در این یادداشت تا حد امکان دقیقفرآیند دریافت مدارک تایید کننده اقامت از هتل ها را شرح می دهد که برای ارائه به کنسولگری هنگام درخواست ویزای شینگن ضروری است.

گاهی اوقات آنها را کلمه "کوپن" نیز می نامند (اگرچه این کاملاً درست نیست، یک کوپن یک رسید، یک ضمانت است). و سند کنسولگری "تایید اقامت" نامیده می شود. اما می توانید آن را یک کوپن نیز بنامید ...

هنگام اخذ ویزای شینگن، مدرک اقامت الزامی است در هر روزدوره برنامه ریزی شده برای اقامت در قلمرو کشورهای شنگن.
بدون گزینه یا استثنا.

اگر در مورد اخذ ویزای چند بار ورود صحبت می کنیم، پس مدارک باید اقامت را برای هر روز اقامت تایید کنند. در ابتدابا این ویزا سفر کنید

تأیید اقامت می تواند دعوت نامه (از دوستان، اقوام یا سازمان ها) و برخی مدارک دیگر باشد، اما در اینجا روند کار با پرسنل هتل ها (و سایر اشیاء) با دریافت مدارک تأیید کننده اقامت از طرف به طور مفصل در نظر گرفته می شود. آنها

همچنین فوراً متذکر می شوم که چیزی به نام "دعوت نامه از یک هتل (هتل)" وجود ندارد.

هتل نمی تواند برای شما دعوت نامه بسازد (دوستان یا اقوام شما می توانند). اما هتل می تواند تأیید کند که اقامت شما ایمن (پرداخت شده) است.

این سند از هتل دریافت می شود (یا چندین، بسته به برنامه سفر)، و برای کنسولگری سندی است که اقامت شما را در طول سفر تأیید می کند.

نکات کلی هنگام درخواست مدارک تایید اقامت

دریافت مدارک تایید کننده اقامت دردسرسازترین (و در عین حال جالب ترین) لحظه در کل مراحل تهیه مدارک برای اخذ ویزا است.

در این فرآیند، شما باید از طریق ایمیل، اسکایپ، و گاهی اوقات از طریق تلفن (آنها می توانند از کشورهای بالتیک تماس بگیرند، آنها به نوعی با من تماس گرفتند) با کارکنان هتل هایی که در طول سفر قصد اقامت در آنها را دارید، ارتباط برقرار کنید.

گاهی اوقات کارکنان باید توضیح دهند که از آنها چه می خواهید، یا اطلاعات اضافی لازم برای تهیه سند مورد نیاز را در اختیار هتل قرار دهند.

به عنوان یک نکته کلی، نیازی به خجالت، ترس یا نگرانی نیست. کارکنان هتل همیشه در نیمه راه آماده دیدار با شما هستند و سعی خواهند کرد از هر جهت کمک کنند. پس از همه، مشتری (تقریبا) همیشه حق دارد.

اینکه آیا هنگام دریافت این مدارک مشکلات و سوالاتی ایجاد می شود تا حد زیادی به هتلی که در طول سفر خود برای اقامت انتخاب کرده اید بستگی دارد.

کار با هتل ها در امور مربوط به اخذ مدارک تایید کننده اقامت - همیشه فردی است.

هیچ دو هتلی در این زمینه شبیه هم نیستند.هر چقدر که خوش شانس باشید. اگر مشکلی پیش آمد، فقط رزرو خود را در این هتل لغو کنید و به دنبال فرد دیگری باشید که شما را درک کند یا شرایطش برای شما مناسب تر باشد.

در هتل های بزرگ یا زنجیره ای، به عنوان یک قاعده، هیچ مشکلی برای صدور مدارک تایید کننده اقامت وجود ندارد. به احتمال زیاد، کارکنان آنها قبلاً با چنین مشکلی مواجه شده اند (یعنی شما اولین کسی نیستید که برای دریافت ویزا نیاز به مدرک اقامت دارید).

و اگر کارمندان با این موضوع برخورد نکردند، اغلب این لحظه در شرح وظایف آنها مشخص می شود و کارمند همیشه می تواند آنها را بررسی کند تا بفهمد برای صدور چنین سندی برای شما به چه چیزی نیاز دارد.

از سوی دیگر، مذاکره در مورد شرایط پرداخت (ارائه ضمانت پرداخت) با هتل های بزرگ دشوارتر است، زیرا همانطور که در دستورالعمل آنها نوشته شده است، اینطور خواهد بود (کارکنان نمی توانند دستورالعمل ها را نقض کنند، آنها ندارند. آزادی مانور).

در هتل های متوسط ​​و کوچک، درخواست ارائه مدارک تایید کننده اقامت در این هتل برای ارائه به کنسولگری، به احتمال زیاد باعث سر و صدای پرسنل و سوالات اضافی زیادی خواهد شد.

ممکن است کارمندان یک هتل کوچک (و اغلب صاحب هتل و اعضای خانواده‌اش) به سادگی با چنین درخواستی مواجه نشده باشند و هیچ ایده‌ای در مورد آن نداشته باشند. در این مورد، آنها باید به طور دقیق توضیح دهند که شما به طور خاص از آنها نیاز دارید.

اما در مورد هتل های کوچک، مذاکره در مورد شرایط پرداخت یا تضمین های آن چیز خوبی است. ملاقات آنها در نیمه راه آسان تر است (مثلاً می نویسند "پرداخت تضمین شده است")، بدون اینکه چیزی از شما مطالبه کنند و هیچ شرط اضافی برای شما بگذارند. این ارزشمند است.

چگونه و چه زمانی از هتل برای اثبات اقامت درخواست کنیم

می توانید حداقل شش ماه قبل از سفر یا حتی زودتر از آن برای تعطیلات هتل رزرو کنید (مثلاً من برای تعطیلات در ماه آگوست، در نوامبر سال قبل، هتل رزرو می کنم).

قبل از درخواست ویزا باید مدارک تایید کننده اقامت را درخواست کرد. فرآیند دریافت تاییدیه خود از یک روز تا یک هفته طول می کشد (این بدترین حالت است).

اما معمولا یک تا دو روز طول می کشد. بستگی به کارایی کارکنان هتل دارد. اسناد از طریق ایمیل درخواست می شوند (و دریافت می شوند).

با نزدیک شدن به تعطیلات (زمانی که مطمئن شدید برنامه های شما تغییر نکرده است و طبق برنامه ریزی به تعطیلات خواهید رفت)، قبل از درخواست ویزا، با هتل تماس بگیرید و به آدرس انگلیسیزبان، یک درخواست از آنها برای ارسال تاییدیه اقامت و پرداخت (ضمانت پرداخت) برای اتاق هتل، روی سربرگ هتل.

آدرس ایمیل هتل در تاییدیه رزرو اتاق ارسال شده توسط سیستم رزرو الکترونیکی درج خواهد شد. یا می توان مستقیماً از طریق وب سایت موتور رزرو با هتل تماس گرفت. هر دو گزینه معادل هستند.

روی سربرگ، این برای نشان دادن "مختصات" هتل، به معنای - آدرس، شماره تلفن و سایر اطلاعات تماس است. اگر سربرگ در هتل وجود ندارد (معمولاً این مشکل در هتل های کوچک است)، پس بگذارید همه این اطلاعات را جداگانه چاپ کنند.

این درخواست همچنین نشان می دهد که این تأییدیه برای ارائه به کنسولگری برای دریافت ویزای شینگن مورد نیاز است. (برای نمونه درخواست به زیر مراجعه کنید.)

همچنین فوراً بخواهید که متن تأییدیه به زبان انگلیسی (ترجیحاً) نوشته شود و حاوی آن باشدنام خانوادگی و نام کوچک از همهمیهمانان، تاریخ رزرو و مبلغ پیش پرداخت، یا قابل ذکر است که پرداخت هزینه اقامت تضمین شده است.

در صورتی که هتل بلافاصله پس از رزرو پرداخت شده باشد، پس وضعیت حتی ساده تر است. فقط باید از اداره هتل بخواهید سندی را ارسال کند که تأیید کننده این واقعیت باشد که هزینه اقامت خود را در این هتل پرداخت کرده اید (نمونه متن درخواست نیز در زیر آمده است).

پس از دریافت درخواست هتل مبنی بر ارائه مدارک تایید کننده اقامت، واکنش هتل ها هر بار متفاوت خواهد بود (بسته به کشور و وسعت هتل).

کارکنان هتل هایی که در آن ایده ای از آنچه در خطر است، در پاسخ به چنین درخواستی، بلافاصله (به معنای واقعی کلمه در عرض یک ساعت) با شما روشن می کنند که آیا واقعاً با پیش پرداخت موافقت می کنید (اگر پرداخت نشده باشد). قبل از آن)، و جزئیات پرداخت اجرا را در اختیار شما قرار می دهد.

یا او برای حذف پول به عنوان پرداخت از کارت شما اجازه می گیرد (شماره کارت دارند، شما هنگام رزرو آن را نشان می دهید).

در صورت نیاز (بستگی به کشور و مقررات داخلی هتل) کارکنان درخواست خواهند کرد اطلاعات تکمیلیبرای تنظیم سند درخواستی ضروری است.

به عنوان یک قاعده، هیچ مشکلی برای هتل های بزرگ وجود ندارد. پس از پرداخت، مدارک تایید کننده اقامت در 1-2 ساعت (تا پایان روز - حداکثر) در دست شما خواهد بود و فقط باید آنها را پرینت کنید.

اما در هتل‌های کوچک، مهمان‌خانه‌ها، آپارتمان‌ها، مالکان اغلب حتی از هیچ الزامی نمی‌شنوند (این نظر شخصی من است که توسط من بر اساس ارتباط با کارکنان چنین هتل‌هایی در مورد این موضوع ساخته شده است).

بنابراین درخواست ارائه مدارک ممکن است برای آنها سوالات زیادی ایجاد کند. در این صورت، از شما خواسته می شود که به آنها توضیح دهید که چه (و به چه شکل) از آنها می خواهید.

گاهی اوقات دشوار است، اما کاملا ممکن است. در نهایت آنها به آمدن شما علاقه مند هستند، بنابراین سعی می کنند تا نیمه راه با هم ملاقات کنند.

از تجربه شخصی: مانند هتل های کوچک

در پاسخ به درخواست من برای تایید اقامت، صاحب یک هتل کوچک در نزدیکی Wroclaw، لهستان، به سادگی در پاسخ نوشت:

«دزیان دوبری! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem، آریل "

("عصر بخیر! در حال تایید رزرو. با احترام، آریل")

خوب، این تصور او از اینکه مدرک اقامت چگونه است. خیلی طول کشید تا توضیح دهد از چه چیزی گرفتماو به طور خاص، علاوه بر این، لازم است که به معنای واقعی کلمه روی انگشتان توضیح داده شود (از آنجایی که او انگلیسی صحبت نمی کرد و در لهستانی من ضعیف هستم).

در نهایت تف کردم و خودم درست کردمبرای آن تاییدیه مورد نیاز (که خودم نیز مخصوص این مورد، به عنوان هدیه به هتل ساخته ام)، و آن را به آنجا فرستادم.

در آنجا مهماندار آن را پرینت گرفت، مهر هتل زد و امضا کرد، اسکن کرد و برای من پس فرستاد. بعد از آن قسم خوردم که در هتل های کوچک بمانم تا در صورت نیاز به تاییدیه اقامت از آنها.

اگر به هیچ مدرکی از هتل های کوچک نیاز ندارید، راحت در آنها اقامت کنید، من خودم این کار را انجام می دهم. هم ارزان تر است (به عنوان یک قاعده) و هم لذت بخش تر.

اما در مورد هتل های بزرگ، این هرگز اتفاق نیفتاده است. آنها اطلاعات مورد نیاز خود را برای تنظیم سند درخواست می کنند، درخواست پرداخت می کنند و سند را روز بعد (یا همان) پس از اتمام پرداخت ارسال می کنند.

اما، تکرار می کنم، این لحظه از کشوری به کشور دیگر و از هتلی به هتل دیگر کاملا فردی است. هیچ سیستم واحدی در اینجا وجود ندارد و هر مورد منحصر به فرد است - به محض اینکه به آنجا رسیدید.

بر اساس موارد فوق، توصیه می شود درخواست تایید اقامت در هتل (یا هتل ها) را به روز آخر موکول نکنید.اما این کار را یک یا دو هفته قبل از ارسال برنامه ریزی شده اسناد به کنسولگری انجام دهید.

چگونه یک هتل بزرگ را از یک هتل کوچک متمایز کنیم

دو معیار وجود دارد: تعداد کل اتاق های هتل (شما اغلب می توانید آن را در وب سایت سیستم رزرو مشاهده کنید)، و نحوه عملکرد پذیرش.

اگر پذیرش در هتل به صورت شبانه روزی کار می کند و تعداد اتاق های هتل 50-60 یا بیشتر است، نمی توان انتظار داشت که در اخذ تاییدیه رزرو مشکلی وجود داشته باشد - این یک هتل بزرگ است و کارکنان آن آماده برای چنین موقعیت هایی

اگر تعداد اتاق های یک هتل از 20-30 تا 50-60 باشد - این یک هتل متوسط ​​است، نباید مشکل خاصی برای دریافت اسناد از آن وجود داشته باشد (اما این قبلا "به نظر نمی رسد").

اما اگر فقط 5-15 اتاق در هتل مورد نظر شما وجود دارد و میز ثبت نام در آن فقط در طول روز باز است، می توانید همه چیز را در آنجا انتظار داشته باشید (منظورم مشکل در اخذ تاییدیه اقامت است).

همین امر در مورد آپارتمان ها (آپارتمان ها) و خانه های مسافر نیز صدق می کند. صاحبان آنها، به عنوان یک قاعده، وقتی از آنها اسنادی که اقامت آنها را تأیید می کنند، نمی دانند در مورد چیست.

آنها باید به تفصیل توضیح دهند که از آنها چه می خواهید. گاهی اوقات ممکن است ساده‌تر باشد که همه کارها را خودتان انجام دهید (همانطور که در مثال بالا توضیح داده شد) و فقط سند را برای تأیید برای آنها ارسال کنید.

به چه زبانی برای ارائه مدارک تایید کننده اقامت درخواست دهید

درخواست از هتل برای دریافت مدارک تایید کننده اقامت باید در یکی از این دو صورت انجام شود زبان انگلیسی، یا به زبان کشوری که هتل در آن واقع شده است.

به طور کلی، اگر به مدارکی از هتل نیاز دارید، بهتر است بلافاصله (حتی در مرحله برنامه ریزی سفر خود) هتلی را انتخاب کنید که کارکنان آن انگلیسی صحبت کنند.

زبان‌هایی که کارکنان هتل صحبت می‌کنند را می‌توان در وب‌سایت سیستم رزرواسیون یافت (سیستم‌های مناسب، از جمله موارد دیگر، چنین اطلاعاتی را ارائه می‌دهند).

از آنجایی که من انگلیسی را کم و بیش مشخص صحبت می‌کنم، همیشه هتل‌هایی را برای اقامت انتخاب می‌کنم که کارکنان آن نیز انگلیسی صحبت می‌کنند (زندگی در آنجا راحت‌تر است، اگرچه کسی وجود دارد که بپرسد آیا اتفاقی می‌افتد).

در اصل، اگر هتل به اندازه کافی بزرگ یا شبکه ای باشد، معمولاً کارکنان آنجا در سطح قابل قبولی انگلیسی صحبت می کنند (حتی در "مزارع جمعی" مانند رومانی یا آلبانی).

در هتل های کوچک (در هر کشوری)، ممکن است با شرایطی مواجه شوید که کارکنان هتل فقط به زبان کشورشان صحبت کنند. (اتفاقاً این مورد در مورد صاحب هتل در لهستان بود که من خودم برای او تأییدیه اقامت دادم).

بنابراین، هنگام انتخاب هتل، توجه داشته باشید که کارکنان موسسه به چه زبان هایی صحبت می کنند. در صورت امکان، هتل‌هایی را انتخاب کنید که در آن از انگلیسی استفاده می‌شود (مگر اینکه، البته، فرانسوی، آلمانی یا زبان دیگری صحبت کنید - بر این اساس، هتل‌هایی که از این زبان استفاده می‌شود). بنابراین بدون ابهام برای شما راحت تر خواهد بود.

چند مدرک برای اقامت مورد نیاز است

آیا باید برای هر شرکت کننده در سفر مدرکی مبنی بر اقامت ارائه کنم یا یک مدرک کافی است؟

برای رفتن از هتل کافی است یک چیزتایید سکونت. نکته اصلی این است که لیست می کندهمهشرکت کنندگان در سفر آینده (از جمله حتی کوچکترین کودکان).

یک کاغذ کافی است(یک سند) از هر هتل در طول مسیر سفر.
نکته اصلی این است که همه شرکت کنندگان در سفر ذکر شده (نشان داده شده است).

برای هر شرکت کننده در سفرعلاوه بر نام خانوادگی و نام خانوادگی وی، تأییدیه باید حداقل شماره گذرنامه و شهروندی او - یعنی. داده هایی که به کنسولگری اجازه می دهد تا به طور منحصر به فرد این شخص را شناسایی کند.

همچنین، تأییدیه باید تاریخ های اقامت برنامه ریزی شده، اطلاعات مربوط به پرداخت (یا تضمین پرداخت) را نشان دهد و باید توسط هتل مهر شده و توسط مدیر امضا شود. رسید پرداخت اختیاری است. اگه ضمیمه بشه خوب میشه نه - مشکلی نیست، اینطور خواهد شد.

درخواست از هتل برای دریافت مدارک تایید کننده اقامت در آن

این بخش یک نمونه تقریبی از درخواست یک هتل برای دریافت مدارک تایید کننده اقامت در آن ارائه می دهد. به شما یادآوری می کنم که درخواست باید به زبان انگلیسی یا به زبان ملی کشوری که هتل در آن قرار دارد، ارائه شود.

در هتل های بالتیک، می توانید سعی کنید به زبان روسی بنویسید. با این حال به انگلیسی جواب می دهند (کیبورد روسی ندارند) اما جواب می دهند.

محتویات درخواست مدارک تایید کننده اقامت

متن درخواست مدارک تایید کننده اقامت، که توسط شما به هتل ارسال شده است، باید چیزی شبیه به زیر باشد (به انگلیسی - فقط کمی پایین تر).

اگر هتل رزرو شده است اما هزینه آن پرداخت نشده است:

"روز خوب!

من اتاقی را در هتل شما از طریق سیستم رزرواسیون "Booking.com" به شماره رزرو 123456، تاریخ های اقامت از ... تا ... رزرو کرده ام.

از شما می خواهم برای من تاییدیه اقامت در هتل خود را بفرستید که برای دریافت ویزای شینگن نیاز دارم.

لطفاً در تأییدیه، نام و شماره گذرنامه مهمانان را ذکر کنید [در اینجا باید لیستی از نام شرکت کنندگان در سفر با شماره پاسپورت های خارجی ارائه دهید]، تاریخ اقامت و همچنین اطلاعات مربوط به پرداخت. برای تعداد (ضمانت پرداخت).

در صورت نیاز آماده هستم پیش پرداخت و یا ضمانت پرداخت را به شما ارائه دهم. لطفاً سند روی سربرگ هتل خود را پر کنید.

با احترام، ایمیارک."

اگر هزینه اتاق هتل بلافاصله پرداخت می شد(هنگام رزرو)، هنوز هم راحت تر است. شما فقط باید از اداره اسنادی بخواهید که تأیید کننده واقعیت پرداخت برای هتل برای فلان تاریخ و برای ساکنان فلان (نام کامل) باشد.

نمونه متن درخواست به صورت زیر خواهد بود:

"روز خوب!

من یک اتاق در هتل شما را از طریق سیستم رزرواسیون "Booking.com" به شماره رزرو 123456، تاریخ های اقامت از ... تا ... رزرو کرده و هزینه آن را پرداخت کرده ام.

از شما می خواهم سندی را برای من ارسال کنید که تأیید کننده واقعیت پرداخت یک اتاق در هتل شما باشد(تایید محل اقامت)که برای گرفتن ویزای شینگن نیاز دارم.

لطفاً در تأییدیه، نام و شماره پاسپورت مهمانان را ذکر کنید [در اینجا باید لیستی از نام شرکت کنندگان در سفر با شماره پاسپورت های خارجی ارائه دهید]، تاریخ اقامت و همچنین اطلاعات مربوط به پرداخت هتل

من از شما می خواهم که سند را روی سربرگ هتل خود تنظیم کنید و رسید پرداخت را (در صورت امکان) پیوست کنید.

با احترام، ایمیارک."

شما این درخواست را به آدرس ایمیل هتل ارسال کنید و منتظر واکنش کارکنان آن باشید. آنها بدون شکست به شما پاسخ خواهند داد، اما آنچه که آنها پاسخ خواهند داد نمی توان از قبل پیش بینی کرد.

نمونه ای از متن درخواست به زبان انگلیسی در زیر آورده شده است.

متن درخواست مدارک تایید کننده اقامت در هتل، به زبان انگلیسی

اگر انگلیسی بلد نیستید، کافیست متن درخواست تایید اقامت واقع در زیر را کپی کرده و به آدرس هتل های مسیری که در حال سفر هستید ارسال کنید. به طور مقدماتی تصحیح داده هابه تنهایی:

در صورتی که هزینه هتل هنگام رزرو پرداخت نشده باشد

در اینجا وضعیت کمی پیچیده تر است: ما باید (ترجیحا) هتل را متقاعد کنیم که فوراً پرداخت نکند (به طور ناگهانی ویزا برای آنها صادر نمی شود) ، اما آن را به سمت تصمیم گیری برای "تجمع کردن" وجوه در ما "هل" کنیم. حساب، بدون اینکه واقعاً آنها را حذف کنید.

در این صورت، هتل در تاییدیه می نویسد "پرداخت تضمین شده" که هم برای ما و هم کنسولگری مناسب است. و محاسبه از قبل در محل، پس از ورود خواهد بود.

هتل ها گاهی اوقات این کار را انجام می دهند (به دلایلی اغلب دوست دارند پول نقد دریافت کنند)، اما نه همیشه و نه همه. با این وجود، می توانید تلاش کنید.

برای درک آنچه در زیر گفته می شود، ابتدا فقط متن را با استفاده از مترجم گوگل بخوانید (فقط بر روی لینک کلیک کنید، ترجمه متن زیر بلافاصله در یک پنجره جدید باز می شود). در آنجا می توانید فوراً آن را تعمیر کنید"برای خودتان" و از آنجا در نامه خود کپی و جایگذاری کنید.

عصر بخیر!

من یک اتاق در هتل شما از طریق "Booking.com" رزرو کردم (شماره 000.000.000)، ورود 25.05.2018، حرکت 10.06.2018.

باید تاییدیه بگیرم هتلاقامت (تأیید اقامت). این مدرک برای من لازم است تا برای اخذ ویزای شینگن به کنسولگری لتونی اقدام کنم.

من آماده هستم تا در صورت نیاز تا 100% پیش پرداخت و یا پرداخت را به شما تضمین کنم.

اگر این مورد قابل قبول است، می توانید به سادگی مبلغ مورد نیاز را در صورت مناسب بودن به عنوان تضمین پرداخت، روی کارت بانکی من نگه دارید.

تأییدیه محل اقامت باید حداقل حاوی اطلاعات زیر برای کنسولگری باشد: تاریخ ورود و خروج، نام مهمان، و همچنین جزئیات پرداخت (یا در مورد تضمین پرداخت).

لطفاً در صورت امکان این تأیید را به زبان انگلیسی و روی سربرگ هتل خود ارسال کنید.

اطلاعات در مورد مهمانان:

مهمان شماره 1: ایوان ایوانف. کشور: روسیه، شهر: اورنبورگ. پاسپورت 00No0000000

مهمان شماره 2: تاتیانا ایوانووا. کشور: روسیه، شهر: اورنبورگ. پاسپورت 00No0000000

اگر به جزئیات بیشتری نیاز دارید، برای من بنویسید تا تمام اطلاعات لازم را در اختیار شما بگذارم.

پیشاپیش بسیار متشکرم.

با بهترین آرزوها، ایوان ایوانف.

خوب، اگر گزینه با ضمانت پرداخت کار نمی کند (هتل در این مورد به شما اطلاع می دهد)، خوب ... باید هزینه اقامت خود را پرداخت کنید. اما حداقل ما تلاش کردیم. سپس ما فقط پرداخت می کنیم و منتظر سند تایید کننده پرداخت هستیم.

در صورتی که هزینه هتل از قبل پرداخت شده باشد

اگر هتل قبلاً توسط شما در مرحله رزرو پرداخت شده است، سپس وضعیت کاملاً ساده شده است. ما نیازی به جستجوی گزینه های پرداخت، مذاکره در مورد شرایط پیش پرداخت و اقدامات در صورت لغو رزرو و غیره نداریم.

ما فقط باید اسنادی را درخواست کنیم که واقعیت پرداخت هتل را تأیید کند. اما این نباید فقط یک چک پرداخت باشد، بلکه باید یک کاغذ تمام عیار باشد که داده های همه افرادی که سفر را انجام می دهند (آنچه در بالا ذکر شد) فهرست می شود.

اما خود چک خیلی ضروری نیست. امضای مدیر و مهر هتل روی سربرگ او کافی است.

در این مورد، می توانید تقریباً از نوع زیر برای تماس با هتل استفاده کنید که در زیر آورده شده است.

هتل اپتیما، کراکوف، لهستان:

هتل آئورا، پراگ، جمهوری چک:

توجه داشته باشید:

سندی که از هتل دریافت کرده اید را با دقت مطالعه کنید. تاریخ های اقامت درج شده در آنجا و همچنین نام و نام خانوادگی مهمانان (املا باید با آنچه در گذرنامه نوشته شده مطابقت داشته باشد) و سایر اطلاعات مشخص شده در سند را بررسی کنید.

اگر چیزی اشتباه نوشته شده است (این اتفاق می افتد)، بلافاصله به هتل بنویسید و بخواهید اشتباه را اصلاح کند، آنها این کار را بدون هیچ مشکلی انجام می دهند.

پیش پرداخت هتل با دریافت تاییدیه اقامت

برای دریافت مدارک تایید کننده اقامت از هتل، در بیشتر موارد باید هزینه اقامت را پیش پرداخت کنید. در برخی موارد، این مورد توسط کنسولگری ها مورد نیاز است، در برخی دیگر این الزامات هتل است.

اگر پیش پرداخت به دلیل الزامات کنسولگری باشد (مثلاً در مورد لهستانی ها)، باید بدون نقص انجام شود (در غیر این صورت، کنسولگری این اسناد را به عنوان مدرک اقامت نمی پذیرد).

اگر کنسولگری نیازی به پیش پرداخت اجباری کامل (100%) هتل نداشته باشد، مبلغ آن کاملاً به توافق شما با هتل بستگی دارد. متأسفانه هتل ها از تجربه تلخ درس گرفته اند (زمانی که گردشگران اتاق هایی را برای ویزا رزرو می کنند و بلافاصله آنها را لغو می کنند).

بنابراین، برخی از هتل ها (نه همه - این فردی است) اصرار دارند که با صدور مدارک تایید کننده اقامت، تعرفه به غیر قابل استرداد تغییر می کند و در صورت لغو رزرو، کل هزینه اقامت در سال 2018 کسر می شود. کامل یا بخشی از آن (به طور معمول به میزان یک شب اقامت).

مبلغ پیش پرداخت مورد نیاز و همچنین شرایط بازگشت آن در صورت انصراف از رزرو، برای هر هتل کاملاً فردی است.

به شرایط پیش پرداخت و شرایط بازپرداخت دقت کنیداگر رزرو خود را لغو کنید در این مرحله باید توجه کنید قبل ازاجرای پرداخت

به طور کلی، همانطور که در بالا ذکر شد، همه چیز در اینجا کاملا فردی است. هر هتلی خودش تصمیم می گیرد که چه شرایطی را تعیین کنید. با آنها موافق باشید (چنین شرایطی)، یا نه، این کاملا تصمیم شماست.

از تجربه شخصی:

پرداخت به طور کامل و بدون امکان بازپرداخت، فقط یک بار مورد نیاز بود (هتل های زنجیره ای "اپتیما"، لهستان). در اصل، تقریباً تمام هتل های لهستان برای ارائه مدارک برای کنسولگری (برای دریافت ویزا) به شما فقط 100٪ پیش پرداخت نیاز دارند.

اما شرایط بازپرداخت در صورت لغو رزرو - در اینجا شرایط از هتلی به هتل دیگر متفاوت است.

شرایط قابل قبول من (شخصا) این را زمانی در نظر می گیرم که در صورت لغو رزرو شما، هتل ادعا می کند که پرداخت یک روز اقامت را متوقف می کند. این یک عمل عادی است.

اگرچه، شما می توانید پیدا کنید شرایط بهتر... اینجا کوچولوها به اصطلاح هتل های "خانوادگی" (جایی که صاحب هتل اغلب خودش در پذیرش می نشیند).

در این مورد، او البته به هیچ دستورالعمل داخلی برای کارکنان (برخلاف کارکنان هتل های بزرگ) ملزم نیست و در تصمیم گیری در مورد گزینه های پرداخت و شرایط بازگشت آن آزاد است.

با این حال، همانطور که در بالا اشاره کردم، راه حل این موضوع با شماست. اگر از شرایط راضی نیستید، رزرو خود را لغو کنید و به دنبال هتل دیگری باشید که در صورت نیاز شرایط قابل قبول تری برای کنسلی ارائه دهد. اگر 100٪ از سفر مطمئن هستید - پرداخت کنید و حتی فکر نکنید.

لازم به ذکر است که "متخصصانی" هستند که فقط برای دریافت ویزا هتل رزرو می کنند و پس از دریافت آن بلافاصله رزرو را لغو می کنند. این کار را نکن در هر صورت، تا لحظه عبور از مرز (یعنی ورود به منطقه شینگن). پس شما می توانید.

این یک بازی کاملاً منصفانه نخواهد بود، اما چنین گزینه هایی وجود دارد و در صورت لزوم می توان (و گاهی اوقات، این اتفاق می افتد و باید) از آنها استفاده کرد. اما با احتیاط.

روش های اخذ مدارک تایید کننده اقامت از هتل

مدارک اقامت را می توان دریافت کرد هربه روشی مناسب برای شما و هتل. در بیشتر موارد، این فایل به صورت تصویر یا یک سند pdf * است که باید آن را با کیفیت خوب پرینت بگیرید و به مجموعه اسناد ارسال شده به کنسولگری پیوست کنید.

اما شرایط مختلف در اینجا امکان پذیر است. به عنوان مثال در هتل زنجیره ای اپتیما که در بالا ذکر شد، با خوشحالی به من اطلاع دادند که می توانند مدرک مورد نیاز را برای من ارسال کنند. فقط(!) با فکس و هیچ چیز دیگر. (قرن XXI در حیاط ...)

علاوه بر این، تمام ترغیب های من به هیچ نتیجه ای منجر نشد و برای دریافت این سند همچنان باید دنبال فکس می گشتم.

آیا نیاز به دریافت تاییدیه اقامت از طریق فکس دارم؟

در اینجا به موضوع دریافت مدارک تأیید اقامت هتل از طریق فکس می پردازم.

نظری وجود دارد (توضیح داده شده در برخی از سایت های توریستی) مبنی بر اینکه کنسولگری ها ظاهراً تأیید اقامت از هتل های دریافت شده از طریق فکس را "دوست دارند" (و تقریباً تقاضا می کنند) ، زیرا جعل آنها در این مورد دشوار است.

در هیچ کداماز اسناد رسمی منتشر شده آشکار، و همچنین در وب سایت های کنسولگری (و من بسیاری از آنها را بررسی کرده ام) چنین الزامی در هیچ کجا وجود ندارد (من رعایت نکردم).

شاید 10 تا 15 سال پیش، زمانی که فناوری کپی چندان توسعه نیافته بود و تنها چند نفر (کارمندان هتل) می توانستند اسنادی را با فرمت * pdf تهیه کنند و مهر هتل و امضای مدیر را در آنها وارد کنند، پس این هم مرتبط بود...

اما اکنون، وقتی یک دوربین به اندازه کافی مناسب در هر گوشی هوشمندی تعبیه شده است و یافتن یک اسکنر راحت تر از فکس است... دریافت اسناد با فکس مزخرف است.

من واقعا می دانم، (بر اساس تجربه شخصی) که از بین تمامی تاییدیه های اقامتی که از هتل ها برای اخذ ویزا دریافت کردم، تنها یکی از آنها با استفاده از دستگاه فکس به من منتقل شد.

بقیه از طریق ایمیل به صورت اسناد در قالب * .pdf یا به صورت تصویر برای من ارسال شد. و همه آنها یک کنسولگری راه اندازی کردند.

به چه شکل مدارکی از هتل ها که محل اقامت را تایید می کند به کنسولگری ارسال کنید

در کنسولگری مدارک تایید کننده اقامت باید دقیقاً به شکلی که از هتل دریافت کرده اید ارائه شود. اکثر تأییدها را با فرمت * jpeg * .jpg یا * .bmp یا در قالب * .pdf دریافت خواهید کرد.

پس از دریافت تایید، آن را در داخل چاپ کنید کیفیت خوب(این یک پیش نیاز است) در تعداد کپی با توجه به تعداد درخواست های ویزا ارسال شده: یک شرکت کننده در سفر - یک مجموعه اسناد و این اوراق را به آن پیوست کنید به هربسته اسناد

نکته اصلی این است که شرایط پرداخت مطابق با الزامات کنسولگری باشد (در صورت انتشار این الزامات) و محتوای سند مطابق با الزامات آن باشد (به بالا مراجعه کنید)، یعنی. به طوری که شامل تمام اطلاعات لازم در مورد اقامتگاه باشد.

در این مورد، من یادداشت در مورد روند اخذ مدارک تایید کننده اقامت از هتل ها، برای ارائه آنها به کنسولگری برای دریافت ویزای شینگن را به پایان خواهم رساند.

امیدوارم موضوع اخذ مدارک از هتل ها توسط اینجانب به طور کامل افشا شده باشد. در هر صورت من هر چه می دانستم گفتم. من معتقدم که اطلاعات بالا برای راهنمایی شما در دریافت تاییدیه اقامت از هتل، نحوه درخواست آن، و پایان دادن به ظاهر و چیستی آن کافی است.

اغلب برای دریافت ویزای توریستی، ارائه آن به سفارت ضروری استدسند اقامتیدر طول اقامت خود در قلمرو کشوری که می خواهید بروید. این می تواند نامه ای از هتل روی سربرگ شرکت باشد که توسط افسر رزرو با مهر و امضا باشد.

و از آنجایی که بسیاری از گردشگران به زبان های خارجی صحبت نمی کنند، می توانید از مثال های حروف انگلیسی استفاده کنید. لطفا توجه داشته باشید که نام و نام خانوادگی شما در گذرنامه با حروف لاتین ذکر شده است. تاریخ ها را به طور کامل بنویسید، مثلاً 12 مه 2016.

گزینه نامه شماره 1

آقا / خانم عزیز

من یک اتاق در هتل شما از طریق booking.com برای ______ (نام و نام خانوادگی خود را بنویسید) و ______ (نام و نام خانوادگی نفر دوم خود را بنویسید) از _______ (تاریخ ورود) تا ______ (تاریخ عزیمت) رزرو کرده ام. لطفاً تأییدیه رزرو خود را با مهر و امضا از طریق فکس _______ برای من بفرستید (شماره فکس خود را بنویسید) باید این تأییدیه را به بخش کنسولی ارائه کنم. از _______ (کشور سفارت صادر کننده ویزا را مشخص کنید) سفارت در _______ (شهر و کشوری که سفارت در آن واقع شده است را بنویسید) تا ویزای ورودی را دریافت کنید.

لطفاً 2 نام هر دو را در تأیید این رزرو مشخص کنید:

_____________ (نام و نام خانوادگی دو نفر را بنویسید).

ارادتمند شما

نام و نام خانوادگی شما

گزینه نامه شماره 2

و در اینجا یک نامه نمونه وجود دارد که از شما می خواهد تأییدیه رزرو را ارسال کنید که از طریق Booking.com انجام شده است:

خانم / آقای عزیز،

من هتل شما را از طریق سایت www.booking.com رزرو کرده ام:

نام مهمان: _____ (اسم خود را بنویسید)

نوع اتاق: _____ (نوع اتاق خود را بنویسید، به عنوان مثال: آپارتمان دو خوابه - برای 2 نفر (ترجیح افراد غیر سیگاری))

ورود: _____ (تاریخ ورود)

حرکت: _____ (تاریخ حرکت)

قیمت کل: ____ - € (مقدار)

لطفاً تأیید رزرو من (با مهر و امضای خود) را با فکس ______ (شماره فکس خود را بنویسید) و / یا (و/یا) ایمیل _______ (آدرس ایمیل خود را بنویسید) برای من ارسال کنید. من باید این تاییدیه را به دپارتمان کنسولی ارائه کنم. از سفارت .

اگر نیاز دارید که ویزا به شما و شخص دیگری غیر از شما که با شما در این اتاق زندگی می کند (شوهر/زن، فرزند، مامان پدر و غیره) داده شود، بنویسید:

لطفا نشان بدهید اسامی در این رزرو تاییدیه:

_______ (نام و نام خانوادگی، شماره پاسپورت را بنویسید)

اگر نیاز دارید که فقط نام شما ظاهر شود، بنویسید:

لطفاً نام من را در تأیید این رزرو ذکر کنید:

_______ (نام، شماره پاسپورت خود را بنویسید)

لطفاً تأییدیه رزرو را به شماره فکس: ______ (شماره فکس خود) و به ایمیل من: ______ (ایمیل شما) ارسال کنید.

ممنون از همکاری شما.

با احترام،

نام و نام خانوادگی شما

گزینه نامه شماره 3:

من یک اتاق در شما رزرو کردم هتل ______ (نام هتل را بنویسید) ( //www.booking.com/ شماره رزرو 701.723.011 پین 0842).

من می خواهم تأیید رزرو را از طریق ایمیل ________ دریافت کنم (آدرس ایمیل خود را بنویسید). برای سفارت نیاز دارم. این باید یک کپی اسکن شده از تأیید رزرو ارسال شده از طریق ایمیل باشد.

تقدیرنامه باید شامل اطلاعات رزرو، تاریخ اقامت، نام، نام خانوادگی و پاسپورت مهمانان و امضای کارمند رزرو هتل و مهر باشد.

مهمانها:

________ (نام و نام خانوادگی، شماره پاسپورت را بنویسید)

تقدیرنامه باید شامل فرم پرداخت برای اقامت باشد.

بسیار از شما متشکرم!

نام و نام خانوادگی شما

اگر شماره فکس را مشخص می کنید، فراموش نکنید که کد کشور و منطقه را درج کنید.

در زندگی معمولی یک فرد مدرن، اغلب لازم است، اما برای کسی نه چندان زیاد، به سفرهای کاری مختلف برود. اقامت در هتل ها یا هتل های مختلف. و پس از ورود به خانه به دیوارهای اصلی شرکت یا سازمان خود، لحظه بسیار دقیق و هیجان انگیزی خواهد بود که اقامت خود را در یک هتل یا هتل تأیید کنید تا پولی که به سختی به دست آورده اید را بازگردانید. برای اینکه حسابدار "دفتر" شما آرام بخوابد و اعصاب شما سالم باشد، به شما توصیه می کنم کاملاً برای گزارش آماده شوید.

برای شروع، حتی قبل از عزیمت به یک شهر در یک سفر کاری، به شما توصیه می کنم وکالتنامه و گواهی نامه مورد نیاز را از بخش حسابداری در مورد صدور فاکتور یا گواهی کار در سیستم مالیاتی ساده در دستان خود دریافت کنید. . مراقب باشید، بهتر است همه چیز را در محل بررسی کنید تا اینکه بعداً ادعای خود را ثابت کنید.

وکالتنامه باید به نام شما تنظیم شده باشد (بدون اشتباه و غلط چاپی) حتما درج شود

نام کامل شرکت
آدرس حقوقی (فهرست مورد نیاز، شهر، خیابان، خانه).
TIN و KPP شرکت.
خب حالا بریم هنگام ثبت نام یا ثبت نام در هتل، باید رسید یا توافق نامه ای با اطلاعات دقیق به شما داده شود:
نام هتل؛
نام کامل مهمان، بنابراین، شما؛
شماره اتاق یا تخت در اتاق ( توضیح کوتاه"سوئیت، سوئیت جونیور، اکونومی، تخت)
هزینه یک اتاق یا تخت در آن؛

طبیعتاً همه چیز بدون اشتباه و اشتباه است. و در هنگام خروج فراموش نکنید که دریافت کنید:

1. چک صندوقدار.
2. فاکتور، همیشه با مهر زنده از هتل.
3. فاکتور فاکتور.
به شرطی که در هتلی زندگی کرده باشید که با مالیات بر ارزش افزوده کار می کند.
هنگامی که هتل بر اساس سیستم مالیاتی ساده (بدون احتساب مالیات بر ارزش افزوده) کار می کند، باید گواهی تأیید کار در سیستم مالیاتی ساده (به درخواست بخش حسابداری و در صورت داشتن وکالتنامه ای که با خود آورده اید) ارائه دهید. شما).

همچنین می توانید اقامت در هتل خود را تایید کنید
عمل کار
قرارداد خدمات
لیست قیمت خدمات هتل

اگر هتل صندوق نقدی ندارد، به جای چک، باید یک فرم پاسخگویی دقیق با جزئیات مورد نیاز به شما داده شود:

آدرس دستگاه اجرایی فعلی شخص حقوقی چهره ها،
شماره شش رقمی و سری سند،
TIN مالیات دهندگان اختصاص یافته به سازمان ( شخص کارآفرین) که سند را صادر کرده است.

شرکت های خارجی اسناد را صادر می کنند: فاکتور یا "PRO-FORMA-INVOICE"، در زبان روسی این همان حساب است. کارهای انجام شده در صورت درخواست (وکالتنامه) بدون محدودیت در دسترس است. حتماً این قانون را تهیه کنید تا بعداً کنترل ارزی بانک که طبق این قانون الزامی است (اشاره به قانون ارز) از آنجایی که حساب برای آنها سند نیست، به شما «چسب» نکند.

بنابراین، به طور خلاصه.

برای گزارش وجوه سفر، کارمند باید مدارک زیر را به بخش حسابداری ارائه کند:

1. چک صندوقدار یا شکل گزارش دقیق.
2. فاکتور تایید شده توسط مهر هتل.
3. فاکتور (اگر با مالیات بر ارزش افزوده کار می کنند) یا گواهی تأیید کار در سیستم مالیاتی ساده
4. عمل انجام کار (اگر هتل خارجی) یا به میل
5. لیست قیمت خدمات هتل (اختیاری)
6. قرارداد برای ارائه خدمات (در صورت امکان).

اگر بخش حسابداری درخواستی در این مورد داشته باشد، هتل موظف به ارائه آن است. و آنها دوست دارند از طرق مختلف یک حسابدار درخواست کنند:
اما اغلب یک تماس تلفنی است،
برای تایید صحت اسناد، حسابدار با شماره مندرج در فاکتور با هتل تماس می گیرد. و ثبت کننده صحت اطلاعات را بررسی می کند و به او می گوید کارمند کجا و کی توقف کرده است.

برای رزرو مستقیم اتاق هتل از طریق هتل و درخواست تایید رزرو از طریق فکس یا ایمیل به سفارت بریتانیا، لطفا به شرح زیر با هتل مکاتبه کنید:

آقا / خانم عزیز

من می خواهم یک اتاق دو نفره / یک نفره با هتل شما برای 2 نفر (2 نفر) رزرو کنم.
تاریخ ورود اینجاست ما تاریخ ورود را می نویسیم،

تاریخ حرکت در اینجا (لطفاً صبحانه را در نظر بگیرید)

لطفاً رزرو من را از طریق فکس / ایمیل تأیید کنید: در اینجا شماره فکس یا ایمیل شما را بیان می کنیم

چنین تأییدیه ای از رزرو انجام شده الزامی برای پردازش ویزا در سفارت است.

ارادتمند شما،

نامه اصلی به زبان روسی:

آقایان عزیز!

من می خواهم (دوست دارم) یک اتاق یک نفره / دو نفره در هتل شما برای دو نفر رزرو کنم.

تاریخ ورود …

حرکت ... (شامل صبحانه)

لطفا سفارش من را با فکس / ایمیل تایید کنید:…

این مورد برای سفارت ... در ...

بهترین آرزوها،

و در اینجا یک نمونه نامه با درخواست ارسال تأییدیه رزرو است که با استفاده از وب سایت Booking.com انجام شده است:

آقا / خانم عزیز

من یک اتاق در هتل شما از طریق booking.com برای تعیین نام و نام خانوادگی نفر اول و مشخص کردن نام و نام خانوادگی نفر دوم از تاریخ ورود تا تاریخ عزیمت رزرو کرده ام. آیا می توانید، لطفاً تأییدیه رزرو من را با مهر و امضا با فکس برای من ارسال کنید. شماره فکس خود را مشخص کنید؟ من باید این تاییدیه را به دپارتمان کنسولی ارائه کنم. از کشور سفارت که ویزا را صادر می کند مشخص کنید. لطفاً 2 نام هر دو را در تأیید این رزرو مشخص کنید: نام و نام خانوادگی 2 نفر را مشخص کنید.

ارادتمند شما

امضا می گذاریم (نام و نام خانوادگی)

نمونه دیگری با درخواست اتاق های خالی و نرخ آنها:

آیا جایی برای شرط بندی یک شبه دارید. تاریخ ورود و خروج را برای 2 نفر مشخص کنید؟

قیمت اتاق (همه اتاق های شما زیبا هستند) با تخت دو نفره و حمام چقدر است؟

امضا می گذاریم (نام و نام خانوادگی)

و اگر به تخفیف در اتاق هتل نیاز دارید، در صورتی که نرخ های ویژه برای تاریخ های مورد نیاز اعمال نمی شود، در اینجا یک نمونه نامه آورده شده است:

دیدم پیشنهادات ویژه داری شاید بتوانید قیمت خوبی را به ما پیشنهاد دهید؟

همچنین اگر می توانید قیمت 3 شب را بین تاریخ ورود و خروج مشخص کنید.

خوشحال میشم پیش پرداخت کنم)

امضا می گذاریم (نام و نام خانوادگی)

خوب، اگر هتل قیمت های ویژه ای ندارد، اما شما تخفیف می خواهید، پس می توانید این را بنویسید:

من و شوهرم به دنبال محل مناسبی برای اقامت در شب هستیم 2 شرط بندی تاریخ ورود و خروج را برای 2 نفر مشخص کنید؟ آیا پیشنهادات ویژه ای دارید؟ شاید بتوانید قیمت خوبی را به ما پیشنهاد دهید؟

رزرو تاییدیه

تأییدیه رزرو- آی تی رزرو با اعلان ویژه ای که هتل برای مشتری ارسال می کند تأیید شده است.بسته به در دسترس بودن اتاق ها، هتل رزرو می کند و تاییدیه رزرو را ارسال می کند که حاوی اطلاعاتی در مورد نام مهمان، مدت اقامت، طبقه بندی اتاق، قیمت و خدمات اضافیکه می توان از قبل رزرو کرد (مثلا هزینه ترانسفر، صبحانه و غیره). متن تاییدیه رزرو باید روی سربرگ برای مشتری ارسال شود که شماره تایید سفارش، موقعیت و نام مسئول دپارتمان رزرو و همچنین سایر مشخصات هتل را نشان می دهد. تایید لازم است تا هتل همیشه ثابت کند که مشتری از شرایط رزرو در این هتل مطلع شده است.

معمولا اتاق خاصی رزرو نمی شود، بلکه فقط طبقه بندی اتاق رزرو می شود (مثلاً اتاق یک نفره، سوئیت، آپارتمان و ...) اما اگر یک مهمان، به خصوص از بین مشتریان عادی یا VIP، اتاق خاصی را ترجیح دهد. ، سپس آرزوی او معمولاً در نظر گرفته می شود. در این صورت در صورت امکان باید شماره دلخواه را در اختیار مشتری قرار دهید.

هتل‌ها ممکن است سیاست‌های قیمت‌گذاری و رویه تأیید رزرو را در طول کار تغییر دهند. نرخ های رسمی منتشر شده برای اقامت را می توان بدون اطلاع مشتری تغییر داد، با این حال، نرخ اتاق ذکر شده در تأییدیه رزرو قابل تغییر نیست. هتل باید حداقل 30 روز تقویمی قبل از تاریخ معرفی، تغییرات در نرخ خدمات اقامتی ارائه شده را به اطلاع مشتریان خود برساند.

شرایط رزرو هتل به هتل دیگر متفاوت است. به منظور جلوگیری از سوء تفاهم، مشتریان باید هنگام تماس با هتل، آنها را با جزئیات توضیح دهند.

ارسال فرم تأیید رزرو حاوی تصمیمات خدمات، یادداشت ها، امضای کارکنان بخش رزرو یا خدمات فروش به آدرس شرکت مشتری اکیداً ممنوع است.

مشتریانی که می خواهند اتاق به طور ویژه برای تحویل گرفتن آماده شود باید موارد زیر را اطلاع دهند: روش پرداخت، نام مهمان، نام و آدرس شخصی که هزینه خدمات اضافی را پرداخت می کند، توصیف همراه با جزئیاتلازم است: اگر هدایایی - چه نوع، اگر به کارت پستال نیاز دارید - چه محتوا و غیره.

تمام درخواست های اضافی باید در فرم مخصوص وارد شده و هزینه پرداخت شود.

روند رسیدگی به نامه - درخواست اقامت و صدور تاییدیه رزرو به شرح زیر است.

1. پس از دریافت نامه - درخواست برای اسکان، کارمند بخش رزرو فرم مناسب را پر می کند. (بازیابی جدید)یا مهمترین داده ها را از نامه وارد می کند - یک برنامه کاربردی برای قرار دادن در مجله رزرو اتاق. سپس ثبت می کند این نرم افزاردر سامانه رزرواسیون الکترونیکی هتل قرار می گیرد و آن را اختصاص می دهد شماره سریال... تمامی رزروها باید ظرف 1-2 ساعت وارد سیستم کامپیوتری شوند.

بر اساس اطلاعات وارد شده، برنامه چشم انداز بارگیری هتل شکل می گیرد. هنگام ثبت درخواست رزرو باید به نوع رزرو و نحوه پرداخت توجه ویژه ای داشت. در صورت رزرو تضمینی، درخواست باید حاوی جزئیات اسناد پرداخت باشد و در صورت عدم حضور مهمان یا تاخیر مشتری در انصراف از رزرو، ضمانت دریافت پرداخت برای اتاق باشد (شماره کارت اعتباریشماره حواله مشتری یا بانکی). هرچه اطلاعات بیشتری در سامانه رزرواسیون الکترونیکی وارد شود، روند تسویه حساب و بررسی مشتریان بهتر و سریعتر خواهد بود.

2. یک کارمند بخش رزرو تأییدیه رزرو را تهیه می کند که در آن تمام داده های لازم وارد می شود. شماره تأیید (شماره تایید)همان شماره ای خواهد بود که درخواست اقامت در آن ثبت شده است. به طور معمول، هتل ها از قبل فرم های تأیید رزرو را دارند. آنها می توانند فرم هایی باشند که هم در سیستم رزرو الکترونیکی تعبیه شده اند و هم با روش چاپی چاپ شوند. تأیید رزرو باید به همان زبانی باشد که درخواست اقامت به آن ارائه شده است. زبان‌های اصلی مورد استفاده در مکاتبات تجاری هنگام رزرو اتاق در هتل‌های روسیه، روسی، انگلیسی، آلمانی، تا حدی کمتر - فرانسوی، اسپانیایی و سایر زبان‌ها هستند. متن تاییدیه رزرو بستگی زیادی به نوع رزرو دارد. با رزرو تضمینی، مدت انتظار مهمان مشخص می شود و پس از آن در صورت لغو دیرهنگام سفارش اقامت یا عدم رسیدن به هتل، جریمه هایی اعمال می شود. برای رزروهای غیر تضمینی، مدت زمانی که میهمان می تواند انتظار دریافت اتاقی که رزرو کرده است را داشته باشد، مشخص شده است. به طور معمول، متن تأیید رزرو با تشکر از انتخاب شروع می شود از این هتل... متون تایید می تواند بر اساس گزینه های زیر باشد:

متون زیر را می توان مبنای تایید شرایط و ترتیب رزرو به زبان انگلیسی قرار داد:

اولین تایید در مورد رزروی است که هنوز تضمین نشده است. در دوم - در مورد رزرو تضمینی.

علاوه بر شرایط و ترتیب رزرو در متن‌های تاییدیه، مهمانان می‌توانند از مراحل پشتیبانی ویزا، شرایط غذا، ترانسفر، زمان ورود و خروج در هتل مطلع شوند و همچنین پاسخگوی هر گونه سوال مورد علاقه مشتریان

• 3. یک کارمند بخش رزرو تأییدیه رزرو را به شماره فکس ذکر شده در نامه ارسال می کند - درخواستی برای اقامت از یک شرکت، شرکت یا فرد. کارمند باید اطمینان حاصل کند که تأییدیه رزرو توسط مخاطب به طور کامل و بدون تحریف دریافت شده است. تأیید دریافت موفقیت آمیز پیام در این مورد، پاسخ "OK" در فرم-گزارش ویژه خواهد بود. (قبض کنترل انتقال)،با فکس ارسال شد اگر یک پیام نامشخص (متن تار یا ناخوانا) دریافت کردید، فکس پاسخ خواهد داد خطایا وضعیت خط بد(پاسخ های فکس بسته به دستگاه متفاوت است و ممکن است متفاوت باشد.)
• 4. کلیه نامه های ثبت شده - درخواست های اقامت، تاییدیه رزرو برای این برنامه ها و تاییدیه مثبت دریافت فکس توسط مخاطب بر اساس تاریخ ورود مرتب شده و تا رسیدن مهمان به هتل در قسمت رزرواسیون ذخیره می شود. این برای روشن شدن جزئیات محل اقامت در بدو ورود ضروری است. بعد از رفتن میهمانان اینها

برنج. 10.

اسناد به آرشیو هتل منتقل می شود. این امر در صورت روشن شدن هر گونه جزئیات در مورد محل سکونت قبلی مشتری ضروری است.

گاهی اوقات تغییراتی در رزرو ایجاد می شود. مشتریان سفارش را به طور کامل لغو نمی کنند، بلکه فقط تا حدی شرایط را تغییر می دهند. این اول از همه به مدت اقامت، تعداد افراد، طبقه بندی اتاق، خواسته های ویژه مهمانان مربوط می شود. چنین تغییراتی توسط کارکنان بخش رزرو در یک فرم خاص ثبت می شود یا یادداشت هایی در ثبت نام درخواست های اقامت درج می شود.

تمامی تغییرات در رزرو باید در سیستم کامپیوتری نیز انجام شود.

در صورت امکان تغییرات، مسئول رزرو تغییراتی را در تاییدیه موجود ایجاد می کند، جزئیات رزرو فردی را تصحیح می کند و یک فکس با ذکر "تأیید مجدد" به آدرس مشتری ارسال می کند. (تأیید مجدد رزرو).در شکل 10 یک متن نمونه برای تأیید مجدد رزرو ارائه می دهد.

رزروها باید در مورد تغییرات بخش هایی که تحت تأثیر این تغییر قرار می گیرند، آگاه شوند. اگر به دلیل اشغال بودن هتل در تاریخ های درخواستی امکان تغییر رزرو وجود ندارد، باید شماره های جایگزین و دسته اتاق را به مشتری ارائه دهید و همچنین بپرسید که آیا می خواهد در لیست انتظار قرار گیرد یا خیر. برگه های انتظار

برنج. یازده

دانمارک روزانه چک می شود. در صورت تخلیه اتاق ها، بخش رزرواسیون با مشتریان لیست انتظار تماس می گیرد. اولویت توسط مدیر بخش تعیین می شود. در شکل 11 نمونه فرم تغییر رزرو را ارائه می دهد.

اگر رزرو به هر دلیلی غیرممکن باشد، بخش رزرو یک امتناع رسمی از اسکان ارسال می کند، حاوی عذرخواهی، دلیل امتناع، از دوره بهبود وضعیت با اتاق های رایگان اطلاع می دهد و برای همکاری بیشتر ابراز امیدواری می کند. متن چنین امتناع ممکن است به این صورت باشد:

نمونه هایی از متون امتناع به زبان انگلیسی در زیر آورده شده است.