U ovoj napomeni što je moguće detaljnije opisuje proces pribavljanja dokumenata koji potvrđuju boravak od hotela, a koji su neophodni za podnošenje konzulatu prilikom podnošenja zahtjeva za šengensku vizu.

Ponekad se nazivaju i riječju "vaučer" (iako to nije sasvim tačno, vaučer je račun, jamstvo). A dokument za konzulat se zove “potvrda smještaja”. Ali to možete nazvati i vaučerom...

Prilikom dobijanja šengenske vize potreban je dokaz o prebivalištu svaki dan planirani period boravka na teritoriji šengenskih zemalja.
Nema opcija ili izuzetaka.

Ako govorimo o dobijanju vize za više ulazaka, onda dokumenti moraju potvrditi boravak za svaki dan boravka u prvom putovati sa ovom vizom.

Potvrda boravka može biti i poziv (od prijatelja, rodbine ili organizacije), te neki drugi dokumenti, ali se ovdje detaljno razmatra proces rada sa osobljem hotela (i drugih objekata), po prijemu dokumenata koji potvrđuju prebivalište od njima.

Isto tako odmah napominjem da ne postoji "poziv iz hotela (hotela)".

Hotel vam ne može poslati pozivnicu (mogu vaši prijatelji ili rođaci). Ali hotel može potvrditi da je vaš boravak osiguran (plaćen).

Ovaj dokument dobijete od hotela (ili nekoliko, u zavisnosti od plana putovanja), a za konzulat će biti dokument koji potvrđuje vaš smještaj tokom putovanja.

Opšte tačke prilikom traženja dokumenata koji potvrđuju prebivalište

Pribavljanje dokumenata koji potvrđuju prebivalište je najzahtjevniji (ali i najzanimljiviji) trenutak u cjelokupnom procesu pripreme dokumenata za dobijanje vize.

Pritom ćete morati komunicirati e-mailom, skypeom, a ponekad i telefonom (mogu da zovu iz baltičkih država, zvali su me nekako) sa osobljem hotela u kojima planirate odsjesti tokom putovanja.

Ponekad će osoblje morati objasniti šta želite od njih, ili dati hotelu neke dodatne podatke potrebne za sastavljanje traženog dokumenta.

Uopšteno govoreći, nema potrebe da budete stidljivi, uplašeni ili zabrinuti. Osoblje hotela je uvijek spremno izaći u susret na pola puta, i nastojat će vam pomoći na svaki način. Na kraju krajeva, klijent je (skoro) uvijek u pravu.

Da li će se pojaviti problemi i pitanja prilikom pribavljanja ovih dokumenata uvelike će zavisiti od hotela u kojem ste odabrali da boravite tokom svog putovanja.

Rad sa hotelima u pitanjima vezanim za pribavljanje dokumenata koji potvrđuju prebivalište - uvek je individualno.

Nema dva ista hotela po ovom pitanju. Imaš sreće. Ako nešto pođe po zlu, samo otkažite svoju rezervaciju u ovom hotelu i potražite drugog koji će vas razumjeti, ili čiji će vam uslovi više odgovarati.

U velikim ili lančanim hotelima, po pravilu, nema problema sa izdavanjem dokumenata koji potvrđuju prebivalište. Najvjerovatnije se njihovo osoblje već susrelo sa takvim problemom (tj. niste prvi kome je potreban dokaz o prebivalištu da bi dobio vizu).

A ako se osoblje nije susrelo s ovim problemom, onda je često taj trenutak naveden u opisu posla, a zaposlenik uvijek može pogledati u njih kako bi saznao šta mu je potrebno da bi vam izdao takav dokument.

S druge strane, teže je pregovarati o uslovima plaćanja sa velikim hotelima (davanje garancija plaćanja), jer će, kako kažu u svojim uputstvima, tako i biti (osoblje ne može kršiti uputstva, nema slobodu manevra) .

U srednjim i malim hotelima, zahtjev da se dostave dokumenti koji potvrđuju smještaj u ovom hotelu za podnošenje konzulatu, najvjerovatnije će izazvati uzbunu među osobljem i mnoga dodatna pitanja.

Vrlo je moguće da se osoblje malog hotela (a to često i vlasnik hotela i članovi njegove porodice) jednostavno nikada nije suočilo s takvim zahtjevom, i da nema pojma o čemu se radi. U tom će slučaju morati detaljno objasniti šta vam je konkretno potrebno od njih.

Ali sa malim hotelima lijepo je pregovarati o uvjetima plaćanja, odnosno garancijama. Lakše im je izaći u susret (na primjer, pišu da je "plaćanje zagarantovano"), a da od vas ništa ne zahtijevaju i ne postavljaju vam nikakve dodatne uslove. Ovo je vrijedno.

Kako i kada tražiti od hotela dokaz o prebivalištu

Hotele za odmor možete rezervirati najmanje šest mjeseci prije putovanja, ili čak i ranije (na primjer, rezerviram hotele za odmor u avgustu, u novembru prethodne godine).

Prije podnošenja zahtjeva za vizu potrebno je zatražiti dokumente koji potvrđuju prebivalište. Sam proces dobijanja potvrde traje od jednog dana do jedne sedmice (ovo je najgori slučaj).

Ali obično traje jedan do dva dana. Zavisi od efikasnosti hotelskog osoblja. Dokumenti se traže (i primaju) putem e-pošte.

Kako se godišnji odmor bliži (kada budete sigurni da se vaši planovi nisu promijenili, a otići ćete na odmor prema planu), prije podnošenja zahtjeva za vizu, kontaktirajte hotel i pišite im na engleski jeziku, zahtjev da vam pošalju potvrdu o smještaju i uplati (garancije plaćanja) hotelske sobe, na memorandumu hotela.

Adresa e-pošte hotela će biti navedena na potvrdi rezervacije sobe koju šalje elektronski sistem rezervacije. Ili, hotel se može kontaktirati direktno putem web stranice za rezervaciju. Obje opcije su ekvivalentne.

Na memorandumu treba navesti "koordinate" hotela, u smislu - adresa, broj telefona i drugi kontakt podaci. Ako u hotelu nema memoranduma (to je obično problem malih hotela), neka odštampaju sve ove podatke zasebno.

U zahtjevu se također navodi da je ova potvrda potrebna za podnošenje konzulatu radi dobijanja šengenske vize. (Pogledajte dolje za uzorak zahtjeva.)

Takođe, odmah zatražite da tekst potvrde bude napisan na engleskom (po mogućnosti) jeziku i da sadržiprezimena i imena od svega gostiju, datume rezervacije i iznos akontacije, odnosno da je napomena da je plaćanje za boravak zagarantirano.

U slučaju da je hotel plaćen odmah po rezervaciji, onda je situacija još jednostavnija. Potrebno je samo da zamolite administraciju hotela da pošalje dokument koji potvrđuje činjenicu da ste platili boravak u ovom hotelu (primjer teksta zahtjeva je također dat u nastavku).

Po prijemu zahtjeva da hotel dostavi dokumente koji potvrđuju smještaj, reakcija hotela će svaki put biti različita (u zavisnosti od zemlje i veličine hotela).

Osoblje hotela u kojem ima predstavu o čemu se radi, na takav zahtjev će vas odmah (bukvalno u roku od sat vremena) pitati da li zaista pristajete na plaćanje unaprijed (ako nije ranije uplaćeno). ), i pružit će vam detalje za završetak plaćanja.

Ili će tražiti dozvolu da otpiše novac kao plaćanje sa vaše kartice (imaju broj kartice, vi ga naznačite prilikom rezervacije).

Po potrebi (ovisno o zemlji i internim propisima hotela) osoblje će zatražiti Dodatne informacije potrebno za sastavljanje traženog dokumenta.

Sa velikim hotelima po pravilu nema problema. Nakon uplate, dokumenti koji potvrđuju smještaj će biti u vašim rukama za 1-2 sata (do kraja dana - maksimalno) i morate ih samo odštampati.

Ali u malim hotelima, pansionima, apartmanima vlasnici često nisu ni čuli za bilo kakve zahtjeve (ovo je moje lično mišljenje, koje sam napravio na osnovu komunikacije sa osobljem takvih hotela na ovu temu).

Stoga im zahtjev za dostavu dokumenata može izazvati mnoga pitanja. U tom slučaju, od vas će se tražiti da im objasnite šta (i u kom obliku) želite od njih.

Ponekad je teško, ali sasvim moguće. Na kraju su zainteresovani za vaš dolazak, pa se trude da se sastanu na pola puta.

IZ LIČNOG ISKUSTVA: KAO I KOD MALIH HOTELA

Kao odgovor na moj zahtjev za potvrdu prebivališta, vlasnik malog hotela u blizini Wroclawa u Poljskoj je jednostavno napisao:

“Dzień Dobri! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem, Ariel "

("Dobar dan! Potvrda rezervacije. Srdačan pozdrav, Ariel")

Pa, to je bila njena ideja o tome kako izgleda dokaz o prebivalištu. Trebalo joj je mnogo vremena da objasni od čega sam dobio ona konkretno, potrebno je, štaviše, objasniti, doslovno na prstima (pošto ona nije govorila engleski, a na poljskom sam slaba).

Na kraju sam pljunuo i napravio sam za to potrebna potvrda (koju sam i sam napravio posebno za ovaj slučaj, kao poklon hotelu), i poslao je tamo.

Tamo ga je domaćica odštampala, pečatirala hotel i potpisala, skenirala i poslala nazad meni. Nakon toga sam se zakleo da ću boraviti u malim hotelima, u slučaju da mi zatreba potvrda o prebivalištu od njih.

Ako vam ne trebaju nikakvi dokumenti iz malih hotela, slobodno odsjednite u njima, ja to radim sam. To je i jeftinije (po pravilu) i ugodnije.

Ali sa velikim hotelima to se nikada nije dogodilo. Oni traže informacije koje su im potrebne za sastavljanje dokumenta, traže plaćanje i šalju dokument narednog (ili istog) dana nakon što je uplata prošla.

Ali, ponavljam, ovaj trenutak je striktno individualan od zemlje do zemlje i od hotela do hotela. Ovdje ne postoji jedinstven sistem, a svaki slučaj je jedinstven – čim stignete.

Na osnovu navedenog, savjetuje se da zahtjev za potvrdu smještaja u hotelu (ili hotelima) ne odgađate do posljednjeg dana, ali da to uradite nedelju ili dve pre planiranog slanja dokumenata u konzulat.

KAKO RAZLIČITI VELIKI HOTEL OD MALOG

Postoje dva kriterijuma: ukupan broj soba u hotelu (često se može videti na sajtu rezervacijskog sistema) i način rada recepcije.

Ako prijava u hotel radi 24 sata dnevno, a broj soba u hotelu je 50-60 ili više, onda se ne mogu očekivati ​​problemi sa dobijanjem potvrde rezervacije - ovo je veliki hotel, a njegovo osoblje je spremni za ovakve situacije.

Ako je broj soba u hotelu od 20-30 do 50-60 - ovo je prosječan hotel, ne bi trebalo biti nekih posebnih problema sa dobijanjem dokumenata od njega (ali to već "ne bi trebalo biti").

Ali ako u hotelu po vašem izboru ima samo 5-15 soba, a prijavni pult u njemu radi samo danju, onda možete očekivati ​​sve (problemi sa dobijanjem potvrde o prebivalištu, mislim).

Isto vrijedi i za apartmane (stanove) i pansione. Njihovi vlasnici, po pravilu, nemaju pojma o čemu se radi kada im se traže dokumenta koja potvrđuju prebivalište.

Morat će vam detaljno objasniti šta želite od njih. Ponekad može biti lakše sve učiniti sami (kao što je opisano u gornjem primjeru) i jednostavno im poslati dokument na odobrenje.

Na kom jeziku podnijeti zahtjev za dostavljanje dokumenata koji potvrđuju prebivalište

Zahtjev hotelu za pribavljanje dokumenata koji potvrđuju smještaj mora se izvršiti bilo na engleski jezik, ili na jeziku zemlje u kojoj se hotel nalazi.

Općenito, ako su vam potrebni dokumenti iz hotela, bolje je odmah (čak iu fazi planiranja putovanja) odabrati hotel čije osoblje govori engleski.

Jezici kojima govori osoblje hotela mogu se pronaći na web stranici rezervacijskog sistema (pristojni sistemi pružaju takve informacije, između ostalog).

S obzirom da manje-više jasno govorim engleski, za smještaj uvijek biram hotele u kojima osoblje govori i engleski (tamo se lakše živi, ​​mada ima ko da pita ako se nešto desi).

U principu, ako je hotel dovoljno velik, ili umrežen, onda, po pravilu, osoblje tamo govori engleski na nekom prihvatljivom nivou (čak i u takvim „kolektivima“ kao što su Rumunija ili Albanija).

U malim hotelima (u bilo kojoj zemlji) možete se suočiti sa situacijom kada hotelsko osoblje govori samo jezik svoje zemlje. (Tako je, inače, bio slučaj sa vlasnikom hotela u Poljskoj, kome sam i sam napravio potvrdu o prebivalištu).

Stoga, prilikom odabira hotela, obratite pažnju na to koje jezike govori osoblje ustanove. Kad god je moguće, birajte hotele u kojima se koristi engleski (osim ako, naravno, ne govorite francuski, njemački ili neki drugi jezik – prema tome, one hotele u kojima se koristi ovaj jezik). Tako će vam biti zgodnije, nedvosmisleno.

Koliko dokaza o prebivalištu je potrebno

Da li je potrebno dostaviti dokaz o prebivalištu za svakog učesnika putovanja ili je dovoljan jedan dokument?

Dovoljno je doći od hotela jedna stvar dokaz o prebivalištu. Glavna stvar je da se navodisveučesnike predstojećeg putovanja (uključujući i najmanju djecu).

Jedan papir je dovoljan(jedan dokument) od svakog hotela duž rute putovanja.
Glavna stvar je da su svi učesnici putovanja navedeni (naznačeni).

Za svakog učesnika putovanja, pored prezimena i imena, u potvrdi mora biti naveden (najmanje) broj njegovog pasoša, te državljanstvo – tj. podatke koji omogućavaju konzulatu da jedinstveno identifikuje ovu osobu.

Također, u potvrdi moraju biti navedeni datumi planiranog boravka, podaci o plaćanju (ili garancije plaćanja), te mora biti ovjerena pečatom hotela i potpisana od strane menadžera. Potvrda o uplati nije obavezna. Ako je pričvršćeno, biće dobro. Ne - nema problema, proći će tako.

Zahtjev od hotela za pribavljanje dokumenata koji potvrđuju smještaj u njemu

Ovaj odjeljak daje približni uzorak zahtjeva hotelu da dobije dokumente koji potvrđuju smještaj u njemu. Podsjećam da zahtjev mora biti na engleskom, odnosno na nacionalnom jeziku zemlje u kojoj se hotel nalazi.

U baltičkim hotelima možete pokušati pisati na ruskom. Odgovaraju, doduše, na engleskom (nemaju rusku tastaturu), ali odgovaraju.

Sadržaj zahtjeva za dokumente koji potvrđuju prebivalište

Tekst zahtjeva za dokumente koji potvrđuju smještaj, koji ste poslali u hotel, trebao bi biti otprilike kao dolje (na engleskom - samo malo niže).

Ako je hotel rezervisan, ali nije plaćen:

"Dobar dan!

Rezervisao sam sobu u vašem hotelu preko sistema rezervacija "Booking.com", broj rezervacije 123456, datumi boravka od… do….

Molim Vas da mi pošaljete potvrdu o smještaju u Vaš hotel, koja mi je potrebna za dobivanje šengenske vize.

U potvrdi navedite imena i brojeve pasoša gostiju [ovdje je potrebno dati spisak imena učesnika putovanja sa brojevima stranih pasoša], datume boravka, kao i podatke o uplati za broj (garancije plaćanja).

Ako je potrebno, spreman sam uplatiti akontaciju, ili Vam dati garancije plaćanja. Molimo popunite dokument na memorandumu vašeg hotela.

S poštovanjem, Imyarek."

Ako je hotelska soba odmah plaćena(prilikom rezervacije), ipak je lakše. Samo trebate zatražiti od administracije dokumente koji potvrđuju činjenicu plaćanja hotela za te i takve datume, te za takve i takve (puno ime) stanovnike.

Primjer teksta zahtjeva bit će sljedeći:

"Dobar dan!

Rezervisao sam i platio sobu u vašem hotelu preko sistema rezervacija "Booking.com", broj rezervacije 123456, datumi boravka od… do….

Molim Vas da mi pošaljete dokument koji potvrđuje činjenicu plaćanja sobe u Vašem hotelu(potvrda o smještaju)koja mi je potrebna da dobijem šengensku vizu.

U potvrdi navedite imena i brojeve pasoša gostiju [ovdje je potrebno dati spisak imena učesnika putovanja sa brojevima stranih pasoša], datume boravka, kao i podatke o plaćanje hotela.

Molim Vas da dokument sastavite na memorandumu Vašeg hotela i priložite potvrdu o uplati (ako je moguće).

S poštovanjem, Imyarek."

Ovaj zahtjev šaljete na e-mail adresu hotela i čekate reakciju njegovih zaposlenika. Oni će vam odgovoriti bez greške, ali šta će odgovoriti nemoguće je unaprijed predvidjeti.

U nastavku je dat primjer teksta zahtjeva na engleskom jeziku.

Tekst zahtjeva za dokumente koji potvrđuju smještaj u hotelu, na engleskom jeziku

Ako ne govorite engleski, samo kopirajte tekst zahtjeva za potvrdu prebivališta koji se nalazi ispod i pošaljite ga na adresu hotela duž rute kojom putujete, preliminarno ispravljanje podataka na svoju ruku:

AKO HOTEL NIJE PLAĆEN PRILIKOM REZERVACIJE

Ovdje je situacija malo složenija: trebalo bi (po mogućnosti) uvjeriti hotel da ne plati odmah (odjednom im neće izdati vizu), već ga „natjerati“ da donese odluku da „zamrzne“ sredstva na našem računa, a da ih zapravo ne otpišemo.

U tom slučaju, hotel će u potvrdi napisati "Plaćanje zagarantovano", što će odgovarati i nama i konzulatu. I obračun će biti već na mjestu, po dolasku.

Hoteli to ponekad rade (iz nekog razloga često vole da budu plaćeni u gotovini), ali ne uvijek i ne svi. Ipak, možete pokušati.

Da biste razumjeli o čemu se govori u nastavku, prvo samo pročitajte tekst koristeći google prevodilac (samo kliknite na link, prijevod teksta ispod će se odmah otvoriti u novom prozoru), tamo možete to odmah popraviti"Za sebe" i odatle kopirajte i zalijepite u svoje pismo.

Dobar dan!

Rezervisao sam sobu u vašem hotelu preko "Booking.com" (br. 000.000.000), dolazak 25.05.2018, odlazak 10.06.2018.

Moram da dobijem potvrdu hotel boravak (potvrda o smještaju). Ovaj dokument mi je neophodan za podnošenje zahtjeva konzulatu Latvije za dobijanje šengenske vize.

Spreman sam platiti unaprijed do 100%, ako je potrebno, ili Vam garantirati plaćanje.

Ako je to prihvatljivo, možete jednostavno zadržati potreban iznos na mojoj bankovnoj kartici, ako je to pogodno kao garancija plaćanja.

Potvrda smještaja mora sadržavati najmanje sljedeće podatke za konzulat: datume dolaska i odlaska, imena gostiju, kao i podatke o plaćanju (ili o garanciji plaćanja).

Molimo da ovu potvrdu napravite na engleskom i na memorandumu vašeg hotela, ako je moguće.

Informacije o gostima:

Gost broj 1: Ivan Ivanov. Država: Rusija, grad: Orenburg. Pasoš 00No0000000

Gost broj 2: Tatjana Ivanova. Država: Rusija, grad: Orenburg. Pasoš 00No0000000

Ako trebate više detalja, pišite mi i daću vam sve potrebne informacije.

Hvala vam puno unapred.

Uz sve najbolje, Ivan Ivanov.

Pa, ako opcija sa garancijom plaćanja ne funkcionira (o tome će vas obavijestiti hotel), onda dobro ... morat ćete platiti smještaj. Ali barem smo pokušali. Zatim samo plaćamo i čekamo dokument koji potvrđuje uplatu.

AKO JE HOTEL UNAPREĐEN PLAĆEN

Ako ste hotel već platili u fazi rezervacije, onda je situacija u potpunosti pojednostavljena. Ne moramo tražiti opcije plaćanja, pregovarati o uvjetima plaćanja unaprijed i radnjama u slučaju otkazivanja rezervacije itd.

Samo trebamo zatražiti dokumente koji potvrđuju činjenicu plaćanja za hotel. ALI to ne bi trebao biti samo ček plaćanja, već potpuni papir, u kojem su navedeni podaci svih osoba koje obavljaju putovanje (ono što je gore navedeno).

Ali sama provjera jednostavno nije potrebna. Dovoljan je potpis menadžera i pečat hotela na njegovom memorandumu.

U ovom slučaju možete koristiti otprilike sljedeću varijantu kontaktiranja hotela, koja je navedena u nastavku.

Optima Hotel, Krakov, Poljska:

Hotel "Aura", Prag, Češka Republika:

BILJEŠKA:

Pažljivo proučite dokument koji ste dobili od hotela. Provjerite datume boravka koji su tamo naznačeni, kao i imena i prezimena gostiju (naslov mora odgovarati onom u pasošu) i ostale podatke navedene u dokumentu.

Ako je nešto pogrešno napisano (dogodi se), onda odmah pišite u hotel i tražite da isprave grešku, oni to rade bez problema.

Plaćanje hotela po prijemu potvrde o prebivalištu

Da biste dobili dokumente koji potvrđuju smještaj od hotela, u većini slučajeva morate platiti smještaj unaprijed. U nekim slučajevima to zahtijevaju konzulati, u drugim zahtjevi hotela.

Ako je plaćanje unaprijed zbog zahtjeva konzulata (kao, na primjer, kod Poljaka), to se mora izvršiti bez greške (u suprotnom, konzulat neće prihvatiti ove dokumente kao dokaz o prebivalištu).

Ako konzulat ne zahtijeva obaveznu punu (100%) avansnu uplatu hotela, onda njen iznos u potpunosti ovisi o vašem dogovoru s hotelom. Hoteli su, nažalost, naučili iz gorkog iskustva (kada turisti rezervišu sobe za vizu, a onda ih odmah otkažu).

Stoga pojedini hoteli (ne svi - ovo je individualno) insistiraju da se po izdavanju dokumenata koji potvrđuju smještaj tarifa promijeni u bespovratnu, te da će u slučaju otkazivanja rezervacije cjelokupna uplata za smještaj biti zadržana u cijeli ili dio (u pravilu u iznosu od jednog noćenja).

Iznos potrebnog avansa, kao i uslovi za njegovo vraćanje u slučaju otkazivanja rezervacije, za svaki hotel je strogo individualna.

Obratite pažnju na uslove plaćanja unapred i uslove povraćaja novca ako otkažete svoju rezervaciju. U ovom trenutku morate obratiti pažnju PRIJE izvršenje plaćanja.

Općenito, kao što je gore navedeno, ovdje je sve strogo individualno. Svaki hotel sam odlučuje koje uslove postavlja. Slažete se sa njima (takvi uslovi), ili ne, ovo je potpuno vaša odluka.

IZ LIČNOG ISKUSTVA:

Uplata u cijelosti i bez mogućnosti povrata, bila mi je potrebna samo jednom (lanac hotela "Optima", Poljska). U principu, skoro svi poljski hoteli će od vas zahtevati samo 100% avans kada je u pitanju davanje dokumenata za konzulat (za dobijanje vize).

Ali uvjeti za povrat novca u slučaju otkazivanja rezervacije - ovdje se zahtjevi razlikuju od hotela do hotela.

Prihvatljivi uvjeti Ovo (lično) smatram kada u slučaju otkazivanja rezervacije hotel tvrdi da zadržava plaćanje za jedan dan boravka. Ovo je normalna praksa.

Mada, možete pronaći Bolji uslovi... Ovdje mališani, tzv "Porodični" hoteli (gde vlasnik hotela često i sam sedi na recepciji).

U ovom slučaju, on, naravno, nije vezan nikakvim internim uputstvima za osoblje (za razliku od osoblja velikih hotela), te je slobodan da odlučuje o mogućnostima plaćanja i uslovima za njegovo vraćanje.

Međutim, kao što sam gore napomenuo, rješenje ovog problema je vaše. Ako niste zadovoljni uslovima, otkažite svoju rezervaciju i potražite drugi hotel koji će ponuditi prihvatljivije uslove otkazivanja u slučaju potrebe. Ako ste 100% sigurni u put - platite, a ni ne razmišljajte.

Napominjem da postoje “specijalci” koji rezerviraju hotele samo da bi dobili vizu, a nakon što je dobiju, odmah otkazuju rezervaciju. Ne radi to. U svakom slučaju, do trenutka prelaska granice (tj. ulaska u šengenski prostor). Onda možeš.

Neće to biti sasvim poštena igra, ali postoje takve opcije i one se mogu (i ponekad se dešavaju, i treba) koristiti ako je potrebno. Ali sa oprezom.

Načini pribavljanja dokumenata koji potvrđuju smještaj od hotela

Dokumenti za boravak mogu se dobiti bilo koji na način koji odgovara vama i hotelu. U većini slučajeva to će biti datoteka u formatu slike, ili *.pdf dokument, koji morate kvalitetno odštampati i priložiti kompletu dokumenata koji se šalju u konzulat.

Ali ovdje su moguće različite situacije. Na primjer, u gore spomenutom lancu hotela Optima, sa zadovoljstvom su me obavijestili da mi mogu poslati traženi dokument. samo(!) faksom i ništa više. (XXI vek u dvorištu...)

Štaviše, sva moja uvjeravanja nisu dovela ni do čega, a ja sam ipak morao tražiti faks da dobijem ovaj dokument.

Da li treba da dobijem potvrdu o prebivalištu faksom

Ovdje ću odstupiti na temu primanja dokumenata koji potvrđuju hotelski smještaj putem faksa.

Postoji mišljenje (opisano na nekim turističkim sajtovima) da konzulati navodno "vole" (i gotovo traže) potvrde o smještaju od hotela koje se dobijaju faksom, jer ih je u ovom slučaju teško krivotvoriti.

Ni u jednom iz javno objavljenih službenih dokumenata, kao i na web stranicama konzulata (a pregledao sam ih dosta) nigdje nema takvog zahtjeva (nisam ispunio).

Možda prije 10-15 godina, kada tehnologija kopiranja nije bila toliko razvijena i kada je samo nekoliko ljudi (uposlenika hotela) moglo napraviti dokumente u * .pdf formatu, ubacujući u njih i pečat hotela i potpis menadžera, onda je ovo takođe je bilo relevantno...

Ali sada, kada je dovoljno pristojna kamera ugrađena u bilo koji pametni telefon, a skener je lakše pronaći nego faks... primanje dokumenata faksom je besmislica.

Zaista znam, (na osnovu lično iskustvo) da mi je od svih potvrda o prebivalištu koje sam dobio od hotela za dobijanje vize, samo jedna dostavljena putem faksa.

Ostalo mi je poslato putem e-maila u obliku dokumenata u *.pdf formatu, ili u obliku slika. I svi su osnovali konzulat.

U kom obliku konzulatu dostaviti dokumente iz hotela koji potvrđuju smještaj

U konzulatu se dokumenti koji potvrđuju prebivalište moraju dostaviti tačno u onom obliku u kojem ste ih dobili od hotela. Većinu potvrda ćete dobiti u * .jpeg * .jpg ili * .bmp formatu ili u * .pdf formatu.

Nakon što dobijete potvrdu, odštampajte je dobra kvaliteta(ovo je preduslov), u broju primjeraka prema broju podnesenih zahtjeva za vizu: jedan učesnik putovanja - jedan komplet dokumenata, te priložiti ove papire svakome paket dokumenata.

Glavna stvar je da su uslovi plaćanja u skladu sa zahtjevima konzulata (ako su ovi zahtjevi objavljeni), a sadržaj dokumenta ispunjava zahtjeve za njega (vidi gore), tj. tako da sadrži sve potrebne podatke o prebivalištu.

Na ovome ću završiti bilješku o procesu pribavljanja dokumenata koji potvrđuju smještaj iz hotela, za dostavljanje u konzulat radi dobijanja šengenske vize.

Nadam se da sam u potpunosti razotkrio temu pribavljanja dokumenata od hotela. U svakom slučaju, rekao sam sve što sam znao. Vjerujem da su navedene informacije više nego dovoljne da vas upute u dobijanju potvrde o prebivalištu od hotela, od toga kako je zatražiti, pa do toga kako izgleda i šta je.

Često je za dobijanje turističke vize potrebno predočiti je u ambasadiddokument o smještajutokom boravka na teritoriji zemlje u koju idete. To može biti pismo iz hotela na memorandumu kompanije, ovjereno i potpisano od strane službenika za rezervacije.

A kako mnogi turisti ne govore strane jezike, možete koristiti primjere slova na engleskom. Imajte na umu da imena i prezimena koja navedete kao u pasošu latiničnim slovima. Upišite datume u potpunosti, npr. 12. maj 2016.

OPCIJA PISMA #1

Poštovani gospodine / gospođo,

Rezervirao sam sobu u vašem hotelu putem booking.com za ______ (napišite svoje ime i prezime) i ______ (napišite svoje ime i prezime druge osobe) od _______ (datum dolaska) do ______ (datum odlaska). Možete li, molim vas, da mi pošaljete potvrdu o mojoj rezervaciji sa pečatom i potpisom na faks _______ (napišite svoj broj faksa) Moram da predočim ovu potvrdu Konzularnom odjelu. od _______ (navesti državu ambasade koja izdaje vize) Ambasada u _______ (upisati grad i državu u kojoj se ambasada nalazi) kako biste dobili ulazne vize.

Molimo navedite 2 oba imena u ovoj potvrdi rezervacije:

_____________ (napišite ime i prezime dvije osobe).

S poštovanjem

Vaše ime i prezime

OPCIJA PISMA #2

A evo i uzorka pisma u kojem se od vas traži da pošaljete potvrdu rezervacije, koja je napravljena putem Booking.com-a:

Dragi Gospodine / Gospođo,

Napravio sam rezervaciju u vašem hotelu putem stranice www.booking .com:

Ime gosta: _____ (napišite svoje ime)

Tip sobe: _____ (napišite vrstu vaše sobe, na primjer: Apartman sa dvije spavaće sobe - za 2 osobe (prednost za nepušače))

Dolazak: _____ (datum dolaska)

Polazak: _____ (datum polaska)

Ukupna cijena: ____ - € (iznos)

Možete li mi, molim vas, poslati potvrdu moje rezervacije (sa vašim pečatom i potpisom) faksom ______ (napišite svoj broj faksa) i/ili (i/ili) e-mailom _______ (napišite svoju email adresu). Moram da predočim ovu potvrdu Konzularnom odeljenju. od _______ (navesti naziv zemlje u čiju ambasadu ćete nositi dokument) Ambasada u Moskvi, Ruska Federacija radi dobijanja vize.

Ako vam treba da se izdaju vize i vama i nekom drugom osim vama ko će živjeti sa vama u ovoj prostoriji (muž/žena, dijete, mama tata itd.), napišite:

Molimo navedite imena u ovoj potvrdi rezervacije:

_______ (upisati ime i prezime, brojeve pasoša)

Ako vam je potrebno da se pojavi samo vaše ime, napišite:

Molimo navedite moja imena u ovoj potvrdi rezervacije:

_______ (napišite svoje ime, broj pasoša)

Molimo Vas da potvrdu rezervacije pošaljete na broj faksa: ______ (vaš broj faksa) i na moj e-mail: ______ (vaša pošta)

Hvala na saradnji.

Srdačan pozdrav,

Vaše ime i prezime

OPCIJA PISMA #3:

Rezervisao sam sobu u tvojoj hotel ______ (napišite naziv hotela) ( //www.booking.com/ broj rezervacije 701.723.011 pin 0842).

Želim da dobijem potvrdu rezervacije na e-mail ________ (napišite svoju email adresu). Treba mi za ambasadu. To mora biti skenirana kopija potvrde rezervacije poslane e-poštom.

Potvrda mora sadržavati podatke o rezervaciji, datum boravka, ime, prezime i pasoš gostiju, te potpis radnika rezervacije hotela i pečat.

gosti:

________ (napišite ime i prezime, brojeve pasoša)

Potvrda mora sadržavati način plaćanja smještaja.

Hvala vam puno!

Vaše ime i prezime

Ako navodite broj faksa, ne zaboravite da navedete pozivni broj zemlje i područja.

U običnom životu savremenog čoveka često je potrebno, ali nekome ne baš mnogo, da ide na razna poslovna putovanja. Odsjednite u raznim hotelima ili hotelima. A po dolasku kući u matične zidine vaše kompanije ili organizacije, bit će to vrlo skrupulozan i uzbudljiv trenutak da potvrdite svoj boravak u hotelu ili hotelu kako biste vratili svoj teško zarađeni novac. Kako bi knjigovođa vaše "kancelarije" mirno spavala i živci bili netaknuti, savjetujem vam da se temeljno pripremite za izvještaj.

Za početak, još prije odlaska u grad na službeni put, savjetujem vam da dobijete punomoć i potvrdu-zahtjev od računovodstva o izdavanju računa ili potvrde o radu na pojednostavljenom poreznom sistemu. . Budite oprezni, bolje je sve provjeriti na licu mjesta nego kasnije dokazivati ​​svoj slučaj.

Punomoćje mora biti sastavljeno na vaše ime (bez grešaka i otisaka), obavezno sadržavati

Puni naziv kompanije.
Pravna adresa (potreban indeks, grad, ulica, kuća).
PIB i KPP preduzeća.
Pa, idemo sada. Prilikom registracije ili registracije u hotelu morate dobiti račun ili ugovor sklopljen sa vama, sa tačnim podacima:
Naziv hotela;
Puno ime gosta, dakle, vi;
Broj sobe ili kreveta u sobi ( Kratki opis„Apartman, junior apartman, ekonomičan, krevet)
cijena sobe ili kreveta u njoj;

Naravno, sve je bez grešaka i štamparskih grešaka. I na polasku ne zaboravite uzeti:

1. Blagajnički ček.
2. Račun, uvijek sa živim pečatom hotela.
3. Račun faktura.
Ovo pod uslovom da ste živeli u hotelu koji radi sa PDV-om.
Kada hotel posluje po pojednostavljenom sistemu oporezivanja (bez PDV-a), potrebno je dostaviti potvrdu kojom se potvrđuje rad po pojednostavljenom sistemu oporezivanja (na zahtjev računovodstva, a ako imate punomoćje koje ste donijeli sa tobom).

Također možete potvrditi smještaj u hotelu
čin rada
ugovor o uslugama
cjenik cijena hotelskih usluga

Ako hotel nema kasu, umjesto čeka treba vam dati obrazac stroge odgovornosti sa potrebnim podacima:

Adresa sadašnjeg izvršnog organa pravnog lica lica,
šestocifreni broj i serija dokumenta,
TIN poreznog obveznika dodijeljen organizaciji ( individualni preduzetnik) koji je izdao dokument.

Strane kompanije izdaju dokumente: RAČUN ili "PRO-FORMA-RAČUN", na ruskom je to isti RAČUN. Akti izvršenih radova dostupni su na zahtjev (punomoćje) bez ograničenja. Obavezno nabavite ovaj akt, kako se kasnije Valutna kontrola Banke, koja je propisana ovim Zakonom (odnosi se na valutno zakonodavstvo), budući da račun za njih nije dokument, ne bi "zalijepila" za vas.

Dakle, da rezimiramo.

Za izvještavanje o putnim sredstvima, zaposlenik mora računovodstvu dostaviti sljedeće dokumente:

1. Blagajnički ček ili obrazac strogog izvještavanja.
2. Račun potvrđen hotelskim pečatom.
3. Račun (ako rade sa PDV-om) ili potvrdu o radu na pojednostavljenom poreskom sistemu
4. akt o obavljenom radu (ako je strani hotel) ili po volji
5.Cjenik cijena hotelskih usluga (opciono)
6. ugovor o pružanju usluga (ako je moguće).

Ako računovodstvo podnese zahtjev, hotel je dužan da ga dostavi. I oni vole tražiti računovođu na različite načine:
ali češće nego ne telefonski poziv,
Kako bi provjerio autentičnost dokumenata, računovođa zove hotel na broj naveden na računu. A matičar provjerava tačnost podataka i govori mu gdje je i kada stao zaposlenik.

Da biste rezervisali hotelsku sobu direktno preko hotela i zatražili potvrdu rezervacije putem faksa ili e-pošte Britanskoj ambasadi, pišite hotelu na sledeći način:

Poštovani gospodine / gospođo,

Želio bih rezervirati dvokrevetnu / jednokrevetnu sobu sa vašim hotelom za 2 osobe (2 osobe).
Datum dolaska OVDE PIŠEMO DATUM DOLASKA,

polazak A OVDJE DATUM POLASKA (Molimo uključite doručak)

Molimo potvrdite moju rezervaciju putem faksa/e-maila: OVDJE NAVODIMO VAŠ BROJ FAKSA ILI VAŠ E-MAIL

Takva potvrda izvršene rezervacije je uslov za obradu vize u ambasadi OVDJE NAVODIMO DRŽAVU U KOJOJ SE NALAZI AMBASADA VELIKE BRITANIJE U KOJOJ SE PODNOSITE VIZU

S poštovanjem,

Original pismo na ruskom:

Dame i gospodo!

Želio bih (želio) rezervirati jednokrevetnu/dvokrevetnu sobu u vašem hotelu za dvije osobe.

Datum dolaska …

Polazak... (uključujući doručak)

Molimo potvrdite moju narudžbu faksom/e-mailom:…

Ovo je potrebno za ambasadu ... u ...

Sve najbolje,

A evo i uzorka pisma sa zahtjevom za slanjem potvrde rezervacije, koja je obavljena putem Booking.com web stranice:

Poštovani gospodine / gospođo,

Rezervirao sam sobu u vašem hotelu putem booking.com za NAVESTI IME I PREZIME PRVE OSOBE i NAVESTI IME I PREZIME DRUGE OSOBE od DATUM DOLASKA do DATUM ODLASKA. Možete li, molim vas, da mi pošaljete potvrdu o mojoj rezervaciji sa pečatom i potpisom faksom. NAVEDITE SVOJ BROJ FAKSA? Moram da predočim ovu potvrdu Konzularnom odeljenju. NAVEDITE DRŽAVU AMBASADE KOJA IZDAJE VIZE Ambasada u NAVEDI GRAD I DRŽU AMBASADE DA biste dobili ulazne vize. Molimo navedite 2 oba imena u ovoj potvrdi rezervacije: NAVEDITE IME I PREZIME 2 OSOBE.

S poštovanjem

POSTAVIMO POTPIS (IME I PREZIME)

Još jedan uzorak sa zahtjevom za slobodnim sobama i njihovim cijenama:

Imate li mjesta za opkladu za jednu noć. NAVEDITE DATUM DOLASKA I ODLASKA za 2 osobe?

Koja je cena sobe (sve sobe su vam prelepe) sa bračnim krevetom i kupatilom?

POSTAVIMO POTPIS (IME I PREZIME)

A evo i uzorka pisma ako trebate popust na hotelsku sobu kada posebne cijene ne važe za tražene datume:

Vidio sam da imate posebne ponude. Možda nam možete ponuditi neku povoljnu cijenu?

Također ako mi možete dati cijenu za 3 noći između NAVEDITE DATUM DOLASKA I ODLASKA.

Rado ću platiti unaprijed)

POSTAVIMO POTPIS (IME I PREZIME)

Pa, ako hotel nema posebne cijene, ali želite popust, onda možete napisati ovo:

Ja i moj muž tražimo lijepo mjesto za prenoćište 2 opklada ODREDITI DATUM DOLASKA I ODLASKA za 2 osobe? Imate li posebne ponude? Možda nam možete ponuditi neku povoljnu cijenu?

Potvrda rezervacije

Potvrda rezervacije- ovo je rezervacija potvrđena posebnim obavještenjem koje hotel šalje klijentu. Ovisno o raspoloživosti soba, hotel vrši rezervaciju i šalje potvrdu rezervacije koja sadrži podatke o imenu gosta, trajanju boravka, kategoriji sobe, cijeni i dodatne usluge koji se mogu rezervirati unaprijed (na primjer, troškovi transfera, doručka itd.). Tekst potvrde rezervacije se mora poslati klijentu na memorandumu, na kojem se navodi broj potvrde porudžbine, pozicija i ime osobe zadužene za odjel za rezervacije, kao i drugi detalji hotela. Potvrda je neophodna kako bi hotel uvijek mogao dokazati da je gost upoznat sa uslovima rezervacije u ovom hotelu.

Obično se ne rezerviše određena soba, već se rezerviše samo kategorija sobe (npr. jednokrevetna soba, apartman, apartman itd.), ali ako gost, posebno iz redova redovnih ili VIP klijenata, preferira određenu sobu, zatim njegova želja, koja se obično uzima u obzir. U tom slučaju, ako je moguće, klijentu treba dati omiljeni broj.

Hoteli mogu promijeniti politiku cijena i proceduru potvrđivanja rezervacije u toku rada. Zvanično objavljene cijene smještaja mogu se mijenjati bez obavještavanja klijenta, međutim cijena sobe navedena u potvrdi rezervacije ne može se mijenjati. O promjeni cijena za pružene usluge smještaja hotel treba pismeno obavijestiti svoje goste najmanje 30 kalendarskih dana prije datuma uvođenja.

Uslovi rezervacije variraju od hotela do hotela. Kako bi izbjegli nesporazume, gosti bi ih trebali detaljno objasniti prilikom kontaktiranja hotela.

Strogo je zabranjeno slanje na adresu kompanije klijenta formulara za potvrdu rezervacije koji sadrži servisne rezolucije, bilješke, potpise zaposlenika službe za rezervacije ili prodajne službe.

Gosti koji žele da soba bude posebno pripremljena za prijavu moraju navesti: način plaćanja, ime gosta, ime i adresu osobe koja plaća dodatnu uslugu, Detaljan opis potrebno: ako pokloni - kakvi, ako vam treba razglednica - kakav sadržaj itd.

Svi dodatni zahtjevi moraju biti upisani u poseban obrazac i moraju biti plaćeni.

Proces obrade pisma - zahtjeva za smještaj i izdavanja potvrde o rezervaciji je sljedeći.

1. Po prijemu pisma - prijave za smještaj, zaposlenik odjela za rezervacije popunjava odgovarajući obrazac (Nova ponovna prijava) ili unosi najvažnije podatke iz pisma - prijavu za smještaj u dnevnik rezervacije soba. Zatim se registruje ovu aplikaciju u hotelskom elektronskom sistemu rezervacija i dodjeljuje ga serijski broj... Sve rezervacije moraju biti unesene u kompjuterski sistem u roku od 1-2 sata.

Na osnovu unesenih podataka formira se perspektivni raspored punjenja hotela. Prilikom registracije zahtjeva za rezervaciju posebnu pažnju treba obratiti na vrstu rezervacije i način plaćanja. U slučaju zagarantovane rezervacije, prijava mora sadržavati podatke o uplatnim dokumentima, koji garantiraju prijem uplate za sobu ako se gost ne pojavi ili klijent kasni otkazom rezervacije (broj kreditna kartica klijent ili broj bankovnog transfera). Što više informacija bude uneseno u elektronski sistem rezervacija, to će proces namirenja i odjave klijenata biti bolji i brži.

2. Zaposlenik službe za rezervacije priprema potvrdu rezervacije u koju se upisuju svi potrebni podaci. Broj potvrde (broj potvrde)će biti isti broj pod kojim je zaveden zahtjev za smještaj. Obično hoteli već imaju formulare za potvrdu rezervacije. Mogu biti obrasci, ugrađeni u sistem elektronske rezervacije i štampani tipografskom metodom. Potvrda rezervacije mora biti napravljena na istom jeziku na kojem je podnesen zahtjev za smještaj. Glavni jezici koji se koriste u poslovnoj korespondenciji prilikom rezervacije soba u hotelima u Rusiji su ruski, engleski, njemački, u manjoj mjeri - francuski, španski i drugi jezici. Tekst potvrde rezervacije u velikoj mjeri ovisi o vrsti rezervacije. Uz zagarantovanu rezervaciju naznačen je period čekanja gosta, nakon čega se primjenjuju kazne u slučaju kasnog otkazivanja narudžbe za smještaj ili nedolaska u hotel. Za negarantirane rezervacije naznačeno je vrijeme do kojeg gost može očekivati ​​da dobije sobu koju je rezervirao. Tipično, tekst potvrde rezervacije počinje zahvalom na odabiru ovog hotela... Tekstovi potvrde mogu se zasnivati ​​na sljedećim opcijama:

Sljedeći tekstovi mogu se uzeti kao osnova za potvrde o uvjetima i redoslijedu rezervacije na engleskom jeziku:

Prva potvrda se odnosi na rezervaciju koja još nije zajamčena. U drugom - o garantiranoj rezervaciji.

Pored uslova i redosleda rezervacije u tekstovima potvrde, gosti se mogu informisati o proceduri za dobijanje vizne podrške, uslovima ishrane, transfera, vremenu prijave i odjave u hotelu, kao i dati odgovore na sva pitanja od interesa za kupce.

• 3. Zaposlenik odjela za rezervacije šalje potvrdu rezervacije na broj faksa koji je naveden u pismu - zahtjev za smještaj firme, firme ili pojedinca. Zaposlenik mora osigurati da primatelj primi potvrdu rezervacije u cijelosti, bez izobličenja. Potvrda o uspješnom prijemu poruke u ovom slučaju će biti odgovor "OK" na posebnom obrascu-izvještaju (Priznanica o kontroli prijenosa), poslati faksom. Ako primite nejasnu poruku (mutan ili nečitljiv tekst), faks će odgovoriti Greška ili Loše stanje linije.(Odgovori na faks se razlikuju u zavisnosti od uređaja i mogu varirati.)
• 4. Sva preporučena pisma - prijave za smještaj, potvrde rezervacije za ove prijave i pozitivna potvrda prijema faksa od strane primatelja sortiraju se po datumu dolaska i pohranjuju u odjelu za rezervacije do dolaska gosta u hotel. Ovo je potrebno da bi se razjasnili detalji smještaja po dolasku. Nakon odlaska gostiju, ove

Rice. deset.

dokumenti se prenose u arhivu hotela. Ovo je neophodno u slučaju pojašnjenja bilo kakvih detalja o prethodnom prebivalištu klijenta.

Povremeno će biti nekih promjena u rezervaciji. Klijenti ne otkazuju u potpunosti narudžbu, već samo djelimično mijenjaju uslove. To se prije svega tiče dužine boravka, broja osoba, kategorije sobe, posebnih želja gostiju. Takve promjene bilježe osoblje odjela za rezervacije u posebnom obrascu ili se upisuju u evidenciju prijava za smještaj.

Sve promjene u rezervaciji također se moraju izvršiti u kompjuterskom sistemu.

Ukoliko su izmjene moguće, službenik za rezervacije vrši izmjene postojeće potvrde, ispravlja pojedinačne detalje rezervacije i šalje faks na adresu klijenta s naznakom "ponovna potvrda" (ponovna potvrda rezervacije). Na sl. 10 daje primjer teksta za ponovnu potvrdu rezervacije.

Rezervacije treba obavijestiti o promjenama u odjelima na koje promjena utiče. Ukoliko se rezervacija ne može promijeniti zbog popunjenosti hotela na tražene datume, tada je potrebno klijentu ponuditi alternativne brojeve i kategoriju sobe, te pitati da li želi da bude uvršten na listu čekanja. Listovi za čekanje

Rice. jedanaest.

Danska se provjerava svakodnevno. Ako se sobe isprazne, odjel za rezervacije će pozvati goste na listi čekanja. Prioritet određuje rukovodilac odjeljenja. Na sl. 11 daje uzorak obrasca za promjenu rezervacije.

Ako je rezervacija nemoguća iz ovog ili onog razloga, odjel za rezervacije će poslati službeno odbijanje smještaja, sa izvinjenjem, razlogom odbijanja, obavještava o periodu poboljšanja situacije sa slobodnim sobama i izražava nadu za dalju saradnju. Tekst takvog odbijanja može izgledati ovako:

Uzorci tekstova odbijanja na engleskom jeziku su dati u nastavku.