U ovoj bilješci što detaljnije opisuje postupak pribavljanja dokumenata koji potvrđuju boravak od hotela, a koji su potrebni za podnošenje konzulatu prilikom podnošenja zahtjeva za schengensku vizu.

Ponekad se nazivaju i riječju "vaučer" (iako to nije sasvim točno, vaučer je potvrda, jamstvo). A dokument za konzulat se zove "potvrda smještaja". Ali možete to nazvati i vaučerom...

Prilikom dobivanja schengenske vize potreban je dokaz o prebivalištu na svaki dan planirano razdoblje boravka na teritoriju zemalja Schengena.
Nema opcija ili iznimaka.

Ako govorimo o dobivanju vize za više ulazaka, tada dokumenti moraju potvrditi boravak za svaki dan boravka u prvom putovati s ovom vizom.

Potvrda prebivališta može biti i pozivnica (od prijatelja, rodbine ili organizacije), te neki drugi dokumenti, ali ovdje se detaljno razmatra proces rada s osobljem hotela (i drugih objekata), po primitku dokumenata koji potvrđuju prebivalište od ih.

Isto tako odmah napominjem da ne postoji "poziv iz hotela (hotela)".

Hotel vam ne može poslati pozivnicu (mogu vaši prijatelji ili rođaci). Ali hotel može potvrditi da je vaš boravak osiguran (plaćen).

Ovaj dokument primljen od hotela (ili nekoliko, ovisno o planu putovanja), a za konzulat će biti dokument koji potvrđuje vaš smještaj tijekom putovanja.

Općenite točke prilikom traženja dokumenata koji potvrđuju prebivalište

Dobivanje dokumenata koji potvrđuju prebivalište je najzahtjevniji (ali i najzanimljiviji) trenutak u cjelokupnom procesu pripreme dokumenata za dobivanje vize.

Pritom ćete morati komunicirati e-mailom, skypeom, a ponekad i telefonom (mogu nazvati iz baltičkih država, zvali su me nekako) s osobljem hotela u kojima planirate odsjesti tijekom putovanja.

Ponekad će osoblje morati objasniti što želite od njih, ili dati hotelu dodatne podatke potrebne za izradu traženog dokumenta.

Općenito, ne morate biti sramežljivi, uplašeni ili zabrinuti. Osoblje hotela je uvijek spremno izaći u susret na pola puta, te će nastojati pomoći u svakom pogledu. Uostalom, klijent je (gotovo) uvijek u pravu.

Hoće li se pojaviti problemi i pitanja prilikom dobivanja ovih dokumenata uvelike će ovisiti o hotelu u kojem ste odabrali odsjesti tijekom svog putovanja.

Rad s hotelima u pitanjima vezanim uz pribavljanje dokumenata koji potvrđuju prebivalište - uvijek je individualno.

Nema dva ista hotela po ovom pitanju. Koliko god imaš sreće. Ako nešto pođe po zlu, samo otkažite svoju rezervaciju u ovom hotelu i potražite nekoga tko će vas razumjeti ili čiji će vam uvjeti više odgovarati.

U velikim ili lančanim hotelima, u pravilu, nema problema s izdavanjem dokumenata koji potvrđuju prebivalište. Najvjerojatnije se njihovo osoblje već susrelo s takvim problemom (tj. niste prvi kojima je potreban dokaz o prebivalištu za dobivanje vize).

A ako se osoblje nije susrelo s ovim problemom, onda je često taj trenutak naveden u opisu posla, a zaposlenik ih uvijek može pogledati kako bi saznao što mu je potrebno da bi vam izdao takav dokument.

S druge strane, teže je pregovarati o uvjetima plaćanja (osiguranje jamstava plaćanja) s velikim hotelima, jer će, kako piše u njihovim uputama, tako i biti (osoblje ne može kršiti upute, nemaju sloboda manevra).

U srednjim i malim hotelima, zahtjev za dostavu dokumenata koji potvrđuju smještaj u ovom hotelu za podnošenje konzulatu, najvjerojatnije će izazvati uzbunu među osobljem i puno dodatnih pitanja.

Vrlo je moguće da se osoblje malog hotela (a to često i vlasnik hotela i članovi njegove obitelji) jednostavno nikada nije suočilo s takvim zahtjevom i nema pojma o čemu se radi. U tom slučaju, morat će detaljno objasniti što vam konkretno treba od njih.

Ali s malim hotelima lijepo je pregovarati o uvjetima plaćanja, odnosno garancijama. Lakše im je izaći u susret (primjerice, napišu da je "plaćanje zagarantirano"), ne zahtijevajući ništa od vas i ne postavljajući vam nikakve dodatne uvjete. Ovo je vrijedno.

Kako i kada tražiti od hotela dokaz o prebivalištu

Hotele za odmor možete rezervirati najmanje šest mjeseci prije putovanja, ili čak i ranije (npr. rezerviram hotele za odmor u kolovozu, u studenom prethodne godine).

Prije podnošenja zahtjeva za vizu potrebno je zatražiti dokumente koji potvrđuju prebivalište. Sam proces dobivanja potvrde traje od jednog dana do jednog tjedna (ovo je najgori slučaj).

Ali obično traje jedan do dva dana. Ovisi o učinkovitosti hotelskog osoblja. Dokumenti se traže (i primaju) e-poštom.

Kako se godišnji odmor bliži (kada ste sigurni da se vaši planovi nisu promijenili, a otići ćete na odmor prema planu), prije podnošenja zahtjeva za vizu, kontaktirajte hotel i pišite im na Engleski jeziku, zahtjev da Vam pošalju potvrdu o Vašem smještaju i uplati (jamstva plaćanja) za hotelsku sobu, na memorandumu hotela.

E-mail adresa hotela bit će navedena na potvrdi rezervacije sobe koju šalje elektronički sustav rezervacije. Ili, hotel se može kontaktirati izravno putem web stranice sustava za rezervacije. Obje opcije su ekvivalentne.

Na memorandumu treba navesti "koordinate" hotela, u smislu - adresa, broj telefona i drugi kontakt podaci. Ako u hotelu nema memoranduma (to je obično problem malih hotela), neka ispišu sve te podatke zasebno.

U zahtjevu se također navodi da je ova potvrda potrebna za podnošenje konzulatu radi dobivanja schengenske vize. (Pogledajte dolje za uzorak zahtjeva.)

Također, odmah zatražite da tekst potvrde bude napisan na engleskom (po mogućnosti) jeziku i da sadržiprezimena i imena od svega gostiju, datume rezervacije i iznos akontacije, ili napominjemo da je plaćanje za boravak zajamčeno.

U slučaju da je hotel plaćen odmah po rezervaciji, onda je situacija još jednostavnija. Samo trebate zamoliti hotelsku administraciju da pošalje dokument koji potvrđuje činjenicu da ste platili boravak u ovom hotelu (uzorak teksta zahtjeva također je dat u nastavku).

Nakon zaprimanja zahtjeva da hotel dostavi dokumente koji potvrđuju smještaj, reakcija hotela će svaki put biti različita (ovisno o zemlji i veličini hotela).

Osoblje hotela u kojem ima predstavu o čemu se radi, kao odgovor na takav zahtjev, odmah će vas (doslovno u roku od sat vremena) pitati da li zaista pristajete na plaćanje unaprijed (ako nije ranije izvršeno ), te će vam dati podatke za dovršetak plaćanja.

Ili će tražiti dopuštenje da otpiše novac kao plaćanje s vaše kartice (imaju broj kartice, vi ga naznačite prilikom rezervacije).

Po potrebi (ovisno o državi i internim propisima hotela) osoblje će zatražiti Dodatne informacije potrebno za sastavljanje traženog dokumenta.

S velikim hotelima u pravilu nema problema. Nakon uplate, dokumenti koji potvrđuju smještaj bit će u vašim rukama za 1-2 sata (do kraja dana - maksimalno) i morate ih samo isprintati.

Ali u malim hotelima, pansionima, apartmanima vlasnici često nisu ni čuli za bilo kakve zahtjeve (ovo je moje osobno mišljenje, koje sam napravio na temelju komunikacije s osobljem takvih hotela na ovu temu).

Stoga im zahtjev za dostavom dokumenata može izazvati mnoga pitanja. U tom slučaju od vas će se tražiti da im objasnite što (i u kojem obliku) želite od njih.

Ponekad je teško, ali sasvim moguće. Na kraju su zainteresirani za vaš dolazak, pa se nastoje naći na pola puta.

IZ OSOBNOG ISKUSTVA: KAO I KOD MALIH HOTELA

Kao odgovor na moj zahtjev za potvrdu prebivališta, vlasnik malog hotela u blizini Wroclawa u Poljskoj je jednostavno napisao:

“Dzień Dobri! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem, Ariel "

("Dobar dan! Potvrda rezervacije. Srdačan pozdrav, Ariel")

Pa, to je bila njezina ideja o tome kako izgleda dokaz o prebivalištu. Trebalo joj je jako puno vremena da objasni što sam dobio nju konkretno, potrebno je, štoviše, objasniti, doslovno na prstima (pošto ona nije govorila engleski, a na poljskom sam slab).

Na kraju sam pljunuo i napravio sam za njega potrebna potvrda (koju sam i sam napravio posebno za ovaj slučaj, kao poklon hotelu), i poslao je tamo.

Tamo ga je domaćica isprintala, pečatirala hotel i potpisala, skenirala i poslala natrag meni. Nakon toga sam se zakleo da ću odsjesti u malim hotelima, u slučaju da mi treba potvrda o prebivalištu od njih.

Ako vam ne trebaju dokumenti iz malih hotela, slobodno odsjednite u njima, ja to radim sam. To je i jeftinije (u pravilu) i ugodnije.

Ali s velikim hotelima to se nikada nije dogodilo. Oni traže podatke koji su im potrebni za sastavljanje dokumenta, traže plaćanje i šalju dokument sljedeći (ili isti) dan nakon što je uplata prošla.

Ali, ponavljam, ovaj trenutak je strogo individualan od zemlje do zemlje i od hotela do hotela. Ovdje ne postoji jedinstveni sustav, a svaki slučaj je jedinstven – čim stignete.

Na temelju gore navedenog, poželjno je da zahtjev za potvrdu smještaja u hotelu (ili hotelima) ne odgađate do posljednjeg dana, ali da to učini tjedan-dva prije planiranog slanja dokumenata u konzulat.

KAKO RAZLIČITI VELIKI HOTEL OD MALOG

Dva su kriterija: ukupan broj soba u hotelu (često se može vidjeti na web stranici rezervacijskog sustava) i način rada recepcije.

Ako prijava u hotel radi 24 sata, a broj soba u hotelu je 50-60 ili više, onda se ne mogu očekivati ​​problemi s dobivanjem potvrde rezervacije - ovo je veliki hotel, a njegovo osoblje je spremni za takve situacije.

Ako je broj soba u hotelu od 20-30 do 50-60 - ovo je prosječan hotel, ne bi trebalo biti posebnih problema s dobivanjem dokumenata od njega (ali to već "ne bi trebalo biti").

Ali ako u hotelu po izboru ima samo 5-15 soba, a prijavni pult u njemu radi samo danju, onda tamo možete očekivati ​​sve (problemi s dobivanjem potvrde o prebivalištu, mislim).

Isto vrijedi i za apartmane (stanove) i pansione. Njihovi vlasnici, u pravilu, nemaju pojma o čemu se radi kada im se traže dokumenti koji potvrđuju prebivalište.

Morat će vam detaljno objasniti što želite od njih. Ponekad je lakše sve učiniti sami (kao što je opisano u gornjem primjeru) i jednostavno im poslati dokument na odobrenje.

Na kojem jeziku podnijeti zahtjev za dostavu dokumenata koji potvrđuju prebivalište

Zahtjev hotelu za pribavljanje dokumenata koji potvrđuju smještaj mora se izvršiti bilo na Engleski jezik, ili na jeziku zemlje u kojoj se hotel nalazi.

Općenito, ako su vam potrebni dokumenti iz hotela, bolje je odmah (čak i u fazi planiranja putovanja) odabrati hotel čije osoblje govori engleski.

Jezici kojima govori hotelsko osoblje mogu se pronaći na web stranici rezervacijskog sustava (pristojni sustavi pružaju takve informacije, između ostalog).

Kako engleski govorim manje-više izrazito, za smještaj uvijek biram hotele u kojima osoblje govori i engleski (tamo je lakše živjeti, iako ima koga pitati ako se nešto dogodi).

U principu, ako je hotel dovoljno velik, ili umrežen, onda, u pravilu, tamošnje osoblje govori engleski na nekoj prihvatljivoj razini (čak i u takvim "kolektivima" kao što su Rumunjska ili Albanija).

U malim hotelima (u bilo kojoj zemlji) možete se suočiti sa situacijom kada hotelsko osoblje govori samo jezik svoje zemlje. (Tako je, inače, bio slučaj s vlasnikom hotela u Poljskoj za kojeg sam i sam napravio potvrdu o prebivalištu).

Stoga, prilikom odabira hotela, obratite pozornost na to koje jezike govori osoblje ustanove. Kad god je moguće, birajte hotele u kojima se koristi engleski (osim ako, naravno, ne govorite francuski, njemački ili neki drugi jezik – prema tome, one hotele u kojima se koristi ovaj jezik). Tako će vam biti prikladnije, nedvosmisleno.

Koliko je potrebno dokaza o prebivalištu

Trebam li za svakog sudionika putovanja dostaviti dokaz o prebivalištu ili je dovoljan jedan dokument?

Dovoljno je doći iz hotela jedna stvar dokaz o prebivalištu. Glavna stvar je da navodisvisudionika nadolazećeg putovanja (uključujući i najmanju djecu).

Dovoljan je jedan papir(jedan dokument) od svakog hotela duž rute putovanja.
Glavna stvar je da su svi sudionici putovanja navedeni (naznačeni).

Za svakog sudionika putovanja, uz njegovo prezime i ime, u potvrdi mora biti naveden (najmanje) broj njegove putovnice, te državljanstvo - t.j. podatke koji konzulatu omogućuju jedinstvenu identifikaciju te osobe.

Također, na potvrdi moraju biti navedeni datumi planiranog boravka, podaci o plaćanju (ili jamstva plaćanja), te mora biti ovjerena pečatom hotela i potpisana od strane menadžera. Potvrda o uplati nije obavezna. Ako je pričvršćeno, bit će dobro. Ne – nema problema, tako će ići.

Zahtjev od hotela za pribavljanje dokumenata koji potvrđuju smještaj u njemu

Ovaj odjeljak daje približan uzorak zahtjeva hotelu za primanje dokumenata koji potvrđuju smještaj u njemu. Podsjećam da se zahtjev mora podnijeti na engleskom, odnosno na nacionalnom jeziku zemlje u kojoj se hotel nalazi.

U baltičkim hotelima možete pokušati pisati na ruskom. Odgovaraju, doduše, na engleskom (nemaju rusku tipkovnicu), ali odgovaraju.

Sadržaj zahtjeva za dokumente koji potvrđuju prebivalište

Tekst zahtjeva za dokumente koji potvrđuju smještaj, koji ste poslali u hotel, trebao bi biti otprilike kao dolje (na engleskom - samo malo niže).

Ako je hotel rezerviran, ali nije plaćen:

"Dobar dan!

Rezervirao sam sobu u vašem hotelu putem rezervacijskog sustava "Booking.com", broj rezervacije 123456, datumi boravka od… do….

Molim Vas da mi pošaljete potvrdu o smještaju u Vaš hotel, koja mi je potrebna za dobivanje schengenske vize.

U potvrdi navedite imena i brojeve putovnica gostiju [ovdje trebate dati popis imena sudionika putovanja s brojevima stranih putovnica], datume boravka, kao i podatke o plaćanju za broj (jamstva plaćanja).

Ako je potrebno, spreman sam uplatiti akontaciju, ili Vam dati jamstva plaćanja. Molimo ispunite dokument na memorandumu vašeg hotela.

S poštovanjem, Imyarek."

Ako je hotelska soba odmah plaćena(prilikom rezervacije), ipak je lakše. Samo trebate zatražiti od uprave dokumente koji potvrđuju činjenicu plaćanja hotela za te i takve datume, te za takve i takve (puno ime) stanovnike.

Primjer teksta zahtjeva bit će sljedeći:

"Dobar dan!

Rezervirao sam i platio sobu u vašem hotelu putem rezervacijskog sustava "Booking.com", broj rezervacije 123456, datumi boravka od… do….

Molim Vas da mi pošaljete dokument koji potvrđuje činjenicu plaćanja sobe u Vašem hotelu(potvrda o smještaju)koji mi je potreban da dobijem schengensku vizu.

U potvrdi navedite nazive i brojeve putovnica gostiju [ovdje trebate dati popis imena sudionika putovanja s brojevima stranih putovnica], datume boravka, kao i podatke o plaćanje hotela.

Molim Vas da dokument sastavite na memorandumu Vašeg hotela, te priložite potvrdu o uplati (ako je moguće).

S poštovanjem, Imyarek."

Ovaj zahtjev šaljete na e-mail adresu hotela i čekate reakciju njegovih djelatnika. Odgovorit će vam bez greške, ali što će odgovoriti nemoguće je unaprijed predvidjeti.

Primjer teksta zahtjeva na engleskom jeziku dat je u nastavku.

Tekst zahtjeva za dokumente koji potvrđuju smještaj u hotelu, na engleskom jeziku

Ako ne govorite engleski, samo kopirajte tekst zahtjeva za potvrdu prebivališta koji se nalazi ispod i pošaljite ga na adresu hotela na ruti kojom putujete, preliminarno ispravljanje podataka sami:

AKO HOTEL NIJE PLAĆEN PRILIKOM REZERVACIJE

Ovdje je situacija malo kompliciranija: trebali bismo (po mogućnosti) nagovoriti hotel da ne plati odmah (odjednom im neće biti izdana viza), nego ga "natjerati" da donese odluku da "zamrzne" sredstva na našem računa, a da ih zapravo ne otpišemo.

U tom slučaju hotel će u potvrdi napisati "Plaćanje zajamčeno", što će odgovarati i nama i konzulatu. A izračun će biti već na mjestu, po dolasku.

Hoteli to ponekad rade (iz nekog razloga često vole biti plaćeni u gotovini), ali ne uvijek i ne svi. Ipak, možete pokušati.

Da biste razumjeli što je dolje rečeno, prvo samo pročitajte tekst pomoću google prevoditelja (samo kliknite na link, prijevod teksta ispod će se odmah otvoriti u novom prozoru), tamo možete to odmah popraviti"Za sebe" i odatle kopirajte i zalijepite u svoje pismo.

Dobar dan!

Rezervirao sam sobu u vašem hotelu preko "Booking.com" (br. 000.000.000), dolazak 25.05.2018, odlazak 10.06.2018.

Moram dobiti potvrdu o hotel boravak (potvrda o smještaju). Ovaj dokument mi je neophodan za podnošenje zahtjeva konzulatu Latvije za dobivanje schengenske vize.

Spreman sam platiti unaprijed do 100%, ako je potrebno, ili Vam garantirati plaćanje.

Ako je to prihvatljivo, možete jednostavno zadržati traženi iznos na mojoj bankovnoj kartici, ako je to prikladno kao jamstvo plaćanja.

Potvrda smještaja mora sadržavati najmanje sljedeće podatke za konzulat: datume dolaska i odlaska, imena gostiju, kao i podatke o plaćanju (ili o jamstvu plaćanja).

Molimo da ovu potvrdu napravite na engleskom i na zaglavlju vašeg hotela, ako je moguće.

Informacije o gostima:

Gost broj 1: Ivan Ivanov. Država: Rusija, grad: Orenburg. Putovnica 00No0000000

Gost broj 2: Tatjana Ivanova. Država: Rusija, grad: Orenburg. Putovnica 00No0000000

Ako trebate više detalja, pišite mi i dat ću vam sve potrebne informacije.

Unaprijed puno hvala.

Uz sve najbolje, Ivan Ivanov.

Pa, ako opcija s jamstvom plaćanja ne funkcionira (o tome će vas obavijestiti hotel), onda dobro ... morat ćete platiti smještaj. Ali barem smo pokušali. Zatim samo plaćamo i čekamo dokument koji potvrđuje uplatu.

AKO JE HOTEL UNAPREĐEN PLAĆEN

Ako ste hotel već platili u fazi rezervacije, onda je situacija krajnje pojednostavljena. Ne moramo tražiti opcije plaćanja, dogovarati uvjete plaćanja unaprijed i radnje u slučaju otkazivanja rezervacije itd.

Samo trebamo zatražiti dokumente koji potvrđuju činjenicu plaćanja za hotel. ALI to ne bi trebao biti samo ček plaćanja, već potpuni papir, u kojem su navedeni podaci svih osoba koje izvode putovanje (ono što je gore spomenuto).

Ali sama provjera jednostavno nije baš potrebna. Dovoljan je potpis upravitelja i pečat hotela na zaglavlju.

U tom slučaju možete koristiti otprilike sljedeću varijantu kontaktiranja hotela, koja je navedena u nastavku.

Hotel Optima, Krakov, Poljska:

Hotel "Aura", Prag, Češka Republika:

BILJEŠKA:

Pažljivo proučite dokument koji ste dobili od hotela. Provjerite datume boravka koji su tamo naznačeni, kao i imena i prezimena gostiju (napis mora odgovarati onome koji je napisan u putovnici) i ostale podatke navedene u dokumentu.

Ako je nešto pogrešno napisano (dogodi se), odmah pišite u hotel i zamolite da ispravi grešku, oni to rade bez problema.

Plaćanje hotela po primitku potvrde o prebivalištu

Kako biste od hotela dobili dokumente koji potvrđuju smještaj, u većini slučajeva morate platiti smještaj unaprijed. U nekim slučajevima to zahtijevaju konzulati, u drugima zahtjevi hotela.

Ako je plaćanje unaprijed zbog zahtjeva konzulata (kao, na primjer, kod Poljaka), to se mora izvršiti bez greške (inače, konzulat neće prihvatiti ove dokumente kao dokaz o prebivalištu).

Ako konzulat ne zahtijeva obveznu punu (100%) pretplatu hotela, tada njezin iznos u potpunosti ovisi o vašem dogovoru s hotelom. Hoteli su, nažalost, naučili iz gorkog iskustva (kada turisti rezerviraju sobe za vizu, a onda ih odmah otkažu).

Stoga neki hoteli (ne svi - ovo je individualno) inzistiraju da se nakon izdavanja dokumenata koji potvrđuju smještaj tarifa promijeni u bespovratnu, te da se u slučaju otkazivanja rezervacije cjelokupno plaćanje smještaja zadrži u cijeli ili dio (u pravilu u iznosu od jednog noćenja).

Iznos potrebne akontacije, kao i uvjeti za njezin povrat u slučaju otkazivanja rezervacije, stvar je strogo individualna za svaki hotel.

Obratite pažnju na uvjete plaćanja unaprijed i uvjete povrata ako otkažete svoju rezervaciju. U ovom trenutku morate obratiti pažnju PRIJE izvršenje plaćanja.

Općenito, kao što je gore navedeno, ovdje je sve strogo individualno. Svaki hotel sam odlučuje koje uvjete postavlja. Slažete se s njima (takvi uvjeti), ili ne, ovo je potpuno vaša odluka.

IZ OSOBNOG ISKUSTVA:

Uplata u cijelosti i bez mogućnosti povrata, bila mi je potrebna samo jednom (lanac hotela "Optima", Poljska). U principu, gotovo svi poljski hoteli zahtijevat će od vas samo 100% predujam kada je u pitanju davanje dokumenata za konzulat (za dobivanje vize).

Ali uvjeti za povrat novca u slučaju otkazivanja rezervacije - ovdje se zahtjevi razlikuju od hotela do hotela.

Prihvatljivi uvjeti Ovo (osobno) smatram kada u slučaju otkazivanja vaše rezervacije hotel tvrdi da zadržava plaćanje za jedan dan boravka. Ovo je normalna praksa.

Iako, možete pronaći Bolji uvjeti... Ovdje mališani, tzv "Obiteljski" hoteli (gdje vlasnik hotela često i sam sjedi na recepciji).

U tom slučaju on, naravno, nije vezan nikakvim internim uputama za osoblje (za razliku od osoblja velikih hotela), te je slobodan donositi odluke o mogućnostima plaćanja i uvjetima za njegov povrat.

Međutim, kao što sam gore napomenuo, rješenje ovog problema je vaše. Ako niste zadovoljni uvjetima, otkažite svoju rezervaciju i potražite drugi hotel koji će ponuditi prihvatljivije uvjete otkazivanja u slučaju potrebe. Ako ste 100% sigurni u putovanje - platite, a nemojte ni razmišljati.

Želio bih napomenuti da postoje "specijalci" koji rezerviraju hotele samo da bi dobili vizu, a nakon što je dobiju, odmah otkazuju rezervaciju. Nemoj to raditi. U svakom slučaju, do trenutka prelaska granice (tj. ulaska u Schengensko područje). Onda možeš.

Neće to biti sasvim poštena igra, ali postoje takve opcije i one se mogu (a ponekad se dogodi i treba) koristiti ako je potrebno. Ali s oprezom.

Načini dobivanja dokumenata koji potvrđuju smještaj od hotela

Dokumenti o boravku mogu se dobiti bilo koji na način prikladan za vas i za hotel. U većini slučajeva to će biti datoteka u formatu slike, ili *.pdf dokument, koji morate kvalitetno ispisati i priložiti setu dokumenata koji se šalju u konzulat.

Ali ovdje su moguće različite situacije. Primjerice, u spomenutom lancu hotela Optima s veseljem su me obavijestili da mi mogu poslati traženi dokument. samo(!) faksom i ništa drugo. (XXI stoljeće u dvorištu ...)

Štoviše, sva moja uvjeravanja nisu dovela do ničega, a ja sam ipak morao tražiti faks da dobijem ovaj dokument.

Trebam li faksom dobiti potvrdu o prebivalištu

Ovdje ću odstupiti na temu primanja dokumenata koji potvrđuju hotelski smještaj putem faksa.

Postoji mišljenje (opisano na nekim turističkim stranicama) da konzulati navodno "vole" (i gotovo traže) potvrde o smještaju od hotela koje primaju faksom, jer ih je u ovom slučaju teško krivotvoriti.

Ni u jednom iz javno objavljenih službenih dokumenata, kao i na web stranicama konzulata (a pregledao sam ih dosta) nigdje nema takvog zahtjeva (nisam ispunio).

Prije možda 10-15 godina, kada tehnologija kopiranja nije bila toliko razvijena i kada je samo nekoliko ljudi (zaposlenika hotela) moglo napraviti dokumente u *.pdf formatu, umetajući u njih i pečat hotela i potpis upravitelja, onda je ovo također je bilo relevantno...

Ali sada, kada je dovoljno pristojna kamera ugrađena u bilo koji pametni telefon, a skener je lakše pronaći nego faks... primanje dokumenata faksom je besmislica.

Stvarno znam, (na temelju osobno iskustvo) da mi je od svih potvrda o prebivalištu koje sam dobio od hotela za dobivanje vize samo jedna dostavljena putem faksa.

Ostalo mi je poslano putem e-maila u obliku dokumenata u * .pdf formatu, ili u obliku slika. I svi su postavili konzulat.

U kojem obliku konzulatu dostaviti dokumente iz hotela koji potvrđuju smještaj

U konzulatu je potrebno dostaviti dokumente koji potvrđuju prebivalište točno u onom obliku u kojem ste ih dobili od hotela. Većinu potvrda dobit ćete u * .jpeg * .jpg ili * .bmp formatu ili u * .pdf formatu.

Nakon što primite potvrdu, ispišite je dobra kvaliteta(ovo je preduvjet), u broju primjeraka prema broju podnesenih zahtjeva za vizu: jedan sudionik putovanja - jedan komplet dokumenata, te priložiti ove papire svakome paket dokumenata.

Glavna stvar je da uvjeti plaćanja budu u skladu sa zahtjevima konzulata (ako su ti zahtjevi objavljeni), a sadržaj dokumenta ispunjava zahtjeve za njega (vidi gore), t.j. tako da sadrži sve potrebne podatke o prebivalištu.

Na tome ću završiti bilješku o postupku pribavljanja dokumenata koji potvrđuju smještaj iz hotela, za predaju konzulatu radi dobivanja schengenske vize.

Nadam se da sam temu pribavljanja dokumenata od hotela do kraja razotkrio. U svakom slučaju, rekao sam sve što sam znao. Vjerujem da su navedene informacije više nego dovoljne da vas upute u dobivanju potvrde o prebivalištu od hotela, od toga kako je zatražiti, pa sve do toga kako izgleda i što je.

Često je za dobivanje turističke vize potrebno predočiti je u veleposlanstvuddokument o smještajutijekom boravka na području zemlje u koju idete. To može biti pismo iz hotela na memorandumu tvrtke, ovjereno i potpisano od strane službenika za rezervacije.

A budući da mnogi turisti ne govore strane jezike, možete koristiti primjere slova na engleskom. Imajte na umu da imena i prezimena koja navedete kao u putovnici latiničnim slovima. Napišite datume u cijelosti, npr. 12. svibnja 2016.

OPCIJA PISMA br. 1

Poštovani gospodine / gospođo,

Rezervirao sam sobu u vašem hotelu putem booking.com za ______ (napišite svoje ime i prezime) i ______ (napišite svoje ime i prezime druge osobe) od _______ (datum dolaska) do ______ (datum odlaska). Možete li mi poslati potvrdu o mojoj rezervaciji s pečatom i potpisom na faks _______ (napišite svoj broj faksa) Ovu potvrdu moram predočiti Konzularnom odjelu. od _______ (navesti državu veleposlanstva koje izdaje vize) Veleposlanstvo u _______ (upisati grad i državu u kojoj se ambasada nalazi) radi dobivanja ulaznih vize.

Molimo navedite 2 oba imena u ovoj potvrdi rezervacije:

_____________ (napišite ime i prezime dvoje ljudi).

S poštovanjem

Vaše ime i prezime

OPCIJA PISMA br. 2

A evo i uzorka pisma u kojem se od vas traži da pošaljete potvrdu rezervacije, koja je napravljena putem Booking.com-a:

Dragi Gospodine / Gospođo,

Napravio sam rezervaciju u vašem hotelu putem stranice www.booking .com:

Ime gosta: _____ (napišite svoje ime)

Vrsta sobe: _____ (napišite vrstu svoje sobe, na primjer: Apartman s dvije spavaće sobe - za 2 osobe (prednost za nepušače))

Dolazak: _____ (datum dolaska)

Polazak: _____ (datum polaska)

Ukupna cijena: ____ - € (iznos)

Možete li mi poslati potvrdu moje rezervacije (s vašim pečatom i potpisom) faksom ______ (napišite svoj broj faksa) i/ili (i/ili) e-poštom _______ (napišite svoju adresu e-pošte). Ovu potvrdu moram predočiti Konzularnom odjelu. od _______ (navedite naziv zemlje u čije ćete veleposlanstvo nositi dokument) Veleposlanstvo u Moskvi, Ruska Federacija kako biste dobili vize.

Ako trebate vize da vam se daju i nekom drugom osim vama tko će živjeti s vama u ovoj sobi (muž/žena, dijete, mama tata, itd.), napišite:

Molimo navedite imena u ovoj potvrdi rezervacije:

_______ (napišite ime i prezime, brojeve putovnice)

Ako trebate da se pojavi samo vaše ime, napišite:

Molimo navedite moja imena u ovoj potvrdi rezervacije:

_______ (napišite svoje ime, broj putovnice)

Molimo pošaljite potvrdu rezervacije na broj faksa: ______ (vaš broj faksa) i na moj e-mail: ______ (vaš mail)

Hvala na suradnji.

Lijepi Pozdrav,

Vaše ime i prezime

OPCIJA PISMA br. 3:

Rezervirao sam sobu u tvojoj hotel ______ (napišite naziv hotela) ( //www.booking.com/ broj rezervacije 701.723.011 pin 0842).

Želim dobiti potvrdu rezervacije na e-mail ________ (napišite svoju email adresu). Treba mi za ambasadu. To mora biti skenirana kopija potvrde rezervacije poslane e-poštom.

Potvrda mora sadržavati podatke o rezervaciji, datum boravka, ime, prezime i putovnicu gostiju, te potpis djelatnika hotelske rezervacije i pečat.

Gosti:

________ (napišite ime i prezime, brojeve putovnice)

Potvrda mora sadržavati oblik plaćanja smještaja.

Hvala vam puno!

Vaše ime i prezime

Ako navodite broj faksa, ne zaboravite uključiti pozivne brojeve zemlje i područja.

U običnom životu moderne osobe često je potrebno, ali nekome ne baš puno, ići na razna poslovna putovanja. Odsjednite u raznim hotelima ili hotelima. A po dolasku kući u matične zidine vaše tvrtke ili organizacije, bit će to vrlo skrupulozan i uzbudljiv trenutak da potvrdite svoj boravak u hotelu ili hotelu kako biste vratili svoj teško zarađeni novac. Kako bi knjigovođa vašeg "ureda" mirno spavala i živci bili netaknuti, savjetujem vam da se temeljito pripremite za izvješće.

Za početak, još prije odlaska u grad na službeni put, savjetujem vam da dobijete punomoć i potvrdu-uvjet od računovodstva o izdavanju računa ili potvrde o radu na pojednostavljenom poreznom sustavu u ruke . Budite oprezni, bolje je sve provjeriti na licu mjesta nego kasnije dokazivati ​​svoj slučaj.

Punomoć mora biti sastavljena na vaše ime (bez pogrešaka i otisaka), obavezno uključiti

Puni naziv tvrtke.
Pravna adresa (obavezni indeks, grad, ulica, kuća).
PIB i KPP poduzeća.
Pa, sad idemo. Prilikom registracije ili registracije u hotelu morate dobiti potvrdu ili sklopljen ugovor s točnim podacima:
Naziv hotela;
Puno ime gosta, dakle, vi;
Broj sobe ili kreveta u sobi ( Kratki opis„Apartman, junior apartman, ekonomičan, krevet)
trošak sobe ili kreveta u njemu;

Naravno, sve je bez grešaka i grešaka. I na polasku ne zaboravite uzeti:

1. Blagajnički ček.
2. Račun, uvijek sa živim pečatom hotela.
3. Račun faktura.
To je pod uvjetom da ste živjeli u hotelu koji radi s PDV-om.
Kada hotel posluje po Pojednostavljenom sustavu oporezivanja (bez PDV-a), potrebno je dostaviti potvrdu o radu po pojednostavljenom poreznom sustavu (na zahtjev računovodstva, te ako imate punomoć koju ste donijeli s tobom).

Također možete potvrditi svoj hotelski smještaj
čin rada
ugovor o usluzi
cjenik cijena hotelskih usluga

Ako hotel nema blagajnu, umjesto čeka trebate dobiti obrazac stroge odgovornosti s potrebnim podacima:

Adresa sadašnjeg izvršnog tijela pravne osobe lica,
šesteroznamenkasti broj i serija dokumenta,
TIN poreznog obveznika dodijeljen organizaciji ( individualni poduzetnik) koji je izdao dokument.

Strane tvrtke izdaju dokumente: RAČUN ili "PRO-FORMA-RAČUN", na ruskom je to isti RAČUN. Izvršeni akti dostupni su na zahtjev (punomoć) bez ograničenja. Obavezno nabavite ovaj akt, kako vam se kasnije Valutna kontrola Banke, koja je propisana ovim Zakonom (odnosno na valutno zakonodavstvo), budući da račun za njih nije dokument, ne bi "zalijepila".

Dakle, da rezimiramo.

Za izvještavanje o putnim sredstvima zaposlenik mora računovodstvu dostaviti sljedeće dokumente:

1. Blagajnički ček ili obrazac strogog izvješćivanja.
2. Račun potvrđen hotelskim pečatom.
3. Račun (ako rade s PDV-om) ili potvrdu koja potvrđuje rad na pojednostavljenom poreznom sustavu
4. akt o obavljenom radu (ako je strani hotel) ili po volji
5. Cjenik cijena hotelskih usluga (neobavezno)
6. ugovor o pružanju usluga (ako je moguće).

Ako računovodstvo podnese zahtjev o, onda ga je hotel dužan dati. I oni vole tražiti računovođu na različite načine:
ali češće nego ne telefonski poziv,
Kako bi provjerio vjerodostojnost dokumenata, računovođa nazove hotel na broj naveden na računu. A matičar provjerava točnost podataka i govori mu gdje je i kada stao djelatnik.

Da biste rezervirali hotelsku sobu izravno u hotelu i zatražili potvrdu rezervacije putem faksa ili e-pošte britanskom veleposlanstvu, pišite hotelu na sljedeći način:

Poštovani gospodine / gospođo,

Želio bih rezervirati dvokrevetnu / jednokrevetnu sobu s vašim hotelom za 2 osobe (2 osobe).
Datum dolaska je OVDJE PIŠEMO DATUM DOLASKA,

polazak A OVDJE DATUM POLASKA (Molimo uključite doručak)

Molimo potvrdite moju rezervaciju putem faksa/e-maila: OVDJE NAVODIMO VAŠ BROJ FAKSA ILI VAŠ E-MAIL

Takva potvrda izvršene rezervacije uvjet je obrade vize u veleposlanstvu OVDJE NAZIVAMO DRŽAVU U KOJOJ JE VELIKOBRITANSKO VELEPOSLANSTVO GDJE PODNOSI VIZU

S poštovanjem,

Original pismo na ruskom:

Draga gospodo!

Želio bih (želio) rezervirati jednokrevetnu/dvokrevetnu sobu u vašem hotelu za dvije osobe.

Datum dolaska …

Polazak... (uključujući doručak)

Molimo potvrdite moju narudžbu faksom/e-mailom:…

Ovo je potrebno za veleposlanstvo ... u ...

Najbolje želje,

A evo i uzorka pisma sa zahtjevom za slanjem potvrde rezervacije, koja je izvršena putem web stranice Booking.com:

Poštovani gospodine / gospođo,

Rezervirao sam sobu u vašem hotelu putem booking.com za NAVESTI IME I PREZIME PRVE OSOBE i NAVESTI IME I PREZIME DRUGE OSOBE od DATUM DOLASKA do DATUM ODLASKA. Možete li mi poslati potvrdu moje rezervacije s pečatom i potpisom faksom. NAVEDITE SVOJ BROJ FAKSA? Ovu potvrdu moram predočiti Konzularnom odjelu. NAVEDITE DRŽAVU VELEPOSLANSTVA KOJA IZDAJE VIZU Veleposlanstvo u NAVEDI GRAD I DRŽAVU VELIKANSTVA DA biste dobili ulazne vize. Molimo navedite 2 oba imena u ovoj potvrdi rezervacije: NAVEDITE IME I PREZIME 2 OSOBE.

S poštovanjem

STAVIMO POTPIS (IME I PREZIME)

Još jedan uzorak sa zahtjevom za slobodnim sobama i njihovim cijenama:

Imate li mjesta za okladu na jednu noć. NAVEDITE DATUM DOLASKA I ODLASKA za 2 osobe?

Koja je cijena sobe (sve su vam sobe prekrasne) s bračnim krevetom i kupaonicom?

STAVIMO POTPIS (IME I PREZIME)

A evo i uzorka pisma ako trebate popust na hotelsku sobu kada posebne cijene ne vrijede za tražene datume:

Vidio sam da imate posebne ponude. Možda nam možete ponuditi neku povoljnu cijenu?

Također ako mi možete dati cijenu za 3 noći između NAVEDITE DATUM DOLASKA I ODLASKA.

Rado ću platiti unaprijed)

STAVIMO POTPIS (IME I PREZIME)

Pa, ako hotel nema posebne cijene, ali želite popust, onda možete napisati ovo:

Ja i moj muž tražimo lijepo mjesto za prenoćište 2 opklada ODREDITI DATUM DOLASKA I ODLASKA za 2 osobe? Imate li posebne ponude? Možda nam možete ponuditi neku povoljnu cijenu?

Potvrda rezervacije

Potvrda rezervacije- to rezervacija potvrđena posebnom obavijesti koju hotel šalje klijentu. Ovisno o raspoloživosti soba, hotel vrši rezervaciju i šalje potvrdu rezervacije koja sadrži podatke o imenu gosta, trajanju boravka, kategoriji sobe, cijeni i dodatne usluge koji se mogu rezervirati unaprijed (na primjer, trošak transfera, doručka itd.). Tekst potvrde rezervacije mora biti poslan klijentu na memorandumu, u kojem se navodi broj potvrde narudžbe, radno mjesto i ime osobe zadužene za odjel za rezervacije, kao i drugi podaci o hotelu. Potvrda je neophodna kako bi hotel uvijek mogao dokazati da je gost upoznat s uvjetima rezervacije u ovom hotelu.

Obično se ne rezervira određena soba, već se rezervira samo kategorija sobe (npr. jednokrevetna soba, apartman, apartman itd.), ali ako gost, posebno iz redova redovnih ili VIP klijenata, preferira određenu sobu, zatim njegova želja, obično uzeta u obzir. U tom slučaju, ako je moguće, trebate dati klijentu omiljeni broj.

Hoteli mogu mijenjati svoje cjenovne politike i postupak potvrđivanja rezervacije tijekom rada. Službeno objavljene cijene smještaja mogu se mijenjati bez obavještavanja klijenta, međutim cijena sobe navedena u potvrdi rezervacije ne može se mijenjati. Hotel je dužan pisanim putem obavijestiti svoje goste o promjeni cijena pruženih usluga smještaja najmanje 30 kalendarskih dana prije datuma uvođenja.

Uvjeti rezervacije razlikuju se od hotela do hotela. Kako bi izbjegli nesporazume, gosti bi ih trebali detaljno objasniti prilikom kontaktiranja hotela.

Strogo je zabranjeno slanje na adresu tvrtke klijenta obrasca za potvrdu rezervacije koji sadrži rješenja usluge, bilješke, potpise djelatnika odjela za rezervacije ili prodajne službe.

Gosti koji žele da soba bude posebno pripremljena za prijavu moraju obavijestiti: način plaćanja, ime gosta, ime i adresu osobe koja plaća dodatnu uslugu, Detaljan opis potrebno: ako darovi - kakve, ako trebate razglednicu - kakav sadržaj itd.

Sve dodatne zahtjeve potrebno je unijeti u poseban obrazac i platiti.

Proces obrade dopisa - zahtjeva za smještaj i izdavanja potvrde o rezervaciji je sljedeći.

1. Po primitku dopisa - zahtjeva za smještaj, djelatnik odjela za rezervacije ispunjava odgovarajući obrazac (Nova ponovna prijava) ili upisuje najvažnije podatke iz dopisa - prijavu za smještaj u dnevnik rezervacije soba. Zatim se registrira ovu aplikaciju u hotelskom elektroničkom rezervacijskom sustavu i dodjeljuje ga serijski broj... Sve rezervacije moraju biti unesene u računalni sustav u roku od 1-2 sata.

Na temelju unesenih podataka formira se perspektivni raspored utovara hotela. Prilikom prijave zahtjeva za rezervaciju posebnu pozornost treba obratiti na vrstu rezervacije i način plaćanja. U slučaju zajamčene rezervacije, prijava mora sadržavati podatke o uplatnim dokumentima, koji jamče primitak uplate za sobu ako se gost ne pojavi ili klijent kasni otkazivanje rezervacije (broj kreditna kartica kupca ili broj bankovnog prijenosa). Što više informacija bude uneseno u sustav elektroničkih rezervacija, to će proces namirenja i odjave klijenata biti bolji i brži.

2. Djelatnik odjela za rezervacije priprema potvrdu rezervacije u koju se upisuju svi potrebni podaci. Broj potvrde (broj potvrde) bit će isti broj pod kojim je prijavljena prijava za smještaj. Obično hoteli već imaju obrasce za potvrdu rezervacije. Mogu biti obrasci, ugrađeni u sustav elektroničkih rezervacija i tiskani tipografskom metodom. Potvrda rezervacije mora biti napravljena na istom jeziku na kojem je podnesen zahtjev za smještaj. Glavni jezici koji se koriste u poslovnoj korespondenciji pri rezervaciji soba u hotelima u Rusiji su ruski, engleski, njemački, u manjoj mjeri - francuski, španjolski i drugi jezici. Tekst potvrde rezervacije uvelike ovisi o vrsti rezervacije. Uz zajamčenu rezervaciju naznačeno je vrijeme čekanja gosta nakon čega se primjenjuju kazne u slučaju kasnog otkazivanja narudžbe za smještaj ili nedolaska u hotel. Za nezajamčene rezervacije naznačeno je vrijeme do kojeg gost može očekivati ​​da će dobiti sobu koju je rezervirao. Tekst potvrde rezervacije obično počinje zahvalom na odabiru ovog hotela... Tekstovi potvrde mogu se temeljiti na sljedećim opcijama:

Sljedeći tekstovi mogu se uzeti kao osnova za potvrde o uvjetima i redoslijedu rezervacije na engleskom jeziku:

Prva potvrda odnosi se na rezervaciju koja još nije zajamčena. U drugom - o zajamčenoj rezervaciji.

Osim o uvjetima i redoslijedu rezervacije u tekstovima potvrde, gosti se mogu informirati o proceduri za dobijanje vizne podrške, uvjetima prehrane, transfera, vremenu prijave i odjave u hotelu, kao i dati odgovore na sva pitanja od interesa za kupce.

• 3. Djelatnik odjela za rezervacije šalje potvrdu rezervacije na broj faksa naveden u dopisu - zahtjev za smještaj tvrtke, tvrtke ili pojedinca. Zaposlenik mora osigurati da primatelj primi potvrdu rezervacije u cijelosti, bez izobličenja. Potvrda uspješnog primitka poruke u ovom slučaju bit će odgovor "OK" na posebnom obrascu-izvješću (Potvrda o kontroli prijenosa), poslano faksom. Ako primite nejasnu poruku (mutan ili nečitljiv tekst), faks će odgovoriti Greška ili Loše stanje linije.(Odgovori na faks razlikuju se ovisno o stroju i mogu varirati.)
• 4. Sva preporučena pisma - prijave za smještaj, potvrde rezervacije za ove prijave i pozitivna potvrda primanja faksa od strane primatelja razvrstavaju se prema datumu dolaska i pohranjuju u odjelu za rezervacije do dolaska gosta u hotel. To je potrebno kako bi se razjasnili detalji smještaja po dolasku. Nakon odlaska gostiju, ovi

Riža. 10.

dokumenti se prenose u arhivu hotela. To je potrebno u slučaju pojašnjenja bilo kakvih pojedinosti o prethodnom prebivalištu klijenta.

Povremeno će biti nekih promjena u rezervaciji. Klijenti ne otkazuju u potpunosti narudžbu, već samo djelomično mijenjaju uvjete. To se prije svega odnosi na duljinu boravka, broj osoba, kategoriju sobe, posebne želje gostiju. Takve promjene bilježe djelatnici odjela za rezervacije u posebnom obrascu ili se upisuju bilješke u evidenciju prijava za smještaj.

Sve promjene u rezervaciji također se moraju izvršiti u računalnom sustavu.

Ako su promjene moguće, službenik za rezervacije vrši izmjene postojeće potvrde, ispravlja pojedinosti o rezervaciji i šalje faks na adresu klijenta s naznakom "ponovna potvrda". (ponovna potvrda rezervacije). Na sl. 10 daje primjer teksta za ponovnu potvrdu rezervacije.

Rezervacije trebaju biti obaviještene o promjenama u odjelima na koje promjena utječe. Ako se rezervacija ne može promijeniti zbog popunjenosti hotela na tražene datume, tada je potrebno klijentu ponuditi alternativne brojeve i kategoriju sobe, te pitati želi li se uvrstiti na listu čekanja. Listovi za čekanje

Riža. jedanaest.

Danska se provjerava svakodnevno. Ako se sobe isprazne, odjel za rezervacije će pozvati goste na listi čekanja. Prioritet određuje voditelj odjela. Na sl. 11 daje uzorak obrasca za promjenu rezervacije.

Ako je rezervacija iz ovog ili onog razloga nemoguća, odjel za rezervacije će poslati službeno odbijanje smještaja, sa isprikom, razlogom odbijanja, obavještava o razdoblju poboljšanja situacije sa slobodnim sobama i izražava nadu za daljnju suradnju. Tekst takvog odbijanja može izgledati ovako:

Uzorci tekstova odbijanja na engleskom jeziku dani su u nastavku.