У цій статті максимально докладноописаний процес отримання від готелів документів, що підтверджують проживання, які необхідні для подання до консульства, при зверненні за шенгенською візою.

Іноді їх називають словом «ваучер» (хоча це зовсім вірно, ваучер — це розписка, поручительство). А документ для консульства називається підтвердження розміщення (confirmation of accommodation). Але його можна і ваучером назвати…

Підтвердження проживання при отриманні шенгенської візи потрібні на кожен деньзапланованого терміну перебування біля країн шенгенської зони.
Без варіантів та винятків.

Якщо йдеться про отримання мультивізи, то документи мають підтверджувати проживання на кожен день перебування у першійпоїздці з цієї візи.

Підтвердженням проживання може бути також і запрошення (від друзів, родичів чи організації), і деякі інші документи, але тут детально розглянуто процес роботи з персоналом готелів (та інших об'єктів), при отриманні від них документів, що підтверджують проживання.

Також одразу зазначу, що такого поняття, як запрошення від готелю — не існує.

Готель не може зробити вам запрошення (його можуть зробити ваші друзі чи родичі). Але готель може підтвердити, що ваше проживання у ньому забезпечене (сплачене).

Ось цей документ, отриманий від готелю (або кількох, залежно від плану поїздки), і буде для консульства документом, що підтверджує ваше проживання у процесі поїздки.

Загальні моменти при запиті документів, що підтверджують проживання

Отримання документів, що підтверджують проживання, — це найбільш клопіткий (але й найцікавіший) момент у всьому процесі підготовки документів на отримання візи.

У процесі доведеться поспілкуватися ел.поштою, скайпом, а іноді і телефоном (з Прибалтики можуть і зателефонувати, мені якось телефонували) з персоналом готелів, в яких планується проживання в процесі поїздки.

Іноді персоналу доведеться і пояснювати, що ви хочете, або надати готелю якісь додаткові дані, необхідні для складання необхідного документа.

Як загальне зауваження скажу, що не потрібно соромитися, боятися чи хвилюватися. Персонал готелів завжди готовий піти вам назустріч, і намагатиметься допомогти всіма силами. Адже клієнт (майже) завжди має рацію.

Чи виникнуть проблеми та питання при отриманні цих документів, багато в чому залежатиме від готелю, який ви вибрали для проживання під час подорожі.

Робота з готелями у питаннях стосовно отримання документів, що підтверджують проживання - Завжди індивідуальна.

Немає двох однакових готелів у цьому питанні.Як пощастить, як потрапите. Якщо щось пішло не так - просто скасовуєте бронювання в цьому готелі, і шукайте собі інший, який вас зрозуміє, або умови якого вас влаштують більше.

У великих або мережевих готелях, як правило, проблем із видачею документів, що підтверджують проживання, немає. Швидше за все, їхній персонал вже стикався з такою проблемою (тобто ви не перший, кому потрібне підтвердження проживання для отримання візи).

А якщо персонал і не стикався з цим питанням, то часто цей момент прописаний у них у посадових інструкціях, і співробітник завжди може зазирнути в них, щоб з'ясувати: що йому потрібно для видачі такого документа вам.

З іншого боку, з великими готелями складніше домовлятися про умови оплати (надання гарантій оплати), тому що, як це прописано у них в інструкціях, так і буде (персонал не може порушити інструкцію, не має свободи маневру).

У середніх і маленьких готелях, прохання надати документи, що підтверджують проживання в цьому готелі для представлення їх в консульство, швидше за все, викличе переполох у персоналу, і безліч додаткових питань.

Дуже можливо так, що персонал маленького готелю (а це найчастіше сам власник готелю та члени його сім'ї) просто жодного разу не стикався з таким проханням, і поняття не має, про що йдеться. У такому разі, їм доведеться докладно пояснювати, що вам конкретно від них потрібно.

Зате з маленькими готелями — мила справа домовлятися про умови оплати, або її гарантії. Вони легше йдуть назустріч (наприклад, пишуть, що «оплата гарантована»), нічого не вимагаючи від вас і не ставлячи вам жодних додаткових умов. Це є цінним.

Як і коли запитувати у готелю документ, що підтверджує проживання

Забронювати готелі для відпустки ви можете за півроку до поїздки, або навіть раніше (наприклад, я бронюю готелі для відпустки в серпні, у листопаді попереднього року).

Запитувати документи, що підтверджують проживання, необхідно перед поданням заявки на отримання візи. Сам процес отримання підтвердження займає від однієї доби до одного тижня (це найгірший випадок).

Але зазвичай це займає один-два дні. Залежить це від моторності персоналу готелю. Документи запитуються (і виходять) електронною поштою.

У міру наближення відпустки (коли ви точно переконаєтеся, що ваші плани не змінилися, і у відпустку ви поїдете як і планували), перед подачею документів на отримання візи, зв'язуєтеся з готелем і пишете їм на англійськоюмовою запит на те, щоб вони вам вислали підтвердження вашого проживання та оплати (гарантій оплати) номера в готелі, на фірмовому бланку готелю.

Адреса електронної пошти готелю буде вказана у підтвердженні бронювання номера, надісланому електронною системою бронювання. Або з готелем можна зв'язатися прямо через сайт системи бронювання. Обидва варіанти рівнозначні.

На фірмовому бланку, щоб там були вказані «координати» готелю, в сенсі — адреса, телефон та інша контактна інформація. Якщо фірмового бланка в готелі немає (це зазвичай біда маленьких готелів) то нехай вдрукують всю цю інформацію окремо.

У запиті також зазначається, що це підтвердження потрібне для подання до консульства, для отримання шенгенської візи. (Зразок запиту див. нижче).

Також відразу попросіть, щоб текст підтвердження був написаний англійською (бажано) мовою, і щоб у ній були вказаніпрізвища та імена всіхгостей, дати бронювання та сума передоплати, або щоб було зазначено, що оплата проживання гарантована.

Якщо готель був відразу оплачений при його бронюванні, то ситуація ще простіша. Вам просто потрібно попросити адміністрацію готелю надіслати документ, який підтверджує факт оплати вами проживання в цьому готелі (приблизний текст запиту також наведено нижче).

При отриманні запиту на подання готелем документів, що підтверджують проживання, реакція готелів буде щоразу різною (залежить від країни та розміру готелю).

Персонал готелів, де мають поняття про що йдеться, у відповідь на такий запит, відразу (буквально протягом години) уточнить у вас, чи дійсно ви згодні виконати передоплату (якщо вона не була виконана раніше), і надасть вам реквізити для виконання платежу.

Або запитає дозвіл списати гроші в рахунок оплати з вашої картки (номер картки вони мають, ви його вказуєте при здійсненні бронювання).

При необхідності (залежить від країни та внутрішніх інструкцій готелю) персонал запитає додаткову інформаціюнеобхідну складання запитаного документа.

З великими готелями проблем, як правило, немає. Після виконання оплати, документи, що підтверджують проживання, будуть у вас на руках через 1-2 години (до кінця дня — максимум) і вам залишається тільки їх роздрукувати.

А ось у маленьких готелях, гостьових будинках, апартаментах, власники найчастіше і чують не чули від якихось вимогах (це моя особиста думка, зроблене мною на основі спілкування з персоналом таких готелів на цю тему).

Тому прохання надати документи може викликати в них безліч питань. У такому разі від вас потрібно пояснити їм, чого (і в якому вигляді) ви від них хочете.

Це часом складно, але цілком можливо. Зрештою, вони зацікавлені у вашому приїзді, тому намагаються і йдуть назустріч.

З ОСОБИСТОГО ДОСВІДУ: ЯК БУВАЄ З МАЛЕНЬКИМИ ГОТЕЛЯМИ

У відповідь на мій запит про підтвердження проживання, господиня одного маленького готельчика під Вроцлавом у Польщі просто написала у відповідь:

«Dzień Dobry! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem, Ariel»

(«Доброго дня! Підтверджую бронювання. З повагою, Арієль»)

Ну, ось таке у неї було уявлення про те, як виглядає підтвердження проживання. Довелося їй дуже довго пояснювати, що мені відїї Саме треба, причому, пояснювати, буквально на пальцях (оскільки англійською вона не володіла, а в польському я слабкий).

Закінчилося тим, що я плюнув, та сам зробивза неї необхідне підтвердження, (який я теж сам зробив спеціально для цього випадку, у подарунок готелю), і переслав його туди.

Там господиня роздрукувала його, поставила печатку готелю та свій підпис, відсканувала та переслала назад мені. Після цього, я зарікся зупинятися в маленьких готелях, якщо мені від них потрібне підтвердження проживання.

Якщо не потрібно від маленьких готелів жодних документів, то зупиняйтеся в них сміливо, сам так роблю. Це і дешевше (зазвичай) і приємніше виходить.

А ось з великими готелями, такого жодного разу не траплялося. Вони вимагають необхідну їм для складання документа інформацію, просять виконати платіж, і надсилають документ наступного (або того ж) дня після проходження платежу.

Але, повторюся, цей момент суворо індивідуальний від країни до країни та від готелю до готелю. Якоїсь єдиної системи тут немає, і кожен випадок є унікальним — як потрапите.

Виходячи з вищесказаного, бажано, запит на підтвердження проживання в готелі (або готелях) не відкладати на останній день,а робити за тиждень-другий перед планованим надсиланням документів у консульство.

ЯК ВІДРІЗНИТИ ВЕЛИКИЙ ГОТЕЛЬ, ВІД МАЛЕНЬКОГО

Є два критерії: загальна кількість номерів у готелі (його можна часто подивитися на сайті системи бронювання), та режим роботи стійки реєстрації (reception).

Якщо реєстрація у готелі працює цілодобово, та кількість номерів у готелі 50-60 та більше, то проблем з отриманням підтвердження бронювання можна не очікувати – це великий готель, і його персонал готовий до таких ситуацій.

Якщо кількість номерів в готелі від 20-30 до 50-60 - це середній готель, особливих проблем з отриманням документів від нього теж не повинно бути (але це вже «начебто не повинно»).

А от якщо в обраному вами готелі всього 5-15 номерів, і стійка реєстрації в ньому працює лише вдень, то там можна очікувати всього (проблем із отриманням підтвердження проживання, маю на увазі).

Те саме відноситься і до апартаментів (квартир) і гостьових будинків. Їхні власники, як правило, поняття не мають про що йдеться, коли у них просять документи, що підтверджують проживання.

Їм доведеться докладно пояснювати, що ви від них хочете отримати. Іноді буває простіше зробити все самому (як описано на прикладі вище) і просто надіслати їм документ на затвердження.

Якою мовою робити запит про надання документів, що підтверджують проживання

Запит у готель на отримання документів, що підтверджують проживання, повинен бути виконаний або на англійською, або мовою країни, де розташований готель.

У випадку, якщо вам потрібні документи від готелю, краще відразу (ще на етапі планування поїздки) вибирати готель, персонал якого володіє англійською мовою.

Якими мовами каже персонал готелю можна уточнити на сайті системи бронювання (порядкові системи таку інформацію надають серед іншого).

Оскільки я більш-менш виразно говорю англійською, я завжди вибираю для розміщення готелі, в яких персонал теж володіє англійською мовою (там і жити простіше, хоч є у кого запитати, у разі чого).

В принципі, якщо готель досить великий або мережевий, то там, як правило, персонал англійською володіє на якомусь прийнятному рівні (навіть у таких «колгоспах» як Румунія або Албанія).

У маленьких готелях (у будь-якій країні), ви цілком можете зіткнутися з ситуацією, коли персонал готелю говорить тільки мовою своєї країни. (Так, до речі, і було з господаркою готелю у Польщі, за яку я сам зробив підтвердження проживання).

Тому, звертайте увагу при виборі готелю, якими мовами розмовляє персонал закладу. По можливості, вибирайте готелі, де англійська в ходу (якщо, звичайно, ви володієте французькою, німецькою, або іншою мовою - відповідно, ті готелі, де ця мова в ходу). Так вам буде зручніше, однозначно.

Скільки потрібно підтверджень проживання

Чи потрібно підтвердження проживання на кожного учасника поїздки, чи достатньо одного документа?

Від готелю достатньо отримати однепідтвердження проживання. Головне, щоб у ньому були перерахованіУсеучасники майбутньої поїздки (включаючи навіть найменших дітей).

Достатньо одного паперу(одного документа) від кожного готелю за маршрутом поїздки.
Головне, щоб у ньому було перераховано (зазначено) всіх учасників поїздки.

Для кожного учасника подорожі, крім його прізвища та імені, у підтвердженні мають бути зазначені (як мінімум) номер його закордонного паспорта, та громадянство - тобто. дані, що дозволяють консульству однозначно ідентифікувати цю людину.

Також, у підтвердженні повинні бути зазначені дати запланованого проживання, відомості про оплату (або гарантії оплати), та мають бути друк готелю та підпис менеджера. Чек про оплату необов'язковий. Буде він доданий — добре. Ні, немає проблем, піде й так.

Запит у готель для отримання документів, що підтверджують проживання в ньому

У цьому розділі наводиться приблизний зразок запиту до готелю, на отримання документів, що підтверджують проживання в ньому. Нагадаю, що запит має бути зроблений англійською мовою або національною мовою країни, в якій знаходиться готель.

У готелі Балтії можна спробувати написати і російською мовою. Відповідають вони, щоправда, англійською, (російської клавіатури вони немає), але відповідають.

Зміст запиту документів, що підтверджують проживання

Текст запиту документів, що підтверджують проживання, який ви відправляєте в готель, повинен бути приблизно таким, як зазначено нижче (англійською — ще трохи нижче).

Якщо готель заброньований, але не оплачено:

"Доброго дня!

Я забронював номер у вашому готелі через систему бронювання «Букінг.ком», номер бронювання 123456, дати проживання з … до … .

Прошу вас надіслати мені підтвердження проживання (confirmation of accomodation) у вашому готелі, яке потрібне мені для отримання шенгенської візи.

В підтвердженні прошу вказати прізвища та номери паспортів гостей [тут потрібно надати список ПІБ учасників поїздки з номерами закордонних паспортів], дати проживання, а також дані про оплату номера (гарантії оплати).

При необхідності готовий виконати передоплату, або надати вам гарантії оплати. Документ прошу оформити на бланку вашого готелю.

З повагою, Імерек.

Якщо номер у готелі був оплачений відразу(При бронюванні), то все ще простіше. Вам треба просто запитати у адміністрації документи, що підтверджують факт оплати готелю на такі-то дати, і для таких-то ПІБ проживаючих.

Зразковий текст запиту буде наступним:

"Доброго дня!

Я забронював та сплатив номер у вашому готелі через систему бронювання «Букінг.ком», номер бронювання 123456, дати проживання з … до … .

Прошу вас надіслати мені документ, що підтверджує факт оплати номера у вашому готелі(Confirmation of accomodation), який потрібний мені для отримання шенгенської візи.

В підтвердженні прошу вказати прізвища та номери паспортів гостей [тут потрібно надати список ПІБ учасників поїздки з номерами закордонних паспортів], дати проживання, а також дані про оплату готелю.

Документ прошу оформити на бланку вашого готелю і додати чек про оплату (по можливості).

З повагою, Імерек.

Даний запит ви надсилаєте на адресу електронної пошти готелю, і чекаєте на реакцію його співробітників. Відповідають вони вам обов'язково, а ось що дадуть відповідь, передбачити неможливо заздалегідь.

Зразковий текст запиту англійською мовою наведено нижче.

Текст запиту документів, що підтверджують проживання в готелі, англійською мовою

Якщо ви не володієте англійською мовою, то вивчіть його просто скопіюйте текст запиту на отримання підтвердження проживання розміщений нижче, і надішліть його на адресу готелів за маршрутом вашого слідування, попередньо підправивши даніна свої:

ЯКЩО ГОТЕЛЬ НЕ БУВ ОПЛАЧЕНИЙ ПРИ БРОНЮВАННІ

Тут трохи складніша ситуація: нам треба було б (бажано) умовити готель на те, щоб не платити відразу (раптом візу не видадуть), а «продавити» його на ухвалення рішення про «заморожування» коштів на нашому рахунку, без їхнього реального списання.

У такому випадку, готель напише в підтвердженні Payment guaranteed («оплата гарантована»), що цілком влаштує і нас, і консульство. А розрахунок буде вже на місці, після прибуття.

Готелі йдуть на це іноді (вони чомусь дуже люблять отримувати оплату готівкою), але не завжди і не всі. Проте спробувати можна.

Щоб зрозуміти, про що йдеться нижче, спочатку просто прочитайте текст використовуючи гуглоперекладач (просто натисніть на посилання, переклад тексту наведеного нижче відразу відкриється в новому вікні), там же ви можете його одразу виправити«під себе» і звідти ж скопіювати та вставити у свій лист.

Good afternoon!

I booked a room at your hotel через "Booking.com" (No. 000.000.000), arrival 25.05.2018, departure 10.06.2018.

I need to get a confirmation of the hotel stay (confirmation of accomodation). Цей документ необхідний для мене, щоб скористатися статтею Latvia для отримання в Schengen visa.

I m ready to prepay up до 100%, якщо необхідно, або guarantee payment to you.

Якщо це є прийнятним, ви можете тільки потрібні гроші на мою банківську картку, якщо вона є сумісною як гарантія оплати.

Конфіденційність пристосування повинна знаходитись на глибокій інформації про консультації: arrival a departure datas, guest names, as well as payment details (or about a payment guarantee).

Please make this confirmation in English and on the letterhead of your hotel, if possible.

Information about guests:

Guest number 1: Ivan Ivanov. Country: Russia, city: Orenburg. Passport 00№0000000

Guest number 2: Tatiana Ivanova. Country: Russia, city: Orenburg. Passport 00№0000000

Якщо ви потребуєте більше details, пишуть мені і я буду жити всім необхідним інформації.

Thank you very much in advance.

With best wishes, Ivan Ivanov.

Ну, а якщо варіант з гарантією оплати не пройде (готель повідомить вам про це), то що ж... доведеться сплатити за проживання. Але ми хоч би спробували. Тоді просто платимо і чекаємо на документ, що підтверджує оплату.

ЯКЩО ГОТЕЛЬ БУВ ОПЛАЧЕНИЙ ЗАРАНІШЕ

Якщо готель вже був оплачений вами на етапі бронювання, то ситуація полегшується. Нам не потрібно шукати варіанти оплати, домовлятися про умови передоплати та дії у разі скасування бронювання тощо.

Нам потрібно запросити документи, що підтверджують факт оплати готелю. А це має бути не просто чек про оплату, а повноцінний папір, в якому перераховані дані всіх осіб, які виконують поїздку (те, про що йшлося вище).

А ось сам чек якраз і не дуже обов'язковий. Достатньо підпису менеджера та друку готелю на його фірмовому бланку.

В даному випадку можна використовувати приблизно такий варіант звернення в готель, який наведено нижче.

Готель «Оптіма», Краків, Польща:

Готель «Аура», Прага, Чехія:

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ:

Уважно вивчіть отриманий від готелю документ. Перевірте вказані там дати перебування, а також імена та прізвища гостей (написання має співпадати з тим, як написано у закордонному паспорті) та іншу інформацію, зазначену в документі.

Якщо щось написано неправильно (так буває), то одразу пишіть у готель та вимагайте виправити помилку, вони це роблять без проблем.

Передплата готелю при отриманні підтвердження проживання

Для отримання документів, що підтверджують проживання від готелю, в більшості випадків доведеться виконати передоплату проживання. В одних випадках цього вимагають консульства, в інших — це вимоги готелю.

Якщо передоплата обумовлена ​​вимогами консульства (як, наприклад, у поляків), її необхідно виконати обов'язково (інакше, консульство не прийме ці документи як такі, що підтверджують проживання).

Якщо консульство не вимагає обов'язкової повної (100%) передоплати готелю, її розмір повністю залежить від вашого договору з готелем. Готелі, на жаль, навчені гірким досвідом (коли туристи бронюють номери для отримання візи, а потім одразу їх скасовують).

Тому деякі готелі (не всі — це індивідуально), наполягають на тому, що при видачі документів, що підтверджують проживання, тариф буде змінено на неповоротний, і що у разі скасування бронювання, буде утримано всю оплату за проживання повністю, або її частину (як правило , у розмірі за одну добу проживання).

Розмір необхідної передоплати, а також умови її повернення у разі скасування бронювання - річ індивідуальна для кожного готелю.

Зверніть увагу на умови виконання передоплати та на умови повернення коштів, у разі скасування бронювання. На цей момент слід звертати увагу ДОвиконання платежу.

Загалом, як і зазначав вище, тут все суворо індивідуально. Кожен готель вирішує сам, які умови виставити. Погоджуватися з ними (такими умовами), чи ні, це вже повністю ваше рішення.

З ОСОБИСТОГО ДОСВІДУ:

Оплату повністю і без можливості повернення, у мене вимагали лише один раз (мережа готелів «Оптіма», Польща). В принципі, майже всі польські готелі вимагатимуть лише 100% передоплати, якщо йдеться про надання ними документів для консульства (для отримання візи).

А ось умови повернення грошей у разі скасування бронювання тут вимоги відрізняються від готелю до готелю.

Прийнятними умовами я (особисто) вважаю, що коли у разі скасування вами бронювання, готель претендує на утримання оплати за одну добу проживання. Це є нормальна практика.

Хоча, можна знайти і найкращі умови. Тут із задоволенням йдуть назустріч маленькі, т.зв. «сімейні» готелі (де господар готелю, найчастіше, сам сидить на стійці реєстрації).

У такому разі, він, звичайно, не пов'язаний якимись внутрішніми інструкціями для персоналу (на відміну від персоналу великих готелів), і вільний сам приймати рішення щодо варіантів оплати та умов її повернення.

Втім, як я й зазначав вище, вирішення цього питання залишається за вами. Не влаштовують вас умови - скасовуйте бронювання та шукайте інший готель, який запропонує більш прийнятні умови відміни бронювання у разі чого. Якщо ви впевнені у поїздці на 100% — платіть і не думайте навіть.

Зазначу, що є «фахівці», які бронюють готелі лише для отримання візи, а після її отримання – одразу скасовують бронювання. Не робіть так. У всякому разі, до того моменту, поки не перетнете кордон, (тобто не в'їдете в Шенгенську зону). Потім можна.

Це буде не зовсім чесна гра, але такі варіанти є і їх можна (а іноді, буває, і потрібно) застосовувати при необхідності. Але з обережністю.

Способи отримання документів, що підтверджують проживання від готелю

Документи, що підтверджують проживання, можуть бути отримані будь-якимзручним для вас та для готелю чином. У більшості випадків це буде файл у форматі малюнка, або документа *.pdf, який ви повинні роздрукувати з гарною якістю, і додати до комплекту документів, що відправляються в консульство.

Але тут можливі різні ситуації. Наприклад, у згаданій вище мережі готелів «Оптіма» мені радісно повідомили, що переслати необхідний документ, вони можуть мені тільки(!) Факсом і ніяк інакше. (XXI століття надворі…)

Причому всі мої умовляння ні до чого не привели, і мені все-таки довелося шукати факс для отримання цього документа.

Чи потрібно підтвердження проживання отримувати факсом

Тут зроблю відступ на тему отримання документів, що підтверджують проживання в готелі факсом.

Існує думка (описується на деяких сайтах туристичної спрямованості), що консульства нібито «люблять» (і мало не вимагають) підтвердження проживання з готелів отримані факсом, оскільки підробити їх у такому разі важко.

У жодномуз офіційно опублікованих документів, а також на сайтах консульств (а я їх багато переглянув) такої вимоги ніде немає (я не зустрічав).

Можливо, років 10-15 тому, коли копіювальна техніка була настільки розвинена, і коли лише деякі люди (співробітники готелів) вміли робити документи у форматі *.pdf, вставляючи в них і друк готелю, і підпис менеджера, то це було і актуально .

Але зараз, коли досить пристойний фотоапарат вбудований у будь-який смартфон, а сканер знайти простіше за факс… отримання документів факсимільним способом — це нонсенс.

Знаю реально, (виходячи з особистого досвіду), що з усіх отриманих мною для отримання візи підтверджень проживання від готелів, тільки одне було передано мені за допомогою факсимільного апарату.

Інші були надіслані мені через електронну пошту у вигляді документів у форматі *.pdf, або у вигляді малюнків. І всі вони влаштували представництво.

В якому вигляді подавати до консульства документи з готелів, що підтверджують проживання

У консульство, документи, що підтверджують проживання, треба подавати рівно в тому вигляді, в якому ви отримали їх з готелю. Більшість підтверджень ви отримаєте у форматі *.jpeg *.jpg або *.bmp, або у форматі *.pdf.

Після отримання підтвердження роздрукуйте його в хорошій якості(це обов'язкова умова), у кількості примірників за кількістю поданих заяв на візу: один учасник поїздки — один комплект документів, і додайте ці папери до кожномупакет документів.

Головне, щоб умови оплати відповідали вимогам консульства (якщо ці вимоги опубліковані), і змістом документа відповідало вимогам щодо нього (див. вище), тобто. щоб у ньому містилася вся необхідна інформація про проживання.

На цьому, замітку присвячену процесу отримання документів, що підтверджують проживання від готелів, для подання їх у консульство для отримання шенгенської візи, я закінчу.

Сподіваюся, що тема отримання документів від готелів повністю розкрита. Принаймні я розповів усе, що знав. Вважаю, що інформації вище — більш ніж достатньо, щоб зорієнтувати в питанні отримання підтвердження проживання від готелю, починаючи від того, як його вимагати, і закінчуючи тим, як воно виглядає, і що воно є.

Часто для отримання туристичної візи необхідно надати до посольства.документ про забезпечення проживанняпід час перебування на території країни, до якої їдете. Це може бути лист із готелю на фірмовому бланку, зі штампом та підписом співробітника відділу бронювання.

Оскільки багато туристів не володіють мовою іноземними мовами, то ви можете скористатися прикладами листів англійською мовою. Зверніть увагу, що прізвища та імена ви вказуєте як у закордонному паспорті латинськими літерами. Дати пишіть повністю, наприклад, 12 May 2016.

ВАРІАНТ ЛИСТА

Dear Sir / Madame,

I booked a room in your hotel via booking.com for ______ (пишіть своє ім'я та прізвище) and ______ (пишіть своє ім'я та прізвище другої особи) f rom _______ (дата приїзду) to ______ (дата від'їзду). Could you, я маю на увазі моє проживання з листом і підписом до fax _______(пишіть номер вашого факсу) I have to present this confirmation to Consular Dept. of the _______(вказуєте країну посольства, яке видає візи) Embassy in _______ (пишіть місто та країну, де знаходиться посольство) in order to obtain the entry visas.

Please indicate 2 both names in this reservation confirmation:

_____________ (пишіть імена та прізвища двох осіб).

Yours faithfully

Ваше ім'я та прізвище

ВАРІАНТ ЛИСТА

А ось зразок листа із проханням надіслати підтвердження бронювання, яке здійснювалося через Booking.com:

Dear Sir/Madam,

І маєте місце для вашого відпочинку в www.booking .com:

Guestname: _____(пишіть своє ім'я)

Room type: _____ (пишіть тип своєї кімнати, наприклад: Two Bedroom Apartment – ​​for 2 persons (Non-smoking Preference))

Arrival: _____ (дата прибуття)

Departure: _____ (дата виїзду)

Total price: ____ – € (сума)

Якщо ви збираєтеся зателефонувати за мою адресу (з вашою адресою та підписом) за fax ______ (пишіть номер вашого факсу) and/or (і/або) e-mail _______ (пишіть адресу своєї електронної пошти). I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the _______ (вказуєте назву країни в посольство якої ви понесете документ) Embassy in Moscow, Russian Federation in order to obtain the visas

Якщо вам потрібно, щоб візи дали вам і ще комусь окрім вас, хто житиме з вами в цьому номері (чоловік, дитина, мама тат та ін.) пишіть:

Please indicate names в цій реєстрації confirmation:

_______ (пишіть імена та прізвища, номери закордонних паспортів)

Якщо потрібно, щоб стояло тільки ваше ім'я, пишіть:

Подивіться на наші назви в цій реєстрації confirmation:

_______(пишіть своє ім'я, номер закордонного паспорта)

Подивіться на піктограму відправлення вимог до faxу: ______ (ваш номер факсу) і до електронної пошти: ______(ваш мейл)

Thank you for cooperation.

Best regards,

Ваше ім'я та прізвище

ВАРІАНТ ЛИСТА

I booked а room in your hotel ______ (пишіть назву готелю) ( //www.booking.com/ booking number 701.723.011 pin 0842).

I would like to get confirmation of booking by e-mail ________ (пишіть адресу своєї електронної пошти). I need it for the embassy. It must be a scanned copy of booking confirmation sent by e-mail.

Дослідження повинні включати в себе дані booking, date of stay, name, name and passport of guests, and signature of employee of hotel booking and stamp.

The guests:

________ (пишіть імена та прізвища, номери закордонних паспортів)

Застосування значень повинно включати форму оплати за пристосування.

Thank you very much!

Ваше ім'я та прізвище

Якщо ви вказуєте номер факсу, не забудьте написати код країни та міста.

У звичайному житті сучасної людини доводиться часто, а комусь не дуже, їздити у різні відрядження. Зупинятись у різних готелях або готелях. І по приїзду додому в рідні стіни своєї компанії або організації дуже скрупульозно і хвилюючим моментом буде підтвердження проживання в готелі або для повернення своїх кревних. Щоб бухгалтера вашої «контори» спали спокійно і ваші нерви були цілі, раджу підготуватися до звіту ґрунтовно.

Для початку, ще перед від'їздом у місто відрядження, раджу обзавестися Довіреністю та довідкою-вимогою з бухгалтерії про видачу вам на руки рахунок фактури або довідки роботи з УСН. Будьте уважні, краще перевірити все на місці, аніж потім доводити свою правоту.

Довіреність повинна бути складена на ваше ім'я (без помилок та описок), обов'язково включати у себе

Повна назва підприємства.
Юр.адреса (обов'язково індекс, місто, вулиця, будинок).
ІПН та КПП компанії.
Ну, тепер у дорогу. При реєстрації або оформленні в готелі вам повинні видати квитанцію або укладений з вами договір з точними даними:
Найменування готелю;
ПІБ гостя, отже, Вас;
Номер кімнати або ліжко-місця в номері ( короткий опис«люкс, напівлюкс, економ, ліжко-місце)
вартість номера або ліжко-місця в ньому;

Звичайно все без помилок і описок. А на виїзді не забудьте отримати:

1. Касовий чек.
2. Рахунок обов'язково з живою печаткою готелю.
3. Рахунок фактуру.
Це за умови, що ви проживали у готелі, що працює з ПДВ.
При роботі готелю за Спрощеною Системою Оподаткування (без ПДВ), то потрібно надати довідку про підтвердження роботи з УСН (на вимогу бухгалтерії, та за наявності довіреності, які ви привезли з собою).

Також ви можете підтвердити своє проживання у готелі
актом виконання робіт
договором надання послуг
ціни на послуги готелю

Якщо готель не має касового апарату, то замість чека вам має видати бланк суворої звітності з обов'язковими реквізитами:

Адреса чинного виконавчого органу юр. особи,
шестизначний номер та серія документа,
ІПН платника податків, присвоєний організації ( індивідуальному підприємцю), що видала документ.

Іноземні компанії видають документи: INVOICE або «PRO-FORMA-INVOICE», російською це той же РАХУНОК. А акти виконаних робіт – на запит (довіреність) без обмежень. Обов'язково обзаведіться цим актом, щоб потім Валютний контроль банку, який і вимагає цей Акт (посилаючись на валютне законодавство) тому що рахунок для них не є документом, до вас не «причепився».

Отже, підсумуємо.

Для звіту про кошти на відрядження співробітник зобов'язаний надати в бухгалтерію такі документи:

1.Касовий чек або бланк суворої звітності.
2. Рахунок, підтверджений печаткою готелю.
3. Рахунок фактуру (якщо працюють з ПДВ) або довідку, про підтвердження роботи з УСН
4. акт виконаних робіт (якщо іноземний готель) або за бажанням
5. прайс-лист цін на послуги готелю (необов'язково)
6. договір надання послуг (по можливості).

Якщо бухгалтерія зробить запит про , то готель зобов'язаний надати його. А запитувати бухгалтера люблять по-різному:
але найчастіше це телефонний дзвінок,
Для перевірки справжності документів бухгалтер дзвонить у готель за номером, який вказаний на рахунку. А реєстратор перевіряє, чи достовірність інформації, і повідомляє йому, де і коли співробітник зупинявся.

Щоб забронювати номер в готелі безпосередньо через готель з проханням підтвердити бронювання факсом або електронною поштою для посольства Великобританії, необхідно написати листа адміністрації готелю наступного змісту:

Dear Sir / Madame,

Я буду як book a double / single room with your hotel for 2 persons (2 people).
The arrival date is ТУТ ПИШИМО ДАТУ ПРИБУТТЯ,

departure А ТУТ ДАТУ ВІД'ЇЗДУ (Please include breakfast)

Please confirm my booking via fax/e-mail: ТУТ УКАЗУЄМО НОМЕР ВАШОГО ФАКСУ АБО ВАШ E-MAIL

Такий висновок про реставрацію зроблено є вимогою впровадження процесу в виконанні ТУТ УКАЗУЄМО КРАЇНУ, ДЕ ЗНАХОДИТЬСЯ ПОСОЛЬСТВО ВЕЛИКОБРИТАНІЇ, В ЯКОМУ ВИ ОФОРМЛЯЄТЕ ВІЗУ

Yours faithfully,

Оригінал листа російською мовою:

Шановні панове!

Я хотів би (хотіла) забронювати одномісний/двомісний номер у Вашому готелі для двох осіб.

Дата прибуття …

Від'їзд … (включаючи сніданок)

Прошу підтвердити моє замовлення через факс/електронну пошту: …

Це потрібно для посольства … у …

З найкращими побажаннями,

А ось зразок листа із проханням надіслати підтвердження бронювання, яке здійснювалося за допомогою сайту Booking.com:

Dear Sir / Madame,

I have booked in room in your hotel via booking.com for ВКАЗАТИ ІМ'Я І ПРІЗВИЩЕ ПЕРШОЇ ЛЮДИНИ and ВКАЗАТИ ІМ'Я І Прізвище ДРУГОЇ ЛЮДИНИ from ДАТА ПРИЇЗДУ to ДАТА ВІД'ЇЗДА. Could you, please send me a confirmation of my reservation with stamp and signature by fax ВКАЗАТИ НОМЕР ВАШОГО ФАКСУ? I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the ВКАЗАТИ КРАЇНУ ПОСОЛЬСТВА, ЯКЕ ВИДАЄ ВІЗИ Embassy in ВКАЗАТИ МІСТО І КРАЇНУ, ДЕ ЗНАХОДИТЬСЯ СОЛЬСТВО in order to obtain the entry visas. Please indicate 2 the both names in this reservation confirmation: ВКАЗАТИ ІМ'Я І Прізвище 2-Х ЛЮДИНИ.

Yours faithfully

СТАВИМО ПІДПИС (ІМ'Я І Прізвище)

Ще один зразок із запитом на вільні номери та їх розцінки:

Do you have a place for one night bet ВКАЗАТИ ДАТУ ПРИЇЗДУ І ВІД'ЇЗДУ for 2 people?

What the price for room (all you rooms is beautiful) with double bed and bathroom?

СТАВИМО ПІДПИС (ІМ'Я І Прізвище)

А ось зразок листа, якщо вам потрібна знижка на номер, коли спеціальні ціни не поширюються на необхідні дати:

I saw you have special offers. Maybe you can offer to us some nice price to?

Also if you could give me price for 3 night between ВКАЗАТИ ДАТУ ПРИЇЗДУ І ВІД'ЇЗДУ.

I will be happy to pay at advance)

СТАВИМО ПІДПИС (ІМ'Я І Прізвище)

Ну, а якщо готель не має спеціальних цін, а знижку хочеться, то можна написати так:

Me and my husband під час приємного місця для відпочинку на ніч 2 bet ВКАЗАТИ ДАТУ ПРИЇЗДУ І ВІД'ЇЗДУ for 2 людей? Do you have special offers? Maybe you can offer to us some nice price to?

Підтвердження бронювання (Confirmation reservation)

Підтвердження бронювання– це резервування, підтверджене спеціальним повідомленням, що надсилається готелю клієнту.Залежно від наявності вільних місць готель робить бронювання та посилає підтвердження про бронювання, що містить інформацію про ім'я гостя, терміни проживання, категорію номера, його ціну та додаткові послуги, які можуть бути заброньовані заздалегідь (наприклад, вартість трансферу, сніданку тощо). Текст підтвердження бронювання має бути надісланий клієнту на фірмовому бланку, на якому зазначається номер підтвердження замовлення, посада та прізвище відповідальної особи відділу бронювання, а також інші реквізити готелю. Підтвердження необхідно для того, щоб готель завжди міг довести, що замовник був поінформований про умови бронювання в готелі.

Зазвичай конкретний номер не бронюється, а бронюється лише категорія номера (наприклад, одномісний, люкс, апартаменти тощо), але якщо гість, особливо з постійних або віп-клієнтів, надає перевагу якомусь конкретному номеру, то його побажання, як правило, враховується. У такому разі по можливості слід надати клієнту номер.

Готелі можуть змінювати цінову політику, а також порядок підтвердження бронювання в процесі роботи. Офіційно опубліковані тарифи на розміщення можуть бути змінені без попередження клієнта, однак не підлягає зміні вартість номера, зазначена у підтвердженні про бронювання. Готелі слід письмово повідомити клієнтів про зміну тарифів на послуги розміщення не менше ніж за 30 календарних днів до дати введення.

Умови бронювання різні у різних готелях. Щоб уникнути непорозумінь клієнтам при зверненні до готелю, слід докладно пояснювати їх.

Категорично забороняється надсилати на адресу фірми клієнта бланк підтвердження бронювання, який містить службові резолюції, позначки, підписи службовців відділу бронювання або служби продажу.

Клієнти, які бажають, щоб номер був особливим чином підготовлений до заїзду, повинні повідомити: спосіб оплати, ім'я гостя, ім'я та адресу того, хто оплачує додатковий сервіс, докладний описнеобхідного: якщо подарунки - то які, якщо потрібна листівка - якого змісту, і т.д.

Усі додаткові прохання мають бути внесені до спеціального бланку та обов'язково оплачені.

Процес обробки листа – заявки на розміщення та оформлення підтвердження бронювання відбувається так.

1. При отриманні листа – заявки на розміщення працівник відділу бронювання заповнює відповідний бланк (New Reseivation)або вносить найважливіші дані з листа – заявки на розміщення журналу резервування номерів. Далі він реєструє цю заявкув електронній системі бронювання готелю та надає їй порядковий номер. Усі бронювання повинні бути введені до комп'ютерної системи протягом 1–2 годин.

З введеної інформації формується перспективний графік завантаження готелю. При реєстрації заявки на бронювання особливу увагу слід звертати на тип бронювання та форму оплати. При гарантованому бронюванні у заявці повинні бути зазначені реквізити платіжних документів, що гарантують отримання оплати за номер при неявці гостя або пізній ануляції бронювання клієнтом (номер кредитної карткиклієнта чи номер банківського переказу). Чим більше інформації буде внесено в електронну систему бронювання, тим якіснішим і швидшим буде відбуватися процес поселення та виписки клієнтів.

2. Співробітник відділу бронювання готує підтвердження бронювання, куди вносяться всі необхідні дані. Номером підтвердження (Comfirmation number)буде той самий номер, під яким була зареєстрована заявка на розміщення. Як правило, в готелях вже є бланки підтвердження заявок на бронювання. Вони можуть бути бланки, як закладені в електронну систему бронювання, так і надруковані друкарським способом. Підтвердження бронювання необхідно проводити тією ж мовою, якою була складена заявка на розміщення. Основними мовами, що застосовуються в діловому листуванні при бронюванні номерів у готелях Росії, є російська, англійська, німецька, меншою мірою – французька, іспанська та ін. Текст підтвердження бронювання багато в чому залежить від типу бронювання. При гарантованому бронюванні вказується період очікування гостя, після якого набирають чинності штрафні санкції, які застосовуються у разі пізньої ануляції замовлення на розміщення або неприбуття до готелю. При негарантованому бронюванні вказується час, до якого гість може розраховувати отримання заброньованого ним номера. Як правило, текст підтвердження бронювання починається з подяки за вибір даного готелю. За основу текстів підтвердження можна взяти такі варіанти:

За основу підтверджень щодо умов та порядку бронювання англійською мовою можна взяти наступні тексти:

У першому підтвердженні йдеться про поки що не гарантоване бронювання. У другому – про гарантоване бронювання.

Окрім умов та порядку бронювання в текстах підтверджень, гостей можуть інформувати про порядок візової підтримки, умови харчування, трансфер, час заїзду та розрахункової години в готелі, а також давати відповіді на будь-які питання, що цікавлять клієнтів.

• 3. Співробітник відділу резервування надсилає підтвердження бронювання за номером факсу, зазначеним у листі – заявці на розміщення від компанії, фірми або приватної особи. Співробітник повинен переконатися, що підтвердження бронювання отримано адресатом у повному обсязі, без спотворень. Підтвердженням благополучного отримання послання у цьому випадку буде відповідь "ОК" на спеціальному бланк-рапорті (Transmission control receipt),що видається факсом. У разі отримання нечіткого послання (змазаного чи нечитального тексту) факс видасть відповідь Errorабо Poor line condition.(Відповіді факсу залежать від моделі апарата та можуть бути іншими.)
• 4. Усі зареєстровані листи – заявки на розміщення, підтвердження бронювання на ці заявки та позитивні підтвердження прийому факсу адресатом сортуються за датами заїзду та зберігаються у відділі бронювання до моменту прибуття гостя до готелю. Це необхідно для уточнення деталей розміщення під час заїзду гостя. Після від'їзду гостей ці

Рис. 10.

документи переходять до архіву готелю. Це необхідно на випадок уточнення будь-якої деталі про проживання клієнта в минулому.

Іноді у бронюванні відбуваються будь-які зміни. Клієнти не повністю анулюють замовлення, а лише частково змінюють умови. Це стосується насамперед термінів проживання, кількості осіб, категорії номеру, особливих побажань гостей. Такі зміни фіксуються співробітниками відділу бронювання у спеціальному бланку або робляться позначки у журналі реєстрації заявок на розміщення.

Усі зміни у бронюванні повинні бути також внесені до комп'ютерної системи.

Якщо зміни можливі, то співробітник відділу бронювання вносить зміни до вже наявного підтвердження, коригує окремі деталі бронювання та надсилає на адресу клієнта факс із позначкою "перепідтвердження" (Reservation reconfirmation).На рис. 10 представлений зразок тексту перепідтвердження бронювання.

Співробітнику відділу бронювання слід повідомити про зміни до тих відділів, яких ці зміни стосуються. Якщо бронь неможливо змінити через зайнятість готелю в дати, що запитуються, то потрібно запропонувати клієнту альтернативні числа і категорію номера, а також запитати, чи хоче він бути включеним в лист очікування. Листи ожи-

Рис. 11.

дання перевіряються щодня. Якщо номери звільняються, співробітники відділу бронювання дзвонять клієнтам, внесеним до листа очікування. Пріоритет визначається менеджером відділу. На рис. 11 пропонується зразок бланка змін у бронюванні.

Якщо бронювання неможливе з тих чи інших причин, відділ бронювання надсилає офіційну відмову в розміщенні, що містить вибачення, причину відмови, повідомляє про період покращення ситуації з вільними номерами та висловлює надію на подальшу співпрацю. Текст такої відмови може виглядати так:

Наведені нижче зразки текстів відмови на розміщення англійською мовою.