาอังกฤษ - ต่ำกว่าเล็กน้อย)

หากจองโรงแรมแต่ไม่ได้ชำระเงิน:

"ขอให้เป็นวันที่ดี!

ฉันได้จองห้องพักที่โรงแรมของคุณผ่านระบบการจอง "Booking.com" หมายเลขการจอง 123456 วันที่เข้าพักตั้งแต่… ถึง….

ฉันขอให้คุณส่งเอกสารยืนยันการเข้าพักในโรงแรมของคุณมาให้ฉัน ซึ่งฉันต้องขอวีซ่าเชงเก้น

ในการยืนยัน โปรดระบุชื่อและหมายเลขหนังสือเดินทางของผู้เข้าพัก [ที่นี่ คุณต้องระบุรายชื่อผู้เข้าร่วมการเดินทางพร้อมหมายเลขหนังสือเดินทางต่างประเทศ] วันที่เข้าพัก ตลอดจนข้อมูลการชำระเงิน สำหรับหมายเลข (ค้ำประกันการชำระเงิน)

หากจำเป็น ฉันพร้อมที่จะชำระเงินล่วงหน้าหรือให้การค้ำประกันการชำระเงินแก่คุณ กรุณากรอกเอกสารบนหัวจดหมายของโรงแรมของคุณ

ขอแสดงความนับถือ Imyarek "

ถ้าจ่ายค่าห้องทันที(ตอนจอง) ยังง่ายกว่า คุณเพียงแค่ต้องขอเอกสารจากฝ่ายบริหารเพื่อยืนยันความเป็นจริงของการชำระเงินสำหรับโรงแรมสำหรับวันที่ดังกล่าวและสำหรับผู้อยู่อาศัย (ชื่อเต็ม) ดังกล่าว

ตัวอย่างข้อความขอจะเป็นดังนี้:

"ขอให้เป็นวันที่ดี!

ฉันได้จองและชำระค่าห้องพักในโรงแรมของคุณผ่านระบบการจอง "Booking.com" หมายเลขการจอง 123456 วันที่เข้าพักตั้งแต่… ถึง….

ฉันขอให้คุณส่งเอกสารยืนยันการชำระเงินค่าห้องในโรงแรมของคุณมาให้ฉัน(การยืนยันที่พัก)ที่ฉันต้องขอวีซ่าเชงเก้น

ในการยืนยัน โปรดระบุชื่อและหมายเลขหนังสือเดินทางของผู้เข้าพัก [ที่นี่ คุณต้องระบุรายชื่อผู้เข้าร่วมการเดินทางพร้อมหมายเลขหนังสือเดินทางต่างประเทศ] วันที่เข้าพัก ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับ การชำระเงินของโรงแรม

ฉันขอให้คุณเขียนเอกสารบนหัวจดหมายของโรงแรมของคุณและแนบใบเสร็จรับเงิน (ถ้าเป็นไปได้)

ขอแสดงความนับถือ Imyarek "

คุณส่งคำขอนี้ไปยังที่อยู่อีเมลของโรงแรม และรอการตอบรับจากพนักงาน พวกเขาจะตอบคุณโดยไม่ล้มเหลว แต่สิ่งที่พวกเขาจะตอบนั้นไม่สามารถคาดเดาล่วงหน้าได้

ข้อความตัวอย่างของคำขอเป็นภาษาอังกฤษได้รับด้านล่าง

ข้อความขอเอกสารยืนยันที่พักเป็นภาษาอังกฤษ

หากคุณพูดภาษาอังกฤษไม่ได้ ให้คัดลอกข้อความของคำขอยืนยันที่อยู่ด้านล่างแล้วส่งไปยังที่อยู่ของโรงแรมตามเส้นทางที่คุณกำลังเดินทาง เบื้องต้น การแก้ไขข้อมูลได้ด้วยตัวเอง:

หากโรงแรมไม่ได้รับการชำระเงินเมื่อทำการจอง

สถานการณ์ซับซ้อนกว่านี้เล็กน้อย: เราควร (ควร) เกลี้ยกล่อมโรงแรมไม่ให้จ่ายเงินทันที (ทันใดนั้นพวกเขาจะไม่ได้รับการออกวีซ่า) แต่ "ผลักดัน" ให้ตัดสินใจ "หยุด" เงินทุนของเรา บัญชีโดยไม่ต้องตัดออกจริงๆ

ในกรณีนี้ทางโรงแรมจะเขียนข้อความยืนยัน "รับประกันการชำระเงิน" ซึ่งจะเหมาะกับทั้งเราและสถานกงสุล และการคำนวณจะมีขึ้นเมื่อมาถึง

โรงแรมบางครั้งทำเช่นนี้ (ด้วยเหตุผลบางอย่างพวกเขามักจะชอบรับเงินเป็นเงินสด) แต่ก็ไม่เสมอไปและไม่ใช่ทั้งหมด อย่างไรก็ตามคุณสามารถลอง

เพื่อให้เข้าใจสิ่งที่กำลังพูดด้านล่าง ขั้นแรกให้อ่านข้อความโดยใช้ตัวแปลของ Google (เพียงคลิกที่ลิงก์ การแปลข้อความด้านล่างจะเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่ทันที) ที่นั่นคุณสามารถแก้ไขได้ทันที"สำหรับตัวคุณเอง" จากนั้นคัดลอกและวางลงในจดหมายของคุณ

สวัสดีตอนบ่าย!

ฉันจองห้องพักที่โรงแรมของคุณผ่าน "Booking.com" (หมายเลข 0000000.000) มาถึง 25.05.2018 ออกเดินทาง 10.06.2018

ฉันต้องได้รับการยืนยันจาก โรงแรมเข้าพัก (ยืนยันที่พัก). เอกสารนี้จำเป็นสำหรับฉันในการสมัครที่สถานกงสุลลัตเวียเพื่อขอวีซ่าเชงเก้น

ฉันพร้อมที่จะชำระเงินล่วงหน้าสูงสุด 100% หากจำเป็น หรือรับประกันการชำระเงินให้กับคุณ

หากเป็นที่ยอมรับ คุณสามารถถือจำนวนเงินที่ต้องการในบัตรธนาคารของฉันได้ หากเหมาะสมสำหรับเป็นหลักประกันการชำระเงิน

การยืนยันที่พักต้องมีข้อมูลอย่างน้อยดังต่อไปนี้สำหรับสถานกงสุล: วันที่เดินทางมาถึงและออกเดินทาง ชื่อผู้เข้าพัก ตลอดจนรายละเอียดการชำระเงิน (หรือเกี่ยวกับการรับประกันการชำระเงิน)

โปรดทำการยืนยันเป็นภาษาอังกฤษและบนหัวจดหมายของโรงแรม หากเป็นไปได้

ข้อมูลเกี่ยวกับแขก:

แขกหมายเลข 1: Ivan Ivanov ประเทศ: รัสเซีย เมือง: Orenburg หนังสือเดินทาง 00No00000000

แขกหมายเลข 2: Tatiana Ivanova ประเทศ: รัสเซีย เมือง: Orenburg หนังสือเดินทาง 00No00000000

หากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม เขียนถึงฉัน แล้วฉันจะให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแก่คุณ

ขอบคุณล่วงหน้า.

ด้วยความปรารถนาดี Ivan Ivanov

ถ้าตัวเลือกที่มีการรับประกันการชำระเงินไม่ทำงาน (โรงแรมจะแจ้งให้คุณทราบ) ก็ ... คุณจะต้องจ่ายค่าที่พักของคุณ แต่อย่างน้อยเราก็พยายาม จากนั้นเราก็ชำระเงินและรอเอกสารยืนยันการชำระเงิน

หากโรงแรมได้รับการชำระเงินล่วงหน้า

หากโรงแรมได้ชำระเงินแล้วโดยคุณในขั้นตอนการจองแล้วสถานการณ์ก็ลดความซับซ้อนลงอย่างสิ้นเชิง เราไม่จำเป็นต้องมองหาตัวเลือกการชำระเงิน เจรจาเงื่อนไขการชำระเงินล่วงหน้าและการดำเนินการในกรณีที่มีการยกเลิกการจอง ฯลฯ

เราเพียงแค่ต้องขอเอกสารยืนยันการชำระเงินค่าโรงแรม แต่ไม่ควรเป็นเพียงเช็คชำระเงิน แต่เป็นกระดาษที่ครบถ้วนซึ่งแสดงรายการข้อมูลของทุกคนที่ดำเนินการเดินทาง (สิ่งที่กล่าวไว้ข้างต้น)

แต่การตรวจสอบนั้นไม่จำเป็นมากนัก ลายเซ็นของผู้จัดการและตราประทับของโรงแรมบนหัวจดหมายก็เพียงพอแล้ว

ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้รูปแบบการติดต่อกับโรงแรมโดยประมาณดังต่อไปนี้

Optima Hotel, คราคูฟ, โปแลนด์:

โรงแรม "ออร่า", ปราก, สาธารณรัฐเช็ก:

บันทึก:

ศึกษาเอกสารที่คุณได้รับจากโรงแรมอย่างรอบคอบ ตรวจสอบวันที่เข้าพักที่ระบุ รวมทั้งชื่อและนามสกุลของผู้เข้าพัก (ตัวสะกดต้องตรงกับชื่อที่เขียนในหนังสือเดินทาง) และข้อมูลอื่นๆ ที่ระบุในเอกสาร

หากมีบางสิ่งที่เขียนไม่ถูกต้อง (เกิดขึ้น) ให้เขียนถึงโรงแรมทันทีและขอให้แก้ไขข้อผิดพลาดโดยไม่มีปัญหา

ชำระเงินล่วงหน้าของโรงแรมเมื่อได้รับการยืนยันการพำนัก

ในการรับเอกสารยืนยันที่พักจากโรงแรม ส่วนใหญ่คุณจะต้องชำระเงินค่าที่พักล่วงหน้า ในบางกรณี สถานกงสุลกำหนดให้เป็นข้อกำหนด ในบางกรณีเป็นข้อกำหนดของโรงแรม

หากการชำระเงินล่วงหน้าเกิดจากข้อกำหนดของสถานกงสุล (เช่น กับชาวโปแลนด์) จะต้องดำเนินการโดยไม่ล้มเหลว (มิฉะนั้น สถานกงสุลจะไม่ยอมรับเอกสารเหล่านี้เป็นหลักฐานการอยู่อาศัย)

หากสถานกงสุลไม่ต้องการการชำระเงินล่วงหน้าเต็มจำนวน (100%) ของโรงแรม จำนวนเงินจะขึ้นอยู่กับข้อตกลงของคุณกับโรงแรมทั้งหมด โรงแรมน่าเสียดายที่ได้เรียนรู้จากประสบการณ์อันขมขื่น (เมื่อนักท่องเที่ยวจองห้องพักเพื่อขอวีซ่าแล้วยกเลิกทันที)

ดังนั้นโรงแรมบางแห่ง (ไม่ใช่ทั้งหมด - เป็นรายบุคคล) ยืนยันว่าเมื่อมีการออกเอกสารยืนยันที่พัก ภาษีจะเปลี่ยนเป็นไม่สามารถคืนเงินได้ และในกรณีที่ยกเลิกการจอง การชำระเงินทั้งหมดสำหรับที่พักจะถูกระงับใน เต็มหรือบางส่วน (ตามกฎ ในจำนวนการเข้าพักหนึ่งคืน)

จำนวนเงินที่ต้องชำระล่วงหน้า รวมทั้งเงื่อนไขสำหรับการคืนสินค้าในกรณีที่ยกเลิกการจอง เป็นสิ่งที่เฉพาะสำหรับแต่ละโรงแรมเท่านั้น

ให้ความสนใจกับเงื่อนไขของการชำระเงินล่วงหน้าและเงื่อนไขของการคืนเงินหากคุณยกเลิกการจอง ณ จุดนี้ต้องใส่ใจ ก่อนการดำเนินการชำระเงิน

โดยทั่วไปตามที่ระบุไว้ข้างต้นทุกอย่างที่นี่เป็นรายบุคคลอย่างเคร่งครัด แต่ละโรงแรมตัดสินใจด้วยตัวเองว่าคุณตั้งเงื่อนไขอะไรไว้ เห็นด้วยกับพวกเขา (เงื่อนไขดังกล่าว) หรือไม่ นี่คือการตัดสินใจของคุณโดยสมบูรณ์

จากประสบการณ์ส่วนตัว:

ชำระเงินเต็มจำนวนและไม่สามารถคืนเงินได้ ฉันถูกเรียกขอเพียงครั้งเดียว (เครือโรงแรม "Optima" โปแลนด์) ตามหลักการแล้ว โรงแรมในประเทศโปแลนด์เกือบทั้งหมดจะกำหนดให้คุณต้องชำระเงินล่วงหน้า 100% ในการจัดเตรียมเอกสารสำหรับสถานกงสุล (เพื่อขอวีซ่า)

แต่เงื่อนไขการคืนเงินในกรณีที่ยกเลิกการจอง - ข้อกำหนดแตกต่างกันไปในแต่ละโรงแรม

เงื่อนไขที่ยอมรับได้ ฉัน (โดยส่วนตัว) พิจารณาเรื่องนี้ในกรณีที่ยกเลิกการจองของคุณ โรงแรมอ้างว่าจะระงับการชำระเงินสำหรับการเข้าพักหนึ่งวัน นี่เป็นการปฏิบัติปกติ

แม้ว่าคุณจะพบ เงื่อนไขที่ดีกว่า... ที่นี่เจ้าตัวเล็กที่เรียกว่า โรงแรม "ครอบครัว" (ซึ่งเจ้าของโรงแรมมักนั่งที่แผนกต้อนรับ)

ในกรณีนี้ แน่นอน เขาไม่ถูกผูกมัดโดยคำแนะนำภายในใดๆ สำหรับพนักงาน (ต่างจากพนักงานในโรงแรมขนาดใหญ่) และมีอิสระในการตัดสินใจเกี่ยวกับตัวเลือกการชำระเงินและเงื่อนไขสำหรับการคืนสินค้า

อย่างไรก็ตาม ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ข้างต้น วิธีแก้ไขปัญหานี้เป็นของคุณ หากคุณไม่พอใจกับข้อกำหนด ให้ยกเลิกการจองและมองหาโรงแรมอื่นที่จะเสนอเงื่อนไขการยกเลิกที่ยอมรับได้ในกรณีที่จำเป็น หากคุณมั่นใจ 100% ของการเดินทาง - จ่ายและไม่ต้องคิด

ฉันต้องการทราบว่ามี "ผู้เชี่ยวชาญ" ที่จองโรงแรมเพื่อขอวีซ่าเท่านั้นและหลังจากได้รับแล้วพวกเขาก็ยกเลิกการจองทันที อย่าทำอย่างนั้น ไม่ว่าในกรณีใด จนกว่าคุณจะข้ามพรมแดน (เช่น เข้าสู่เขตเชงเก้น) จากนั้นคุณสามารถ

มันจะไม่เป็นเกมที่ยุติธรรมอย่างสมบูรณ์ แต่มีตัวเลือกดังกล่าว และพวกเขาสามารถใช้ (และบางครั้ง มันเกิดขึ้น และควร) หากจำเป็น แต่ด้วยความระมัดระวัง

ขั้นตอนการขอเอกสารยืนยันที่พักจากโรงแรม

สามารถรับเอกสารที่อยู่อาศัยได้ ใด ๆในทางที่สะดวกสำหรับคุณและสำหรับโรงแรม โดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นไฟล์ในรูปแบบรูปภาพหรือเอกสาร * .pdf ซึ่งคุณต้องพิมพ์ด้วยคุณภาพดีและแนบไปกับชุดเอกสารที่ส่งไปยังสถานกงสุล

แต่สถานการณ์ที่แตกต่างกันเป็นไปได้ที่นี่ ตัวอย่างเช่น ในกลุ่มโรงแรม Optima ที่กล่าวถึงข้างต้น ฉันได้รับแจ้งด้วยความยินดีว่าพวกเขาสามารถส่งเอกสารที่จำเป็นให้ฉันได้ เท่านั้น(!) ทางแฟกซ์และอย่างอื่น (ศตวรรษที่ XXI ในบ้าน ... )

ยิ่งกว่านั้น การโน้มน้าวใจทั้งหมดของฉันไม่ได้ทำให้เกิดอะไรเลย และฉันยังต้องค้นหาแฟกซ์เพื่อรับเอกสารนี้

ฉันจำเป็นต้องได้รับการยืนยันการพำนักทางแฟกซ์หรือไม่?

ที่นี่ฉันจะพูดนอกเรื่องในหัวข้อการรับเอกสารยืนยันที่พักของโรงแรมทางแฟกซ์

มีความเห็น (อธิบายตามสถานที่ท่องเที่ยวบางแห่ง) ว่าสถานกงสุลถูกกล่าวหาว่า "รัก" (และเกือบจะเรียกร้อง) การยืนยันที่พักจากโรงแรมที่ได้รับทางแฟกซ์เนื่องจากในกรณีนี้เป็นการยากที่จะปลอมแปลง

ในไม่มีจากเอกสารทางการที่เผยแพร่อย่างเปิดเผยรวมถึงบนเว็บไซต์ของสถานกงสุล (และฉันได้ตรวจสอบเอกสารเหล่านี้เป็นจำนวนมาก) ไม่มีข้อกำหนดดังกล่าวทุกที่ (ฉันไม่ได้ปฏิบัติตาม)

บางทีเมื่อ 10-15 ปีที่แล้วเมื่อเทคโนโลยีคัดลอกไม่ได้รับการพัฒนาและเมื่อมีเพียงไม่กี่คน (พนักงานโรงแรม) เท่านั้นที่สามารถสร้างเอกสารในรูปแบบ * .pdf โดยใส่ทั้งตราประทับของโรงแรมและลายเซ็นของผู้จัดการลงไป ก็มีความเกี่ยวข้องเช่นกัน ...

แต่ตอนนี้ เมื่อมีกล้องที่ดีเพียงพอในสมาร์ทโฟนเครื่องใด ๆ และสแกนเนอร์ก็หาได้ง่ายกว่าแฟกซ์ ... การรับเอกสารทางแฟกซ์นั้นไร้สาระ

ฉันรู้จริงๆ (อิงจาก ประสบการณ์ส่วนตัว) จากการยืนยันการพำนักทั้งหมดที่ฉันได้รับจากโรงแรมเพื่อขอวีซ่า มีเพียงคนเดียวที่ส่งถึงฉันโดยใช้เครื่องโทรสาร

ส่วนที่เหลือถูกส่งถึงฉันทางอีเมลในรูปแบบเอกสารในรูปแบบ * .pdf หรือในรูปของรูปภาพ และพวกเขาทั้งหมดตั้งสถานกงสุล

ในรูปแบบใดในการยื่นเอกสารจากโรงแรมยืนยันที่พักไปยังสถานกงสุล

ในสถานกงสุล เอกสารยืนยันที่อยู่อาศัยจะต้องส่งตรงตามแบบฟอร์มที่คุณได้รับจากโรงแรม คุณจะได้รับการยืนยันส่วนใหญ่ในรูปแบบ * .jpeg * .jpg หรือ * .bmp หรือในรูปแบบ * .pdf

หลังจากได้รับการยืนยันให้พิมพ์ใน อย่างดี(นี่เป็นข้อกำหนดเบื้องต้น) ในจำนวนสำเนาตามจำนวนการยื่นคำร้องขอวีซ่า: ผู้ร่วมทริปหนึ่งคน - เอกสารชุดหนึ่งและแนบเอกสารเหล่านี้กับ ถึงแต่ละคนแพ็คเกจเอกสาร

สิ่งสำคัญคือเงื่อนไขการชำระเงินเป็นไปตามข้อกำหนดของสถานกงสุล (หากมีการเผยแพร่ข้อกำหนดเหล่านี้) และเนื้อหาของเอกสารตรงตามข้อกำหนด (ดูด้านบน) เช่น เพื่อให้มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับที่อยู่อาศัย

เกี่ยวกับเรื่องนี้ ฉันจะจบบันทึกเกี่ยวกับขั้นตอนการขอเอกสารยืนยันที่พักจากโรงแรม เพื่อส่งไปยังสถานกงสุลเพื่อขอวีซ่าเชงเก้น

ฉันหวังว่าหัวข้อการรับเอกสารจากโรงแรมจะได้รับการเปิดเผยโดยฉันอย่างเต็มที่ ไม่ว่าในกรณีใดฉันบอกทุกอย่างที่ฉันรู้ ฉันเชื่อว่าข้อมูลข้างต้นมีมากเกินพอที่จะแนะนำคุณในการได้รับการยืนยันการอยู่อาศัยจากโรงแรม ตั้งแต่วิธีการขอ และลงท้ายด้วยรูปลักษณ์และสิ่งที่เป็นอยู่

บ่อยครั้งในการได้รับวีซ่านักท่องเที่ยว จำเป็นต้องแสดงต่อสถานทูตNSเอกสารที่พักระหว่างที่คุณอยู่ในอาณาเขตของประเทศที่คุณจะไป อาจเป็นจดหมายจากโรงแรมบนหัวจดหมายของบริษัท ประทับตราและลงนามโดยเจ้าหน้าที่จอง

และเนื่องจากนักท่องเที่ยวจำนวนมากไม่พูดภาษาต่างประเทศ คุณสามารถใช้ตัวอย่างตัวอักษรเป็นภาษาอังกฤษได้ โปรดทราบว่าชื่อและนามสกุลที่คุณระบุในหนังสือเดินทางเป็นตัวอักษรละติน เขียนวันที่แบบเต็ม เช่น 12 พฤษภาคม 2016

ตัวเลือกตัวอักษร # 1

เรียน ท่าน/มาดาม

ฉันได้จองห้องพักในโรงแรมของคุณผ่าน booking.com สำหรับ ______ (เขียนชื่อและนามสกุลของคุณ) และ ______ (เขียนชื่อและนามสกุลของคุณที่สอง) ตั้งแต่ _______ (วันที่มาถึง) ถึง ______ (วันที่ออกเดินทาง) คุณช่วยกรุณาส่งการยืนยันการจองพร้อมประทับตราและลายเซ็นทางโทรสาร _______ (เขียนหมายเลขแฟกซ์ของคุณ) ฉันต้องแสดงการยืนยันนี้ต่อฝ่ายกงสุล ของ _______ (ระบุประเทศของสถานทูตที่ออกวีซ่า) สถานทูตใน _______ (เขียนเมืองและประเทศที่สถานทูตตั้งอยู่) เพื่อรับวีซ่าเข้าประเทศ

โปรดระบุ 2 ชื่อในเอกสารยืนยันการจองนี้:

_____________ (เขียนชื่อและนามสกุลของคนสองคน)

ขอแสดงความนับถือ

ชื่อและนามสกุลของคุณ

ตัวเลือกตัวอักษร # 2

และนี่คือตัวอย่างจดหมายขอให้คุณส่งการยืนยันการจองซึ่งทำผ่าน Booking.com:

เรียนคุณ / คุณนาย,

ฉันได้จองโรงแรมของคุณผ่านเว็บไซต์ www.booking .com:

ชื่อแขก: _____ (เขียนชื่อของคุณ)

ประเภทห้อง: _____ (ระบุประเภทห้องของคุณ เช่น อพาร์ตเมนต์แบบสองห้องนอน - สำหรับ 2 ท่าน (ห้องปลอดบุหรี่))

มาถึง: _____ (วันที่มาถึง)

ออกเดินทาง: _____ (วันที่ออกเดินทาง)

ราคาทั้งหมด: ____ - € (จำนวนเงิน)

คุณช่วยกรุณาส่งการยืนยันการจองของฉัน (พร้อมประทับตราและลายเซ็นของคุณ) ทางโทรสาร ______ (เขียนหมายเลขแฟกซ์ของคุณ) และ / หรือ (และ / หรือ) อีเมล _______ (เขียนที่อยู่อีเมลของคุณ) ข้าพเจ้าต้องแสดงคำยืนยันนี้ต่อกรมการกงสุล ของ _______ (ระบุชื่อประเทศต่อสถานทูตที่คุณจะถือเอกสาร) สถานทูตในมอสโก สหพันธรัฐรัสเซีย เพื่อขอรับวีซ่า

หากคุณต้องการให้วีซ่าแก่คุณและคนอื่นนอกจากคุณ ที่จะอาศัยอยู่กับคุณในห้องนี้ (สามี / ภรรยา ลูก พ่อ แม่ ฯลฯ) ให้เขียนว่า:

โปรดระบุ ชื่อในเอกสารยืนยันการจองนี้:

__________ (เขียนชื่อ นามสกุล หมายเลขหนังสือเดินทาง)

หากคุณต้องการให้ปรากฏเพียงชื่อของคุณ ให้เขียน:

โปรดระบุชื่อของฉันในเอกสารยืนยันการจองนี้:

_______ (เขียนชื่อของคุณ หมายเลขหนังสือเดินทาง)

กรุณาส่งการยืนยันการจองไปที่หมายเลขแฟกซ์: ______ (หมายเลขแฟกซ์ของคุณ) และอีเมลของฉัน: ______ (อีเมลของคุณ)

ขอบคุณสำหรับความร่วมมือ.

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

ชื่อและนามสกุลของคุณ

ตัวเลือกจดหมาย # 3:

ฉันจองห้องพักในของคุณ โรงแรม ______ (เขียนชื่อโรงแรม) ( //www.booking.com/ เลขที่จอง 701.723.011 พิน 0842)

ฉันต้องการได้รับการยืนยันการจองทางอีเมล ________ (เขียนที่อยู่อีเมลของคุณ) ฉันต้องการมันสำหรับสถานฑูต ต้องเป็นสำเนาสแกนยืนยันการจองที่ส่งทางอีเมล

การตอบรับจะต้องระบุข้อมูลการจอง วันที่เข้าพัก ชื่อ นามสกุลและหนังสือเดินทางของผู้เข้าพัก และลายเซ็นของพนักงานจองโรงแรมและตราประทับ

แขก:

________ (เขียนชื่อ นามสกุล หมายเลขหนังสือเดินทาง)

การตอบรับต้องมีรูปแบบการชำระเงินค่าที่พัก

ขอบคุณมาก!

ชื่อและนามสกุลของคุณ

หากคุณกำลังระบุหมายเลขแฟกซ์ อย่าลืมใส่รหัสประเทศและพื้นที่

ในชีวิตปกติของคนสมัยใหม่ มักจะมีความจำเป็น แต่สำหรับใครบางคนที่ไม่มากนัก การไปเที่ยวทำธุรกิจต่างๆ พักในโรงแรมหรือโรงแรมต่างๆ และเมื่อมาถึงบ้านที่กำแพงของบริษัทหรือองค์กรของคุณ จะเป็นช่วงเวลาที่ละเอียดรอบคอบและน่าตื่นเต้นมากในการยืนยันการเข้าพักในโรงแรมหรือโรงแรมของคุณเพื่อคืนเงินที่หามาอย่างยากลำบากของคุณ เพื่อให้นักบัญชีของ "สำนักงาน" ของคุณนอนหลับอย่างสงบและประสาทของคุณไม่เสียหาย ฉันแนะนำให้คุณเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับรายงาน

เริ่มต้นด้วยก่อนออกเดินทางท่องเที่ยวในเมืองฉันแนะนำให้คุณได้รับหนังสือมอบอำนาจและข้อกำหนดใบรับรองจากแผนกบัญชีเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้หรือใบรับรองการทำงานเกี่ยวกับระบบภาษีแบบง่ายในมือของคุณ . ระวัง ตรวจสอบทุกอย่างทันทีดีกว่าพิสูจน์กรณีของคุณในภายหลัง

หนังสือมอบอำนาจจะต้องเขียนในชื่อของคุณ (โดยไม่มีข้อผิดพลาดและพิมพ์ผิด) อย่าลืมรวม

ชื่อเต็มของบริษัท
ที่อยู่ตามกฎหมาย (ดัชนีที่จำเป็น เมือง ถนน บ้าน)
TIN และ KPP ของบริษัท
เอาล่ะ ไปกันเลย เมื่อลงทะเบียนหรือลงทะเบียนที่โรงแรม คุณต้องได้รับใบเสร็จรับเงินหรือข้อตกลงที่ทำร่วมกับคุณ พร้อมข้อมูลที่ถูกต้อง:
ชื่อโรงแรม;
ชื่อเต็มของแขก ดังนั้น คุณ;
หมายเลขห้องหรือเตียงในห้อง ( คำอธิบายสั้น"ห้องสวีท จูเนียร์ สวีท อีโคโนมี เตียง)
ค่าห้องหรือเตียงในนั้น

โดยธรรมชาติแล้ว ทุกอย่างไม่มีข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิด และเมื่อออกเดินทางอย่าลืมรับ:

1. แคชเชียร์เช็ค
2. ใบแจ้งหนี้พร้อมตราประทับสดของโรงแรมเสมอ
3. ใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้
นี่เป็นเงื่อนไขว่าคุณอาศัยอยู่ในโรงแรมที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม
เมื่อโรงแรมดำเนินการตามระบบภาษีแบบง่าย (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) คุณต้องแสดงใบรับรองยืนยันการทำงานเกี่ยวกับระบบภาษีแบบง่าย (ตามคำขอของแผนกบัญชีและหากคุณมีหนังสือมอบอำนาจที่คุณนำมาด้วย คุณ).

คุณยังสามารถยืนยันที่พักโรงแรมของคุณ
การทำงาน
สัญญาการให้บริการ
รายการราคาค่าบริการโรงแรม

หากโรงแรมไม่มีเครื่องบันทึกเงินสด แทนที่จะใช้เช็ค คุณควรได้รับแบบฟอร์มความรับผิดชอบที่เข้มงวดพร้อมรายละเอียดที่จำเป็น:

ที่อยู่ของคณะผู้บริหารปัจจุบันของนิติบุคคล ใบหน้า
ตัวเลขหกหลักและชุดของเอกสาร
TIN ผู้เสียภาษีที่มอบหมายให้กับองค์กร ( ผู้ประกอบการรายบุคคล) ที่ออกเอกสาร

บริษัทต่างประเทศออกเอกสาร: INVOICE หรือ "PRO-FORMA-INVOICE" ในภาษารัสเซีย นี่คือบัญชีเดียวกัน การกระทำที่ดำเนินการตามคำขอ (หนังสือมอบอำนาจ) โดยไม่มีข้อจำกัด ให้แน่ใจว่าได้รับพระราชบัญญัตินี้ เพื่อที่ภายหลังการควบคุมสกุลเงินของธนาคาร ซึ่งกำหนดโดยพระราชบัญญัตินี้ (หมายถึงกฎหมายเกี่ยวกับสกุลเงิน) เนื่องจากบัญชีสำหรับพวกเขาไม่ใช่เอกสาร จึงไม่ "ติดอยู่" กับคุณ

ดังนั้นเพื่อสรุป

ในการรายงานเงินเดินทางพนักงานต้องส่งเอกสารดังต่อไปนี้ไปยังแผนกบัญชี:

1. แคชเชียร์เช็คหรือแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด
2. ใบแจ้งหนี้ยืนยันโดยตราประทับของโรงแรม
3. ใบกำกับสินค้า (ถ้าทำงานพร้อมภาษีมูลค่าเพิ่ม) หรือใบรับรองยืนยันการทำงานในระบบภาษีแบบง่าย
4. ผลงานที่ทำเสร็จแล้ว (ถ้าเป็นโรงแรมต่างประเทศ) หรือตามความประสงค์
5.รายการราคาค่าบริการโรงแรม (ไม่บังคับ)
6. สัญญาการให้บริการ (ถ้าเป็นไปได้)

หากฝ่ายบัญชียื่นคำร้อง ทางโรงแรมมีหน้าที่จัดหาให้ และพวกเขาชอบที่จะขอนักบัญชีในรูปแบบต่างๆ:
แต่บ่อยกว่านั้นคือการโทรศัพท์
เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร นักบัญชีจะโทรหาโรงแรมตามหมายเลขที่ระบุในใบแจ้งหนี้ และนายทะเบียนจะตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและแจ้งว่าพนักงานหยุดทำงานที่ไหนและเมื่อไหร่

หากต้องการจองห้องพักโรงแรมโดยตรงผ่านโรงแรมและขอยืนยันการจองทางแฟกซ์หรืออีเมลไปยังสถานทูตอังกฤษโปรดเขียนจดหมายถึงโรงแรมดังนี้:

เรียน ท่าน/มาดาม

ฉันต้องการจองห้องเตียงคู่/เตียงเดี่ยวกับโรงแรมของคุณสำหรับ 2 ท่าน (2 คน)
วันที่มาถึงอยู่ที่นี่ เราเขียนวันที่มาถึง

ออกเดินทาง A ที่นี่ DEPARTURE DATE (โปรดรวมอาหารเช้า)

โปรดยืนยันการจองของฉันทางโทรสาร / อีเมล: HERE WE STATE YOUR FAX NUMBER หรือ E-MAIL ของคุณ

การยืนยันการจองดังกล่าวถือเป็นข้อกำหนดในการดำเนินการขอวีซ่าในสถานฑูต HERE WE ระบุประเทศที่สถานเอกอัครราชทูตแห่งบริเตนใหญ่เป็นที่ที่คุณใช้ยื่นขอวีซ่า

ขอแสดงความนับถือ

จดหมายต้นฉบับในภาษารัสเซีย:

สุภาพสตรีและสุภาพบุรุษ!

ฉันต้องการ (จะ) ต้องการจองห้องพักเดี่ยว / เตียงคู่ในโรงแรมของคุณสำหรับสองคน

วันที่มาถึง …

ออกเดินทาง ... (รวมอาหารเช้า)

กรุณายืนยันการสั่งซื้อทางแฟกซ์ / อีเมล:…

นี่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสถานทูต ... ใน ...

ด้วยความปรารถนาดี

และนี่คือตัวอย่างจดหมายพร้อมคำขอให้ส่งการยืนยันการจอง ซึ่งดำเนินการผ่านเว็บไซต์ Booking.com:

เรียน ท่าน/มาดาม

ฉันได้จองห้องพักในโรงแรมของคุณผ่าน booking.com เพื่อระบุชื่อและนามสกุลของบุคคลที่หนึ่ง และระบุชื่อและนามสกุลของบุคคลที่สองตั้งแต่วันที่เดินทางมาถึงถึงวันที่ออกเดินทาง คุณช่วยกรุณาส่งการยืนยันการจองพร้อมประทับตราและลายเซ็นทางโทรสาร ระบุหมายเลขแฟกซ์ของคุณได้ไหม ข้าพเจ้าต้องแสดงคำยืนยันนี้ต่อกรมการกงสุล ของประเทศที่ระบุประเทศของสถานเอกอัครราชทูตที่ออกวีซ่า สถานเอกอัครราชทูตฯ ที่ระบุเมืองและประเทศของสถานเอกอัครราชทูตฯ เพื่อขอรับวีซ่าเข้าประเทศ โปรดระบุชื่อทั้งสองในเอกสารยืนยันการจองนี้: ระบุชื่อและนามสกุลของบุคคล 2 คน

ขอแสดงความนับถือ

เราใส่ลายเซ็น (ชื่อและนามสกุล)

ตัวอย่างอื่นที่มีคำขอห้องว่างและราคา:

คุณมีที่สำหรับวางเดิมพัน 1 คืน ระบุวันที่มาถึงและวันออกเดินทางสำหรับ 2 คนหรือไม่?

ห้องพักราคาเท่าไหร่คะ (สวยทุกห้อง) เตียงคู่ ห้องน้ำ?

เราใส่ลายเซ็น (ชื่อและนามสกุล)

และนี่คือตัวอย่างจดหมายหากคุณต้องการส่วนลดสำหรับห้องพักในโรงแรม เมื่อไม่สามารถใช้ราคาพิเศษกับวันที่ที่กำหนด:

ฉันเห็นคุณมีข้อเสนอพิเศษ บางทีคุณสามารถเสนอราคาที่ดีให้เราได้ไหม

นอกจากนี้ หากคุณสามารถให้ราคาสำหรับ 3 คืนระหว่างระบุวันที่มาถึงและวันที่ออกเดินทาง

ยินดีจ่ายล่วงหน้าครับ)

เราใส่ลายเซ็น (ชื่อและนามสกุล)

ถ้าโรงแรมไม่มีราคาพิเศษ แต่คุณต้องการส่วนลดคุณสามารถเขียนสิ่งนี้:

ฉันและสามีกำลังมองหาที่พักดีๆ สักคืน 2 เดิมพัน ระบุวันที่เดินทางมาถึงและออกเดินทางสำหรับ 2 คน? คุณมีข้อเสนอพิเศษหรือไม่? บางทีคุณสามารถเสนอราคาที่ดีให้เราได้ไหม

ยืนยันการจอง

การยืนยันการจอง- นี่คือ การจองได้รับการยืนยันโดยการแจ้งเตือนพิเศษที่ส่งโดยโรงแรมไปยังลูกค้าขึ้นอยู่กับจำนวนห้องว่าง ทางโรงแรมจะทำการจองและส่งการยืนยันการจอง ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับชื่อแขก ระยะเวลาเข้าพัก ประเภทห้อง ราคา และ บริการเสริมที่สามารถจองล่วงหน้าได้ (เช่น ค่ารถรับส่ง อาหารเช้า ฯลฯ) ต้องส่งข้อความยืนยันการจองไปยังลูกค้าโดยใช้หัวจดหมาย ซึ่งระบุหมายเลขยืนยันคำสั่งซื้อ ตำแหน่งและชื่อบุคคลที่รับผิดชอบแผนกการจอง ตลอดจนรายละเอียดอื่นๆ ของโรงแรม การยืนยันเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้โรงแรมสามารถพิสูจน์ได้เสมอว่าลูกค้าได้รับแจ้งเกี่ยวกับเงื่อนไขการจองที่โรงแรมนี้

โดยปกติจะไม่จองห้องใดห้องหนึ่ง แต่จะจองเฉพาะหมวดหมู่ของห้องเท่านั้น (เช่น ห้องเดี่ยว ห้องสวีท อพาร์ตเมนต์ ฯลฯ) แต่ถ้าแขกโดยเฉพาะจากลูกค้าทั่วไปหรือลูกค้า VIP ชอบห้องเฉพาะ แล้วความปรารถนาของเขามักจะถูกนำมาพิจารณา ในกรณีนี้ ถ้าเป็นไปได้ คุณควรให้หมายเลขโปรดแก่ลูกค้า

โรงแรมอาจเปลี่ยนแปลงนโยบายการกำหนดราคาและขั้นตอนในการยืนยันการจองระหว่างการทำงาน ราคาที่พักที่เผยแพร่อย่างเป็นทางการสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบ อย่างไรก็ตาม ราคาห้องพักที่ระบุในเอกสารยืนยันการจองไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ โรงแรมควรแจ้งให้ลูกค้าทราบเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอัตราค่าบริการที่พักที่จัดเตรียมไว้ให้อย่างน้อย 30 วันตามปฏิทินก่อนวันเปิดตัว

เงื่อนไขการจองแตกต่างกันไปในแต่ละโรงแรม เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด ลูกค้าควรอธิบายรายละเอียดเมื่อติดต่อโรงแรม

ห้ามมิให้ส่งแบบฟอร์มยืนยันการจองไปยังที่อยู่ของบริษัทลูกค้าซึ่งมีความละเอียดในการบริการ บันทึก ลายเซ็นของพนักงานแผนกการจองหรือบริการขายโดยเด็ดขาด

ลูกค้าที่ต้องการเตรียมห้องเป็นพิเศษสำหรับการเช็คอินจะต้องแจ้ง: วิธีการชำระเงิน, ชื่อผู้เข้าพัก, ชื่อและที่อยู่ของผู้ชำระค่าบริการเพิ่มเติม, คำอธิบายโดยละเอียดจำเป็น: ​​ถ้าของขวัญ - แบบไหนถ้าคุณต้องการโปสการ์ด - เนื้อหาอะไร ฯลฯ

คำขอเพิ่มเติมทั้งหมดจะต้องป้อนในแบบฟอร์มพิเศษและต้องชำระเงิน

ขั้นตอนการดำเนินการจดหมาย - การสมัครที่พักและการออกใบยืนยันการจองมีดังนี้

1. เมื่อได้รับจดหมาย - ใบสมัครที่พัก พนักงานแผนกจองห้องพักกรอกแบบฟอร์มที่เหมาะสม (รับใหม่)หรือป้อนข้อมูลที่สำคัญที่สุดจากจดหมาย - ใบสมัครเพื่อจัดวางในวารสารการจองห้องพัก จากนั้นก็ลงทะเบียน แอปพลิเคชั่นนี้ในระบบการจองทางอิเล็กทรอนิกส์ของโรงแรมและกำหนดให้ หมายเลขซีเรียล... การจองทั้งหมดจะต้องเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ภายใน 1-2 ชั่วโมง

จากข้อมูลที่ป้อน กำหนดการเปอร์สเปคทีฟของการโหลดโรงแรมจะถูกสร้างขึ้น เมื่อลงทะเบียนคำขอจอง ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับประเภทการจองและรูปแบบการชำระเงิน กรณีรับประกันการจอง ใบสมัครจะต้องมีรายละเอียดของเอกสารการชำระเงิน ประกันการรับชำระเงินค่าห้อง หากผู้เข้าพักไม่มา หรือลูกค้ายกเลิกการจองล่าช้า (หมายเลข บัตรเครดิตลูกค้าหรือหมายเลขโอนเงินผ่านธนาคาร) ยิ่งมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบการจองทางอิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไร กระบวนการชำระเงินและเช็คเอาต์ลูกค้าก็จะยิ่งดีขึ้นและเร็วขึ้นเท่านั้น

2. พนักงานแผนกจองเตรียมการยืนยันการจองโดยป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด หมายเลขยืนยัน (หมายเลขยืนยัน)จะเป็นหมายเลขเดียวกับที่ลงทะเบียนขอที่พัก โดยปกติโรงแรมจะมีแบบฟอร์มยืนยันการจองอยู่แล้ว พวกเขาสามารถเป็นแบบฟอร์มทั้งที่ฝังอยู่ในระบบการจองทางอิเล็กทรอนิกส์และพิมพ์ด้วยวิธีการพิมพ์ การยืนยันการจองต้องทำในภาษาเดียวกับที่ใช้สมัครที่พัก ภาษาหลักที่ใช้ในการติดต่อธุรกิจเมื่อจองห้องพักในโรงแรมต่างๆ ในรัสเซีย ได้แก่ รัสเซีย อังกฤษ เยอรมัน ในระดับที่น้อยกว่า - ฝรั่งเศส สเปน และภาษาอื่น ๆ ข้อความยืนยันการจองขึ้นอยู่กับประเภทของการจองเป็นอย่างมาก รับประกันการจอง ระยะเวลารอของผู้เข้าพักจะถูกระบุ หลังจากนั้นจะมีบทลงโทษในกรณีที่มีการยกเลิกคำสั่งที่พักล่าช้าหรือไม่มาถึงโรงแรม สำหรับการจองที่ไม่รับประกัน จะมีการระบุเวลาที่ผู้เข้าพักคาดว่าจะได้รับห้องที่เขาจองไว้ โดยปกติ ข้อความยืนยันการจองของคุณจะเริ่มต้นด้วยคำขอบคุณที่เลือก ของโรงแรมแห่งนี้... ข้อความยืนยันขึ้นอยู่กับตัวเลือกต่อไปนี้:

ข้อความต่อไปนี้สามารถใช้เป็นพื้นฐานในการยืนยันเกี่ยวกับเงื่อนไขและลำดับการจองเป็นภาษาอังกฤษ:

การยืนยันครั้งแรกเกี่ยวกับการจองที่ยังไม่รับประกัน ในวินาที - เกี่ยวกับการจองที่รับประกัน

นอกจากเงื่อนไขและลำดับการจองในข้อความยืนยันแล้ว ผู้เข้าพักยังสามารถแจ้งขั้นตอนการสนับสนุนวีซ่า เงื่อนไขอาหาร การโอน เวลาเช็คอิน และเวลาเช็คเอาต์ที่โรงแรม ตลอดจนให้คำตอบ คำถามใด ๆ ที่น่าสนใจให้กับลูกค้า

• 3. พนักงานแผนกสำรองห้องพักส่งการยืนยันการจองไปยังหมายเลขแฟกซ์ที่ระบุในจดหมาย - ใบสมัครที่พักจากบริษัท บริษัท หรือบุคคล พนักงานต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการยืนยันการจองจากผู้รับอย่างครบถ้วนโดยไม่มีการบิดเบือน การยืนยันการรับข้อความในกรณีนี้สำเร็จจะเป็นคำตอบ "ตกลง" ในแบบฟอร์มรายงานพิเศษ (ใบเสร็จควบคุมการส่ง)ส่งออกทางแฟกซ์ หากคุณได้รับข้อความไม่ชัดเจน (ข้อความไม่ชัดเจนหรืออ่านไม่ได้) แฟกซ์จะตอบกลับ ข้อผิดพลาดหรือ สภาพสายไม่ดี.(การตอบสนองของแฟกซ์แตกต่างกันไปตามเครื่องและอาจแตกต่างกันไป)
• 4. จดหมายลงทะเบียนทั้งหมด - ใบสมัครที่พัก การยืนยันการจองสำหรับใบสมัครเหล่านี้ และการยืนยันเชิงบวกของการรับแฟกซ์โดยผู้รับจะถูกจัดเรียงตามวันที่มาถึงและเก็บไว้ในแผนกสำรองห้องพักจนกว่าแขกจะมาถึงโรงแรม จำเป็นต้องชี้แจงรายละเอียดของที่พักเมื่อเดินทางมาถึง หลังจากแขกจากไปเหล่านี้

ข้าว. สิบ.

เอกสารจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของโรงแรม นี่เป็นสิ่งจำเป็นในกรณีที่มีการชี้แจงรายละเอียดใด ๆ เกี่ยวกับถิ่นที่อยู่ของลูกค้าในอดีต

ในบางครั้งจะมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในการจอง ลูกค้าไม่ได้ยกเลิกคำสั่งซื้อทั้งหมด แต่เปลี่ยนเงื่อนไขเพียงบางส่วนเท่านั้น ประการแรก คำนึงถึงระยะเวลาการเข้าพัก จำนวนคน ประเภทห้อง ความปรารถนาพิเศษของผู้เข้าพัก การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะถูกบันทึกโดยเจ้าหน้าที่ของแผนกการจองในรูปแบบพิเศษหรือบันทึกลงในบันทึกการลงทะเบียนของการสมัครที่พัก

การเปลี่ยนแปลงการจองทั้งหมดต้องทำในระบบคอมพิวเตอร์

หากการเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้ เจ้าหน้าที่การจองจะทำการเปลี่ยนแปลงในการยืนยันที่มีอยู่ แก้ไขรายละเอียดการจองแต่ละรายการ และส่งแฟกซ์ไปยังที่อยู่ของลูกค้าที่ระบุว่า "ยืนยันอีกครั้ง" (ยืนยันการจองอีกครั้ง).ในรูป 10 ให้ข้อความตัวอย่างสำหรับการยืนยันการจองอีกครั้ง

ควรแจ้งการจองเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในแผนกที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง หากไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการจองได้เนื่องจากการเข้าพักในโรงแรมในวันที่ร้องขอ คุณจะต้องเสนอหมายเลขทางเลือกและประเภทห้องพักของลูกค้า และถามด้วยว่าต้องการให้เขารวมอยู่ในรายการรอหรือไม่ แผ่นรอ

ข้าว. สิบเอ็ด

เดนมาร์กมีการตรวจสอบทุกวัน หากห้องว่าง แผนกสำรองห้องพักจะโทรหาลูกค้าในรายการรอ ลำดับความสำคัญถูกกำหนดโดยผู้จัดการแผนก ในรูป 11 ให้ตัวอย่างแบบฟอร์มการเปลี่ยนแปลงการจอง

หากไม่สามารถจองได้ด้วยเหตุผลใดก็ตาม แผนกจองจะส่งการปฏิเสธอย่างเป็นทางการเพื่อรองรับ ซึ่งประกอบด้วยคำขอโทษ เหตุผลในการปฏิเสธ แจ้งเกี่ยวกับระยะเวลาของการปรับปรุงสถานการณ์ด้วยห้องพักว่าง และแสดงความหวังสำหรับความร่วมมือเพิ่มเติม ข้อความของการปฏิเสธดังกล่าวอาจมีลักษณะดังนี้:

ตัวอย่างข้อความปฏิเสธภาษาอังกฤษแสดงไว้ด้านล่าง