V této poznámce co nejpodrobnější popisuje proces získávání dokladů potvrzujících pobyt od hotelů, které je nutné předložit konzulátu při žádosti o schengenské vízum.

Někdy se jim říká také slovem „voucher“ (i když to není tak úplně pravda, voucher je účtenka, jistota). A dokument pro konzulát se nazývá „potvrzení o ubytování“. Ale můžete tomu říkat i voucher...

Při získání schengenského víza je vyžadován doklad o pobytu na každý den plánovanou dobu pobytu na území zemí Schengenu.
Žádné možnosti ani výjimky.

Pokud mluvíme o získání víza pro více vstupů, pak dokumenty musí potvrdit bydliště na každý den pobytu Zaprvé cestovat na toto vízum.

Potvrzením pobytu může být také pozvání (od přátel, příbuzných nebo organizací) a některé další dokumenty, ale zde je proces práce s personálem hotelů (a dalších objektů) podrobně zvážen po obdržení dokumentů potvrzujících pobyt od jim.

Hned také podotýkám, že neexistuje nic jako „pozvání z hotelu (hotelu)“.

Hotel vás nemůže pozvat (mohou vaši přátelé nebo příbuzní). Ale hotel může potvrdit, že váš pobyt je zabezpečený (zaplacený).

Tento dokument obdržíte od hotelu (nebo několik, v závislosti na cestovním plánu) a bude pro konzulát dokumentem potvrzujícím vaše ubytování během cesty.

Obecné body při žádosti o doklady potvrzující bydliště

Získání dokladů potvrzujících pobyt je nejobtížnějším (ale také nejzajímavějším) momentem v celém procesu přípravy dokladů pro získání víza.

Během cesty budete muset komunikovat e-mailem, skype, někdy i telefonem (mohou volat z pobaltských států, mě nějak volali) s personálem hotelů, kde plánujete během cesty zůstat.

Někdy bude muset personál vysvětlit, co po něm chcete, nebo poskytnout hotelu nějaké další údaje potřebné k sestavení požadovaného dokumentu.

Obecně platí, že není třeba se stydět, bát se nebo se obávat. Hotelový personál je vždy připraven vám vyjít vstříc a bude se snažit vám ve všech směrech pomoci. Klient má totiž (téměř) vždy pravdu.

To, zda se při získávání těchto dokumentů vyskytnou problémy a otázky, bude do značné míry záviset na hotelu, který jste si během cesty vybrali.

Práce s hotely ve věcech souvisejících se získáváním dokladů potvrzujících bydliště - je vždy individuální.

Žádné dva hotely nejsou v tomto ohledu stejné.Štěstí, jaké máte. Pokud se něco pokazilo, zrušte svou rezervaci v tomto hotelu a vyhledejte si jiného, ​​který vám bude rozumět nebo jehož podmínky vám budou lépe vyhovovat.

Ve velkých nebo řetězových hotelech zpravidla nejsou žádné problémy s vydáváním dokladů potvrzujících bydliště. S největší pravděpodobností se jejich zaměstnanci již s takovým problémem setkali (tedy nejste první, kdo potřebuje doklad o pobytu k získání víza).

A pokud se zaměstnanci s tímto problémem nesetkali, pak je tento okamžik často uveden v jejich popisu práce a zaměstnanec se do nich může vždy podívat, aby zjistil, co potřebuje, aby vám takový dokument vydal.

Na druhou stranu s velkými hotely je složitější vyjednat platební podmínky (poskytnutí platebních garancí), protože jak je psáno v jejich pokynech, tak to bude (personál nemůže porušit pokyny, nemají žádné svoboda manévrování).

Ve středních a malých hotelech žádost o poskytnutí dokumentů potvrzujících ubytování v tomto hotelu k předložení konzulátu s největší pravděpodobností způsobí rozruch mezi zaměstnanci a spoustu dalších otázek.

Klidně se může stát, že personál malého hotelu (a tím je často majitel hotelu a jeho rodinní příslušníci) prostě nikdy nečelil takovému požadavku a vůbec netuší, o co jde. V tomto případě budou muset podrobně vysvětlit, co od nich konkrétně potřebujete.

U malých hotelů je ale fajn vyjednat si platební podmínky, případně jejich garance. Je snazší jim vyhovět na půli cesty (například píší, že „platba je zaručena“), aniž by po vás něco požadovali a aniž by vám dávali další podmínky. To je cenné.

Jak a kdy požádat hotel o doklad o bydlišti

Hotely na dovolenou si můžete rezervovat minimálně šest měsíců před cestou, nebo i dříve (např. já rezervuji hotely na dovolenou v srpnu, v listopadu předchozího roku).

Před podáním žádosti o vízum je nutné si vyžádat doklady potvrzující pobyt. Samotný proces získání potvrzení trvá jeden den až jeden týden (to je nejhorší případ).

Ale obvykle to trvá jeden až dva dny. Záleží na efektivitě hotelového personálu. Dokumenty jsou požadovány (a přijímány) e-mailem.

Jak se blíží dovolená (když si budete jisti, že se vaše plány nezměnily, a pojedete na dovolenou podle plánu), před žádostí o vízum kontaktujte hotel a napište jim na Angličtina jazyk, požadavek, aby vám zaslali potvrzení o vašem ubytování a platbě (garanci platby) za hotelový pokoj na hlavičkovém papíře hotelu.

E-mailová adresa hotelu bude uvedena v potvrzení rezervace pokoje zaslaném elektronickým rezervačním systémem. Nebo můžete hotel kontaktovat přímo prostřednictvím webové stránky rezervačního systému. Obě možnosti jsou ekvivalentní.

Na hlavičkovém papíře se jedná o označení "souřadnic" hotelu ve smyslu - adresa, telefonní číslo a další kontaktní údaje. Pokud v hotelu není hlavičkový papír (to je obvykle problém malých hotelů), nechte je vytisknout všechny tyto informace samostatně.

V žádosti je rovněž uvedeno, že toto potvrzení je nutné předložit konzulátu za účelem získání schengenského víza. (Vzorový požadavek viz níže.)

Okamžitě také požádejte, aby byl potvrzovací text napsán v angličtině (nejlépe) a aby obsahovalpříjmení a jména ze všech hosty, data rezervace a výši zálohy, nebo je třeba poznamenat, že platba za pobyt je zaručena.

V případě, že byl hotel zaplacen ihned při rezervaci, pak je situace ještě jednodušší. Stačí požádat správu hotelu o zaslání dokladu potvrzujícího skutečnost, že jste za pobyt v tomto hotelu zaplatili (vzorový text žádosti je také uveden níže).

Po obdržení žádosti, aby hotel poskytl dokumenty potvrzující ubytování, bude reakce hotelů pokaždé jiná (v závislosti na zemi a velikosti hotelu).

Zaměstnanci hotelů, kde mají představu, co je v sázce, vám v reakci na takovou žádost okamžitě (doslova do hodiny) vyjasní, zda skutečně souhlasíte s provedením platby předem (pokud nebyla provedena dříve) a poskytne vám údaje pro provedení platby.

Nebo požádá o povolení odepsat peníze jako platbu z vaší karty (mají číslo karty, uvedete ho při rezervaci).

V případě potřeby (závisí na zemi a vnitřních předpisech hotelu) si personál vyžádá Dodatečné informace nutné k sepsání požadovaného dokumentu.

S velkými hotely zpravidla problémy nejsou. Po zaplacení budete mít dokumenty potvrzující ubytování do 1-2 hodin (maximálně do konce dne) ve vašich rukou a stačí si je vytisknout.

Ale v malých hotýlcích, penzionech, apartmánech majitelé často o žádných požadavcích ani neslyšeli (toto je můj osobní názor, který jsem si udělal na základě komunikace s personálem takových hotelů na toto téma).

Žádost o poskytnutí dokumentů jim proto může způsobit mnoho otázek. V tomto případě budete muset vysvětlit, co (a v jaké formě) po nich chcete.

Je to někdy těžké, ale docela možné. Nakonec je váš příjezd zajímá, proto se snaží sejít se na půli cesty.

Z OSOBNÍ ZKUŠENOSTI: JAKO U MALÝCH HOTELŮ

V reakci na mou žádost o potvrzení pobytu majitel malého hotelu poblíž polské Wroclawi jednoduše napsal:

„Dzień Dobry! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem, Ariel"

("Dobré odpoledne! Potvrzuji rezervaci. S pozdravem, Ariel")

No, to byla její představa o tom, jak vypadá doklad o pobytu. Trvalo jí velmi dlouho, než vysvětlila, z čeho mám její konkrétně je potřeba navíc vysvětlovat doslova na prstech (protože neuměla anglicky a v polštině jsem slabý).

Skončil jsem tak, že jsem si odplivl a udělal jsem to sám za to požadované potvrzení (které jsem sám také speciálně pro tento případ vyrobil jako dárek hotelu) a poslal tam.

Tam to hosteska vytiskla, orazítkovala hotel a podepsala, naskenovala a poslala mi to zpátky. Poté jsem přísahal, že zůstanu v malých hotelech, pokud od nich budu potřebovat potvrzení o pobytu.

Pokud nepotřebujete žádné doklady z malých hotelů, tak se v nich klidně ubytujte, dělám to sám. Je to levnější (zpravidla) i příjemnější.

Ale u velkých hotelů se to nikdy nestalo. Požádají o informace, které potřebují k sepsání dokladu, požádají o provedení platby a odešlou doklad následující (nebo týž) den po provedení platby.

Ale opakuji, tento okamžik je přísně individuální v každé zemi a hotelu. Neexistuje zde žádný jednotný systém a každý případ je jedinečný – jakmile se tam dostanete.

Na základě výše uvedeného je vhodné neodkládat žádost o potvrzení ubytování v hotelu (nebo hotelech) na poslední den, ale udělat to týden nebo dva před plánovaným odesláním dokumentů na konzulát.

JAK ODLIŠIT VELKÝ HOTEL OD MALÉHO

Kritéria jsou dvě: celkový počet pokojů v hotelu (často jej můžete vidět na stránkách rezervačního systému) a způsob provozu recepce.

Pokud odbavení v hotelu funguje nepřetržitě a počet pokojů v hotelu je 50-60 nebo více, nelze očekávat problémy se získáním potvrzení rezervace - jedná se o velký hotel a jeho personál je připraven takové situace.

Pokud je počet pokojů v hotelu od 20-30 do 50-60 - jedná se o průměrný hotel, neměly by být žádné zvláštní problémy se získáváním dokumentů z něj (ale to už "nemělo vypadat").

Pokud je ale ve vámi vybraném hotelu pouze 5-15 pokojů a registrační přepážka v něm je otevřena pouze přes den, pak tam můžete očekávat vše (myslím problémy se získáním potvrzení o pobytu).

Totéž platí pro apartmány (byty) a penziony. Jejich majitelé zpravidla netuší, o co jde, když jsou po nich žádáni doklady potvrzující jejich bydliště.

Budou muset podrobně vysvětlit, co od nich chcete. Někdy může být jednodušší udělat vše sami (jak je popsáno v příkladu výše) a poslat jim dokument ke schválení.

V jakém jazyce podat žádost o poskytnutí dokladů potvrzujících bydliště

Žádost hotelu o získání dokumentů potvrzujících ubytování musí být provedena buď dne anglický jazyk, nebo v jazyce země, ve které se hotel nachází.

Obecně platí, že pokud potřebujete doklady od hotelu, je lepší si hned (už ve fázi plánování cesty) vybrat hotel, jehož personál mluví anglicky.

Jazyky, kterými mluví personál hotelu, najdete na stránkách rezervačního systému (slušné systémy takové informace mimo jiné poskytují).

Vzhledem k tomu, že anglicky mluvím víceméně vyhraněně, vybírám si pro ubytování vždy hotely, ve kterých i personál mluví anglicky (je jednodušší tam žít, i když se je koho zeptat, jestli se něco neděje).

V zásadě platí, že pokud je hotel dostatečně velký, případně propojený sítí, pak tam zpravidla personál mluví anglicky na nějaké přijatelné úrovni (i v takových "kolektivních farmách" jako je Rumunsko nebo Albánie).

V malých hotelech (v jakékoli zemi) se můžete dostat do situace, kdy personál hotelu mluví pouze jazykem své země. (To byl mimochodem případ majitele hotelu v Polsku, kterému jsem sám dělal potvrzení o pobytu).

Při výběru hotelu proto věnujte pozornost tomu, jakými jazyky personál zařízení mluví. Kdykoli je to možné, vybírejte si hotely, kde se používá angličtina (pokud ovšem nemluvíte francouzsky, německy nebo jiným jazykem – tedy hotely, kde se tento jazyk používá). Takže to pro vás bude jednoznačně pohodlnější.

Kolik dokladů o pobytu je potřeba

Musím pro každého účastníka zájezdu doložit bydliště nebo stačí jeden doklad?

Stačí se dostat z hotelu jedna věc doklad o pobytu. Hlavní je, že vypisujeVšechnoúčastníci nadcházejícího zájezdu (včetně těch nejmenších dětí).

Jeden papír stačí(jeden dokument) z každého hotelu na trase výletu.
Hlavní je, že jsou uvedeni (uvedeni) všichni účastníci zájezdu.

Pro každého účastníka zájezdu, v potvrzení musí být kromě příjmení a jména uvedeno (alespoň) číslo jeho pasu, a státní občanství - tzn. údaje umožňující konzulátu jednoznačně identifikovat tuto osobu.

Potvrzení také musí obsahovat data plánovaného pobytu, informace o platbě (případně platební záruky) a musí být orazítkováno hotelem a podepsáno manažerem. Potvrzení o platbě je volitelné. Pokud bude připojen, bude to dobré. Ne - žádný problém, půjde to tak.

Požádejte hotel o získání dokumentů potvrzujících ubytování v něm

Tato část poskytuje přibližný vzor žádosti hotelu o obdržení dokumentů potvrzujících ubytování v něm. Dovolte mi připomenout, že žádost musí být podána v angličtině nebo v národním jazyce země, kde se hotel nachází.

V pobaltských hotelech můžete zkusit psát rusky. Odpovídají sice anglicky (nemají ruskou klávesnici), ale odpovídají.

Obsah žádosti o doklady potvrzující bydliště

Text žádosti o doklady potvrzující ubytování, kterou zašlete do hotelu, by měl být podobný níže uvedenému (v angličtině - jen o něco níže).

Pokud je hotel rezervován, ale není zaplacen:

"Dobrý den!

Zarezervoval jsem si pokoj ve vašem hotelu prostřednictvím rezervačního systému "Booking.com", číslo rezervace 123456, data pobytu od… do….

Žádám Vás o zaslání potvrzení o ubytování ve Vašem hotelu, které potřebuji k získání schengenského víza.

V potvrzení prosím uveďte jména a čísla pasů hostů [zde je třeba uvést jmenný seznam účastníků zájezdu s čísly zahraničních pasů], data pobytu a také údaje o platbě za číslo (záruky platby).

V případě potřeby jsem připraven provést platbu předem, případně poskytnout platební záruky. Vyplňte prosím dokument na hlavičkovém papíře vašeho hotelu.

S úctou tvůj, Imyarek."

Pokud byl hotelový pokoj zaplacen okamžitě(při rezervaci), je to stále jednodušší. Stačí požádat administrativu o dokumenty potvrzující skutečnost, že za hotel byla zaplacena taková a ta data a pro takové a takové (celé jméno) rezidenty.

Příklad textu žádosti bude následující:

"Dobrý den!

Zarezervoval jsem a zaplatil jsem za pokoj ve vašem hotelu prostřednictvím rezervačního systému „Booking.com“, číslo rezervace 123456, data pobytu od… do….

Žádám vás o zaslání dokumentu potvrzujícího platbu za pokoj ve vašem hotelu(potvrzení o ubytování)které potřebuji k získání schengenského víza.

V potvrzení prosím uveďte jména a čísla pasů hostů [zde je třeba uvést jmenný seznam účastníků zájezdu s čísly zahraničních pasů], data pobytu, jakož i údaje o platba hotelu.

Žádám vás, abyste dokument vypsali na hlavičkový papír vašeho hotelu a připojili potvrzení o zaplacení (pokud je to možné).

S úctou tvůj, Imyarek."

Tento požadavek odešlete na e-mail hotelu a čekáte na reakci jeho zaměstnanců. Bezchybně vám odpoví, ale co odpoví, nelze předem odhadnout.

Vzorový text žádosti v angličtině je uveden níže.

Text žádosti o dokumenty potvrzující ubytování v hotelu v angličtině

Pokud nemluvíte anglicky, stačí zkopírovat níže uvedený text žádosti o potvrzení pobytu a odeslat jej na adresu hotelů na trase, kterou cestujete, předběžně oprava údajů na vlastní pěst:

POKUD BYL HOTEL NEZAPLACEN PŘI REZERVACI

Zde je situace trochu složitější: měli bychom (nejlépe) přesvědčit hotel, aby neplatil hned (najednou jim vízum nevydalo), ale „dotlačit“ ho k rozhodnutí o „zmrazení“ prostředků na našem účtu, aniž by je skutečně odepsal.

V tomto případě hotel do potvrzení napíše „Platba zaručena“, což bude vyhovovat nám i konzulátu. A výpočet bude již na místě, při příjezdu.

Hotely to někdy dělají (z nějakého důvodu často rádi dostávají výplatu v hotovosti), ale ne vždy a ne všechny. Přesto to můžete zkusit.

Abyste pochopili, co je níže řečeno, nejprve si přečtěte text pomocí google překladače (stačí kliknout na odkaz, překlad níže uvedeného textu se okamžitě otevře v novém okně), tam to můžeš hned opravit"Pro sebe" a odtud zkopírujte a vložte do svého dopisu.

Dobré odpoledne!

Zarezervoval jsem si pokoj ve vašem hotelu přes "Booking.com" (č. 000.000.000), příjezd 25.05.2018, odjezd 10.06.2018.

Potřebuji získat potvrzení hotel pobytu (potvrzení o ubytování). Tento dokument je nezbytný, abych mohl požádat lotyšský konzulát o získání schengenského víza.

Jsem připraven v případě potřeby předplatit až 100% nebo vám zaručit platbu.

Pokud je to přijatelné, můžete jednoduše podržet požadovanou částku na mé bankovní kartě, pokud je to vhodné jako záruka platby.

Potvrzení o ubytování musí obsahovat minimálně tyto informace pro konzulát: datum příjezdu a odjezdu, jména hostů a také platební údaje (případně o záruce platby).

Toto potvrzení prosím udělejte v angličtině a pokud možno na hlavičkovém papíře vašeho hotelu.

Informace o hostech:

Host číslo 1: Ivan Ivanov. Země: Rusko, město: Orenburg. Pas 00No0000000

Host číslo 2: Tatiana Ivanova. Země: Rusko, město: Orenburg. Pas 00No0000000

Pokud potřebujete další podrobnosti, napište mi a já vám dám všechny potřebné informace.

Předem moc děkuji.

S přáním všeho nejlepšího, Ivan Ivanov.

No, pokud možnost s garancí platby nefunguje (hotel vás o tom bude informovat), pak dobře ... budete muset zaplatit za ubytování. Ale aspoň jsme to zkusili. Pak už jen zaplatíme a čekáme na doklad potvrzující platbu.

POKUD BYL HOTEL ZAPLACEN PŘEDEM

Pokud jste za hotel již zaplatili ve fázi rezervace, pak se situace zcela zjednoduší. Nemusíme hledat možnosti platby, vyjednávat podmínky platby předem a akce v případě zrušení rezervace atd.

Potřebujeme pouze požádat o dokumenty potvrzující skutečnost, že jsme za hotel zaplatili. ALE nemělo by jít jen o kontrolu platby, ale o plnohodnotný papír, kde jsou uvedeny údaje všech osob provádějících cestu (to, co bylo zmíněno výše).

Samotná kontrola ale není příliš nutná. Stačí podpis manažera a razítko hotelu na jeho hlavičkovém papíře.

V tomto případě můžete využít přibližně následující variantu kontaktování hotelu, která je uvedena níže.

Hotel Optima, Krakov, Polsko:

Hotel "Aura", Praha, Česká republika:

POZNÁMKA:

Pečlivě si prostudujte dokument, který jste dostali z hotelu. Zkontrolujte tam uvedená data pobytu a také jména a příjmení hostů (pravopis se musí shodovat s pravopisem napsaným v pasu) a další údaje uvedené v dokumentu.

Pokud je něco napsáno špatně (stane se), tak ihned napište do hotelu a požádejte o opravu chyby, dělají to bez problémů.

Platba předem hotelu po obdržení potvrzení o pobytu

Abyste mohli od hotelu obdržet dokumenty potvrzující ubytování, ve většině případů budete muset ubytování zaplatit předem. V některých případech to vyžadují konzuláty, v jiných jsou to požadavky hotelu.

Pokud je platba předem z důvodu požadavků konzulátu (jako např. u Poláků), musí být provedena bezpodmínečně (v opačném případě konzulát nebude akceptovat tyto dokumenty jako doklad o bydlišti).

Pokud konzulát nepožaduje povinnou plnou (100%) zálohu hotelu, pak její výše závisí zcela na vaší dohodě s hotelem. Hotely se bohužel poučily z trpké zkušenosti (kdy si turisté rezervují pokoje na vízum a pak je okamžitě zruší).

Některé hotely (ne všechny - to je individuální) proto trvají na tom, že po vystavení dokladů potvrzujících ubytování bude tarif změněn na nevratný a že v případě zrušení rezervace bude celá platba za ubytování zadržena v r. celou, nebo její část (zpravidla ve výši jedné noci).

Výše požadované zálohy, stejně jako podmínky jejího vrácení v případě zrušení rezervace, je věc přísně individuální pro každý hotel.

Věnujte pozornost podmínkám platby předem a podmínkám vrácení peněz pokud svou rezervaci zrušíte. V tomto okamžiku je třeba věnovat pozornost PŘED provedení platby.

Obecně, jak je uvedeno výše, je zde vše přísně individuální. Každý hotel si sám určí, jaké podmínky nastavíte. Souhlaste s nimi (takové podmínky), nebo ne, je to čistě vaše rozhodnutí.

Z OSOBNÍ ZKUŠENOSTI:

Platba v plné výši a bez možnosti vrácení peněz byla požadována pouze jednou (hotelový řetězec "Optima", Polsko). V zásadě téměř všechny polské hotely po vás budou vyžadovat pouze 100% platbu předem, pokud jde o poskytnutí dokumentů pro konzulát (k získání víza).

Ale podmínky pro vrácení peněz v případě zrušení rezervace - zde se požadavky liší hotel od hotelu.

Přijatelné podmínky Považuji to (osobně) za to, že v případě zrušení vaší rezervace hotel tvrdí, že zadrží platbu za jeden den pobytu. To je normální praxe.

I když, můžete najít Lepší podmínky... Zde ti nejmenší, tkz "Rodinné" hotely (kde majitel hotelu často sám sedí na recepci).

V tomto případě samozřejmě není vázán žádnými interními pokyny pro personál (na rozdíl od personálu velkých hotelů) a může se svobodně rozhodnout o možnostech platby a podmínkách jejího vrácení.

Jak jsem však uvedl výše, řešení tohoto problému je na vás. Pokud nejste spokojeni s podmínkami, zrušte svou rezervaci a vyhledejte jiný hotel, který v případě potřeby nabídne přijatelnější podmínky zrušení. Pokud jste si výletem 100% jisti - zaplaťte a ani nepřemýšlejte.

Chtěl bych poznamenat, že existují „specialisté“, kteří rezervují hotely pouze za účelem získání víza a po jeho obdržení rezervaci okamžitě zruší. Nedělej to. V každém případě až do okamžiku, kdy překročíte hranice (tedy vstoupíte do schengenského prostoru). Potom můžeš.

Nebude to úplně férová hra, ale takové možnosti tu jsou a v případě potřeby je lze (a někdy se to stává a mělo by) využít. Ale opatrně.

Způsoby získání dokumentů potvrzujících ubytování od hotelu

Doklady o pobytu lze získat žádný způsobem pohodlným pro vás i pro hotel. Ve většině případů se bude jednat o soubor ve formátu obrázku nebo dokumentu * .pdf, který je nutné kvalitně vytisknout a připojit k souboru dokumentů zaslaných na konzulát.

Zde jsou ale možné různé situace. Například ve výše zmiňované síti hotelů Optima mi s radostí oznámili, že mi mohou poslat požadovaný dokument. pouze(!) faxem a ničím jiným. (XXI století na dvoře ...)

Navíc všechna moje přemlouvání k ničemu nevedla a stejně jsem musel hledat fax, abych tento dokument dostal.

Potřebuji obdržet potvrzení o pobytu faxem?

Zde odbočím k tématu přijímání dokumentů potvrzujících ubytování v hotelu faxem.

Existuje názor (popsaný na některých turistických stránkách), že konzuláty údajně "milují" (a téměř vyžadují) potvrzení o ubytování od hotelů obdržené faxem, protože je v tomto případě obtížné je zfalšovat.

V žádném z otevřeně zveřejněných oficiálních dokumentů, stejně jako na stránkách konzulátů (a hodně jsem jich prošel) takový požadavek nikde není (nesetkal jsem se).

Možná před 10-15 lety, kdy kopírovací technologie nebyla tak vyvinutá a kdy jen pár lidí (zaměstnanců hotelu) umělo zhotovit dokumenty ve formátu * .pdf a vložit do nich jak pečeť hotelu, tak podpis manažera, pak toto bylo také relevantní...

Ale teď, když je v každém smartphonu zabudován dostatečně slušný fotoaparát a skener je snazší najít než fax... přijímat dokumenty faxem je nesmysl.

Opravdu vím (na základě osobní zkušenost), že ze všech potvrzení o pobytu, která jsem obdržel od hotelů za účelem získání víza, mi bylo faxem předáno pouze jedno.

Zbytek mi byl zaslán e-mailem ve formě dokumentů ve formátu * .pdf, nebo ve formě obrázků. A všichni zřídili konzulát.

Jakou formou předložit konzulátu doklady z hotelů potvrzující ubytování

Na konzulátu je třeba předložit doklady potvrzující pobyt přesně ve formě, v jaké jste je od hotelu obdrželi. Většinu potvrzení obdržíte ve formátu * .jpeg * .jpg nebo * .bmp nebo ve formátu * .pdf.

Po obdržení potvrzení jej vytiskněte dobrá kvalita(to je předpoklad), v počtu výtisků podle počtu podaných žádostí o vízum: jeden účastník zájezdu - jedna sada dokumentů a tyto doklady přiložte k ke každému balík dokumentů.

Hlavní je, aby platební podmínky odpovídaly požadavkům konzulátu (pokud jsou tyto požadavky zveřejněny), a obsah dokumentu odpovídal požadavkům na něj (viz výše), tzn. tak, aby obsahoval všechny potřebné údaje o bydlišti.

Tímto dokončím poznámku o procesu získávání dokladů potvrzujících ubytování z hotelů pro jejich předložení konzulátu za účelem získání schengenského víza.

Doufám, že téma získávání dokumentů z hotelů bylo mnou plně odhaleno. V každém případě jsem řekl vše, co jsem věděl. Věřím, že výše uvedené informace jsou více než dostačující k tomu, aby vám pomohly získat potvrzení o pobytu od hotelu, od toho, jak o něj požádat, a konče tím, jak to vypadá a co to je.

Pro získání turistického víza je často nutné je předložit ambasáděddoklad o ubytováníběhem pobytu na území země, kam se chystáte. Může to být dopis z hotelu na hlavičkovém papíře společnosti, orazítkovaný a podepsaný pracovníkem rezervace.

A protože mnoho turistů nemluví cizími jazyky, můžete použít příklady písmen v angličtině. Vezměte prosím na vědomí, že jména a příjmení, která uvádíte jako v pasu, latinkou. Napište celé termíny, např. 12. května 2016.

PÍSMENO MOŽNOST #1

Vážený pane / paní,

Zarezervoval jsem si pokoj ve vašem hotelu přes booking.com na ______ (napište své jméno a příjmení) a ______ (napište své jméno a příjmení druhé osoby) od _______ (datum příjezdu) do ______ (datum odjezdu). Mohl byste mi prosím zaslat potvrzení o mé rezervaci s razítkem a podpisem faxem _______ (napište své faxové číslo) Toto potvrzení musím předložit konzulárnímu oddělení. _______ (uveďte zemi velvyslanectví, která víza vydává) Ambasáda v _______ (napište město a zemi, kde se velvyslanectví nachází) za účelem získání vstupních víz.

V tomto potvrzení rezervace prosím uveďte 2 obě jména:

_____________ (napište jména a příjmení dvou osob).

S pozdravem

Vaše jméno a příjmení

PÍSMENO MOŽNOST # 2

A zde je vzorový dopis s žádostí o zaslání potvrzení rezervace, které bylo provedeno prostřednictvím Booking.com:

Vážený pane / paní,

Udělal jsem rezervaci ve vašem hotelu prostřednictvím stránky www.booking .com:

Jméno hosta: _____ (napište své jméno)

Typ pokoje: _____ (napište typ vašeho pokoje, například: Apartmán se 2 ložnicemi - pro 2 osoby (nekuřácké preference))

Příjezd: _____ (datum příjezdu)

Odjezd: _____ (datum odjezdu)

Celková cena: ____ - € (částka)

Mohli byste mi prosím zaslat potvrzení mé rezervace (s vaším razítkem a podpisem) faxem ______ (napište své faxové číslo) a/nebo (a/nebo) e-mailem _______ (napište svou e-mailovou adresu). Toto potvrzení musím předložit konzulárnímu oddělení. _______ (uveďte název země, na jejíž ambasádu ponesete doklad) velvyslanectví v Moskvě, Ruská federace za účelem získání víz.

Pokud potřebujete, aby byla udělena víza vám a někomu dalšímu kromě vás, kdo s vámi bude bydlet v tomto pokoji (manžel/manželka, dítě, máma táta atd.), napište:

Prosím Ukaž jména v tomto potvrzení rezervace:

_______ (napište jméno a příjmení, čísla pasů)

Pokud potřebujete, aby se zobrazilo pouze vaše jméno, napište:

V tomto potvrzení rezervace prosím uveďte moje jména:

_______ (napište své jméno, číslo pasu)

Prosím o zaslání potvrzení rezervace na faxové číslo: ______ (vaše faxové číslo) a na můj e-mail: ______ (vaše pošta)

Děkuji za spolupráci.

S pozdravem,

Vaše jméno a příjmení

PÍSMENO MOŽNOST # 3:

Zarezervoval jsem si u vás pokoj hotel ______ (napište název hotelu) ( //www.booking.com/ číslo rezervace 701.723.011 pin 0842).

Chtěl bych dostat potvrzení rezervace e-mailem ________ (napište svou e-mailovou adresu). Potřebuji to na ambasádu. Musí se jednat o naskenovanou kopii potvrzení rezervace zaslané e-mailem.

Potvrzení musí obsahovat údaje o rezervaci, datum pobytu, jméno, příjmení a cestovní pas hostů, podpis pracovníka rezervace hotelu a razítko.

Hosté:

________ (napište jméno a příjmení, čísla pasů)

Potvrzení musí obsahovat způsob platby za ubytování.

Děkuji mnohokrát!

Vaše jméno a příjmení

Pokud zadáváte faxové číslo, nezapomeňte uvést kód země a oblasti.

V běžném životě moderního člověka je často nutné, ale pro někoho ne moc, jezdit na různé služební cesty. Ubytujte se v různých hotelech nebo hotelech. A po příjezdu domů k původním zdem vaší společnosti nebo organizace bude velmi pečlivý a vzrušující okamžik potvrdit svůj pobyt v hotelu nebo hotelu, abyste mohli vrátit své těžce vydělané peníze. Aby účetní vašeho „kanceláře“ klidně spala a vaše nervy byly v pořádku, radím vám, abyste se na zprávu důkladně připravili.

Pro začátek, ještě před odjezdem do města na služební cestu, vám doporučuji získat plnou moc a osvědčení-požadavek od účetního oddělení o vystavení faktury nebo potvrzení o práci na zjednodušeném daňovém systému ve vašich rukou . Pozor, je lepší si vše ověřit na místě, než později dokazovat svůj případ.

Plná moc musí být sepsána na vaše jméno (bez chyb a tiskových překlepů), nezapomeňte ji uvést

Celý název společnosti.
Adresa sídla (povinný rejstřík, město, ulice, dům).
TIN a KPP společnosti.
Tak a teď pojďme. Při registraci nebo registraci v hotelu musíte obdržet účtenku nebo smlouvu s vámi uzavřenou s přesnými údaji:
Název hotelu;
Celé jméno hosta, tedy vy;
Číslo pokoje nebo postel na pokoji ( Stručný popis"Apartmá, junior suite, Economy, postel)
náklady na pokoj nebo postel v něm;

Vše je samozřejmě bez chyb a tiskových překlepů. A při odjezdu nezapomeňte získat:

1. Pokladní šek.
2. Faktura, vždy s živým razítkem hotelu.
3. Faktura faktura.
To za předpokladu, že jste bydleli v hotelu, který funguje s DPH.
Pokud hotel funguje podle zjednodušeného daňového systému (bez DPH), musíte předložit potvrzení o práci podle zjednodušeného daňového systému (na žádost účetního oddělení a pokud máte plnou moc, kterou jste přinesli s tebou).

Můžete také potvrdit ubytování v hotelu
akt práce
dohoda o službách
ceník cen za hotelové služby

Pokud hotel nemá registrační pokladnu, měli byste místo šeku obdržet přísný formulář odpovědnosti s požadovanými údaji:

Adresa současného výkonného orgánu právnické osoby tváře,
šestimístné číslo a série dokladu,
DIČ daňového poplatníka přidělené organizaci ( individuální podnikatel), která dokument vydala.

Zahraniční společnosti vystavují doklady: INVOICE nebo „PRO-FORMA-INVOICE“, v ruštině je to stejný ÚČET. Provedené úkony jsou k dispozici na vyžádání (plná moc) bez omezení. Ujistěte se, že si tento akt pořídíte, aby se vám později Měnová kontrola banky, kterou tento zákon vyžaduje (s odkazem na měnovou legislativu), protože účet pro ně není dokladem, „nelepila“.

Takže abych to shrnul.

Pro vykázání cestovních prostředků musí zaměstnanec účetnímu oddělení předložit tyto doklady:

1. Pokladní šek nebo forma přísného hlášení.
2. Faktura potvrzená hotelovým razítkem.
3. Faktura (pokud pracují s DPH) nebo certifikát potvrzující práci na zjednodušeném daňovém systému
4. úkon odvedené práce (pokud jde o zahraniční hotel) nebo dle libosti
5. Ceník cen hotelových služeb (volitelné)
6. smlouva o poskytování služeb (je-li to možné).

Pokud o to účetní oddělení požádá, je hotel povinen jej poskytnout. A rádi žádají účetní různými způsoby:
ale častěji je to telefonní hovor,
Pro ověření pravosti dokladů zavolá účetní do hotelu na číslo uvedené na faktuře. A registrátor zkontroluje správnost informací a řekne mu, kde a kdy se zaměstnanec zastavil.

Chcete-li rezervovat hotelový pokoj přímo přes hotel a požádat o potvrzení rezervace faxem nebo e-mailem na britskou ambasádu, napište prosím hotelu takto:

Vážený pane / paní,

Rád bych si u vašeho hotelu zarezervoval dvoulůžkový / jednolůžkový pokoj pro 2 osoby (2 osoby).
Datum příjezdu je ZDE PÍŠEME DATUM PŘÍJEZDU,

odjezd A ZDE DATUM ODJEZDU (zahrňte prosím snídani)

Prosím potvrďte moji rezervaci faxem / e-mailem: ZDE UVÁDÍME VAŠE FAXOVÉ ČÍSLO NEBO VÁŠ E-MAIL

Takové potvrzení provedené rezervace je požadavkem na vyřízení víz na velvyslanectví ZDE UVÁDÍME ZEMĚ, KDE SE NABÍZÍ VELVYSLANECTVÍ VELKÉ BRITÁNIE, KDE ŽÁDÁTE O VÍZUM

S pozdravem,

Původní dopis v ruštině:

Vážení!

Chtěl bych (rád) zarezervovat jednolůžkový / dvoulůžkový pokoj ve vašem hotelu pro dvě osoby.

Den příjezdu …

Odjezd... (včetně snídaně)

Prosím potvrďte moji objednávku faxem / emailem:…

To je potřeba pro ambasádu ... v ...

Všechno nejlepší,

A zde je vzorový dopis s žádostí o zaslání potvrzení rezervace, které bylo provedeno pomocí webu Booking.com:

Vážený pane / paní,

Zarezervoval jsem si pokoj ve vašem hotelu přes booking.com pro URČENÍ JMÉNO A PŘÍJMENÍ PRVNÍ OSOBY a UDĚLENÍ JMÉNO A PŘÍJMENÍ DRUHÉ OSOBY od DATA PŘÍJEZDU do DATA ODJEZDU. Mohl byste mi, prosím, poslat faxem potvrzení o mé rezervaci s razítkem a podpisem UDĚLEJTE SVÉ FAXOVÉ ČÍSLO? Toto potvrzení musím předložit konzulárnímu oddělení. URČETE ZEMĚ VELVYSLANECTVÍ, KTERÉ VÍZA VYDÁVÁ Velvyslanectví v URČETE MĚSTO A ZEMĚ VELVYSlanectví za účelem získání vstupních víz. V tomto potvrzení rezervace prosím uveďte 2 obě jména: UVEĎTE JMÉNO A PŘÍJMENÍ 2 OSOB.

S pozdravem

DÁME PODPIS (JMÉNO A PŘÍJMENÍ)

Další ukázka s poptávkou na volné pokoje a jejich ceny:

Máte místo na sázku na jednu noc UVEĎTE DATUM PŘÍJEZDU A ODJEZDU pro 2 osoby?

Jaká je cena za pokoj (všechny vaše pokoje jsou krásné) s manželskou postelí a koupelnou?

DÁME PODPIS (JMÉNO A PŘÍJMENÍ)

A zde je vzorový dopis, pokud potřebujete slevu na hotelový pokoj, když se na požadovaný termín nevztahují speciální ceny:

Viděl jsem, že máte speciální nabídky. Možná nám můžete nabídnout nějakou pěknou cenu?

Také pokud byste mi mohli dát cenu za 3 noci mezi URČENÍM DATA PŘÍJEZDU A ODJEZDU.

rád zaplatím předem)

DÁME PODPIS (JMÉNO A PŘÍJMENÍ)

No, pokud hotel nemá speciální ceny, ale chcete slevu, můžete napsat toto:

Hledáme s manželem pěkné ubytování na 2 noci UVEĎTE DATUM PŘÍJEZDU A ODJEZDU pro 2 osoby? Máte speciální nabídky? Možná nám můžete nabídnout nějakou pěknou cenu?

Potvrzení rezervace

Potvrzení rezervace- to rezervace potvrzena zvláštním oznámením zaslaným hotelem klientovi. V závislosti na dostupnosti pokojů hotel provede rezervaci a zašle potvrzení rezervace, které obsahuje informace o jménu hosta, délce pobytu, kategorii pokoje, ceně a Doplňkové služby které lze rezervovat předem (například náklady na transfer, snídani atd.). Text potvrzení rezervace musí být klientovi zaslán na hlavičkovém papíře, na kterém je uvedeno číslo potvrzení objednávky, pozice a jméno osoby odpovědné za rezervační oddělení a další údaje o hotelu. Potvrzení je nutné, aby hotel mohl vždy prokázat, že byl zákazník informován o podmínkách rezervace v tomto hotelu.

Obvykle se nerezervuje konkrétní pokoj, ale rezervuje se pouze kategorie pokoje (například jednolůžkový pokoj, apartmá, apartmán atd.), pokud však host, zejména z řad stálých nebo VIP klientů, preferuje konkrétní pokoj , pak jeho přání, obvykle zohledněno. V tomto případě, pokud je to možné, byste měli klientovi poskytnout oblíbené číslo.

Hotely mohou v průběhu prací změnit své cenové zásady a postup potvrzování rezervací. Oficiálně zveřejněné ceny ubytování lze změnit bez upozornění klienta, nelze však změnit cenu pokoje uvedenou v potvrzení rezervace. O změně sazeb za poskytované ubytovací služby by měl hotel své zákazníky písemně informovat nejméně 30 kalendářních dnů před datem zavedení.

Podmínky rezervace se liší hotel od hotelu. Aby se předešlo nedorozuměním, měli by je zákazníci při kontaktování hotelu podrobně vysvětlit.

Je přísně zakázáno zasílat na adresu společnosti klienta formulář potvrzení rezervace obsahující servisní usnesení, poznámky, podpisy pracovníků rezervačního oddělení nebo prodejní služby.

Zákazníci, kteří chtějí, aby byl pokoj speciálně připraven k odbavení, musí sdělit: způsob platby, jméno hosta, jméno a adresu osoby, která platí za doplňkovou službu, Detailní popis nutné: ​​pokud dárky - jaké, pokud potřebujete pohlednici - jaký obsah atd.

Všechny dodatečné požadavky musí být zadány ve speciálním formuláři a musí být uhrazeny.

Proces vyřízení dopisu - žádosti o ubytování a vystavení potvrzení rezervace je následující.

1. Po obdržení dopisu - žádosti o ubytování vyplní pracovník rezervačního oddělení příslušný formulář (Nová rezervace) nebo zapíše nejdůležitější údaje z dopisu - žádost o umístění do deníku rezervace pokojů. Poté se zaregistruje tato aplikace v elektronickém rezervačním systému hotelu a přiřadí jej sériové číslo... Všechny rezervace musí být zadány do počítačového systému do 1-2 hodin.

Na základě zadaných informací se vytvoří perspektivní harmonogram načítání hotelu. Při registraci požadavku na rezervaci je třeba věnovat zvláštní pozornost typu rezervace a způsobu platby. V případě garantované rezervace musí přihláška obsahovat údaje o platebních dokladech zaručujících přijetí platby za pokoj v případě, že se host nedostaví nebo klient opožděně zruší rezervaci (č. kreditní kartačíslo zákazníka nebo bankovního převodu). Čím více informací bude zadáno do elektronického rezervačního systému, tím kvalitnější a rychlejší bude proces vyřizování a odhlašování klientů.

2. Pracovník rezervačního oddělení vyhotoví potvrzení rezervace, kde jsou uvedeny všechny potřebné údaje. Potvrzovací číslo (číslo potvrzení) bude stejné číslo, pod kterým byla evidována žádost o ubytování. Hotely již obvykle mají formuláře potvrzení rezervace. Mohou to být formuláře, jak vložené do elektronického rezervačního systému, tak vytištěné typografickou metodou. Potvrzení rezervace musí být provedeno ve stejném jazyce, ve kterém byla podána žádost o ubytování. Hlavní jazyky používané v obchodní korespondenci při rezervaci pokojů v hotelech v Rusku jsou ruština, angličtina, němčina, v menší míře francouzština, španělština a další jazyky. Text potvrzení rezervace velmi závisí na typu rezervace. U garantované rezervace je uvedena čekací doba hosta, po jejímž uplynutí platí sankce v případě pozdního zrušení objednávky ubytování nebo nedostavení se do hotelu. U negarantovaných rezervací je uvedena doba, do kdy může host očekávat obdržení pokoje, který si rezervoval. Text potvrzení rezervace obvykle začíná poděkováním za výběr tohoto hotelu... Potvrzující texty mohou být založeny na následujících možnostech:

Následující texty mohou sloužit jako základ pro potvrzení ohledně podmínek a objednávky rezervace v angličtině:

První potvrzení se týká rezervace, která ještě není zaručena. Ve druhém - o garantované rezervaci.

Kromě podmínek a pořadí rezervace v potvrzovacích textech mohou být hosté informováni o postupu při vízové ​​podpoře, podmínkách stravování, transferu, době přihlášení a odhlášení v hotelu a také poskytnout odpovědi na jakékoli dotazy zákazníků.

• 3. Pracovník rezervačního oddělení zašle na faxové číslo uvedené v dopise potvrzení rezervace - žádost o ubytování od firmy, firmy nebo jednotlivce. Zaměstnanec musí zajistit, že potvrzení rezervace obdrží adresát v plném znění, bez zkreslení. Potvrzením úspěšného přijetí zprávy bude v tomto případě odpověď „OK“ na speciálním formuláři-reportáži (Potvrzení o kontrole převodovky), zaslané faxem. Pokud obdržíte nejasnou zprávu (rozmazaný nebo nečitelný text), fax odpoví Chyba nebo Špatný stav linky.(Odpovědi faxů se liší podle zařízení a mohou se lišit.)
• 4. Všechny doporučené dopisy - žádosti o ubytování, potvrzení rezervace těchto žádostí a kladné potvrzení o přijetí faxu adresátem jsou seřazeny podle data příjezdu a uloženy v rezervačním oddělení až do příjezdu hosta do hotelu. To je nutné pro upřesnění detailů ubytování při příjezdu. Po odjezdu hostů tyto

Rýže. 10.

dokumenty jsou převedeny do hotelového archivu. To je nutné v případě upřesnění jakýchkoliv podrobností o minulém bydlišti klienta.

Občas dojde k nějakým změnám v rezervaci. Klienti neruší úplně objednávku, ale pouze částečně mění podmínky. Týká se to především délky pobytu, počtu osob, kategorie pokoje, speciálních přání hostů. Tyto změny zapisují pracovníci rezervačního oddělení do zvláštního formuláře nebo poznámky do evidenčního deníku žádostí o ubytování.

Všechny změny rezervace musí být také provedeny v počítačovém systému.

Pokud jsou změny možné, pracovník rezervace provede změny ve stávajícím potvrzení, opraví jednotlivé údaje o rezervaci a odešle fax na adresu klienta označenou jako „reconfirmation“ (opětovné potvrzení rezervace). Na Obr. 10 poskytuje vzorový text pro opětovné potvrzení rezervace.

Rezervace by měli být informováni o změnách na odděleních, kterých se změna týká. Pokud nelze rezervaci změnit z důvodu obsazenosti hotelu v požadovaných termínech, pak je potřeba klientovi nabídnout alternativní čísla a kategorii pokoje a také se zeptat, zda chce být zařazen do pořadníku. Čekací listy

Rýže. jedenáct.

Dánsko je denně kontrolováno. V případě uvolnění pokojů rezervační oddělení zavolá zákazníkům na čekací listině. Prioritu určuje vedoucí oddělení. Na Obr. 11 poskytuje vzorový formulář změny rezervace.

V případě nemožnosti rezervace z toho či onoho důvodu zašle rezervační oddělení oficiální odmítnutí ubytování obsahující omluvu, důvod odmítnutí, informuje o době zlepšení situace s volnými pokoji a vyjádří naději na další spolupráci. Text takového odmítnutí může vypadat takto:

Ukázky textů o odmítnutí v angličtině jsou uvedeny níže.