Selles märkuses võimalikult üksikasjalik kirjeldab hotellidest elukohta kinnitavate dokumentide hankimise protsessi, mis on vajalikud konsulaadile esitamiseks Schengeni viisa taotlemisel.

Mõnikord nimetatakse neid ka sõnaks "vautšer" (kuigi see pole päris tõsi, vautšer on kviitung, käendus). Ja konsulaadi dokumenti nimetatakse "majutamise kinnituseks". Aga võid seda ka vautšeriks nimetada...

Schengeni viisa saamiseks on vajalik elukohatõend iga päev kavandatav Schengeni riikide territooriumil viibimise aeg.
Ei mingeid valikuid ega erandeid.

Kui me räägime mitmekordse viisa saamisest, peavad dokumendid kinnitama elukohta iga viibimispäeva kohta esimesel reisida selle viisaga.

Elukohakinnituseks võib olla ka kutse (sõpradelt, sugulastelt või organisatsioonidelt) ja mõned muud dokumendid, kuid siin käsitletakse üksikasjalikult hotellide (ja muude objektide) personaliga töötamise protsessi alates elukohta kinnitavate dokumentide saamisest alates neid.

Märgin ka kohe ära, et sellist asja nagu "kutse hotellist (hotellist)" pole olemas.

Hotell ei saa teile kutset teha (teie sõbrad või sugulased saavad seda teha). Kuid hotell võib kinnitada, et teie viibimine on kindlustatud (tasuline).

See dokument sai hotellist (või mitu, olenevalt reisiplaanist) ja see on konsulaadi jaoks dokument, mis kinnitab teie majutust reisi ajal.

Üldised punktid elukohta kinnitavate dokumentide taotlemisel

Elukohta kinnitavate dokumentide hankimine on kõige tülikam (aga ka kõige huvitavam) hetk kogu viisa saamiseks dokumentide koostamise protsessis.

Selle käigus peate suhtlema e-posti, skype ja mõnikord ka telefoni teel (nad saavad Balti riikidest helistada, nad helistasid mulle kuidagi) nende hotellide töötajatega, kus plaanite reisi ajal peatuda.

Mõnikord peavad töötajad selgitama, mida te neilt soovite, või esitama hotellile täiendavaid andmeid, mis on vajalikud nõutava dokumendi koostamiseks.

Üldiselt ei pea olema häbelik, kartlik ega murelik. Hotelli personal on alati valmis teiega poolel teel vastu tulema ja püüab igati aidata. Kliendil on ju (peaaegu) alati õigus.

See, kas nende dokumentide hankimisel probleeme ja küsimusi tekib, sõltub suuresti hotellist, mille olete reisi ajal ööbimiseks valinud.

Töö hotellidega elukohta kinnitavate dokumentide hankimisega seotud küsimustes - on alati individuaalne.

Selles küsimuses pole kahte ühesugust hotelli. Nii palju kui veab. Kui midagi läks valesti, tühistage lihtsalt oma broneering selles hotellis ja otsige teist, kes teid mõistaks või kelle tingimused teile paremini sobivad.

Suurtes või ketthotellides reeglina elukohta kinnitavate dokumentide väljastamisega probleeme pole. Tõenäoliselt on nende töötajad juba sellise probleemiga kokku puutunud (st te pole esimene, kes vajab viisa saamiseks elukohatõendit).

Ja kui töötajad selle probleemiga kokku ei puutunud, on see hetk sageli nende ametijuhendites välja toodud ja töötaja saab alati neid uurida, et teada saada, mida ta vajab teile sellise dokumendi väljastamiseks.

Teisalt on suurte hotellidega maksetingimuste (maksegarantiide andmise) läbirääkimine keerulisem, sest nagu nende juhendis kirjas, siis nii lähebki (personal ei tohi juhiseid rikkuda, neil ei ole manööverdamisvabadus).

Keskmiste ja väikeste hotellide puhul tekitab taotlus selles hotellis majutust kinnitavate dokumentide esitamiseks konsulaadile esitamiseks tõenäoliselt töötajate seas segadust ja palju lisaküsimusi.

Väga hästi võib juhtuda, et väikese hotelli töötajad (ja sageli ka hotelli omanik ja tema pereliikmed) ei ole lihtsalt kunagi sellise palvega silmitsi seisnud ja neil pole aimugi, millega tegu. Sel juhul peavad nad üksikasjalikult selgitama, mida te neilt konkreetselt vajate.

Väikeste hotellidega on aga tore asi maksetingimuste või selle garantiide üle läbi rääkida. Neid on lihtsam poolel teel vastu saada (näiteks kirjutavad, et "makse on garanteeritud"), teilt midagi nõudmata ja lisatingimusi seadmata. See on väärtuslik.

Kuidas ja millal küsida hotellilt elukohatõendit

Hotellid saab broneerida puhkuseks vähemalt kuus kuud enne reisi või isegi varem (nt broneerin hotellid puhkuseks augustis, eelmise aasta novembris).

Enne viisa taotlemist on vaja nõuda elukohta kinnitavad dokumendid. Kinnituse saamise protsess ise võtab aega ühest päevast ühe nädalani (see on halvim juhtum).

Kuid tavaliselt kulub selleks üks kuni kaks päeva. See sõltub hotelli personali efektiivsusest. Dokumente küsitakse (ja saadakse) meili teel.

Puhkuse lähenedes (kui olete kindel, et teie plaanid pole muutunud ja lähete plaanipäraselt puhkusele) võtke enne viisa taotlemist ühendust hotelliga ja kirjutage neile aadressil Inglise keeles, palve, et nad saadaksid teile hotelli kirjaplangile kinnituse teie majutuse ja hotellitoa eest tasumise kohta (maksetagatised).

Hotelli e-posti aadress märgitakse elektroonilise broneerimissüsteemi saadetud toa broneeringu kinnitusele. Või saate hotelliga otse ühendust võtta broneerimismootori veebisaidi kaudu. Mõlemad variandid on samaväärsed.

Kirjaplangil on see selleks, et näidata hotelli "koordinaate", selles mõttes - aadress, telefoninumber ja muu kontaktandmed. Kui hotellis kirjaplanki pole (väiksemate hotellide puhul on see tavaliselt häda), siis las prindivad kõik see info eraldi välja.

Taotluses märgitakse ka, et seda kinnitust on vaja konsulaadile esitamiseks Schengeni viisa saamiseks. (Vt näidistaotlust allpool.)

Samuti paluge kohe, et kinnitustekst oleks kirjutatud (soovitavalt) inglise keeles ja see sisaldaksperekonnanimed ja eesnimed kõigist külalised, broneerimise kuupäevad ja ettemakse summa või tuleb arvestada, et peatumise eest tasumine on garanteeritud.

Juhul, kui hotelli eest tasuti kohe broneerimisel, siis on olukord veelgi lihtsam. Peate lihtsalt paluma hotelli administratsioonil saata dokument, mis kinnitab fakti, et olete selles hotellis viibimise eest tasunud (allpool on toodud ka taotluse teksti näidis).

Pärast hotelli taotluse saamist majutust kinnitavate dokumentide esitamiseks on hotellide reaktsioon iga kord erinev (olenevalt riigist ja hotelli suurusest).

Hotellide töötajad, kus neil on aimu, mis on kaalul, küsivad sellisele palvele vastuseks kohe (sõna otseses mõttes tunni jooksul), kas olete tõesti nõus ettemaksu tegema (kui seda pole varem tehtud). ) ja annab teile makse sooritamiseks üksikasjad.

Või küsib luba sinu kaardilt maksena raha maha kanda (neil on kaardi number, märgid broneeringu tegemisel).

Vajadusel (oleneb riigist ja hotelli sisekorraeeskirjadest) paluvad töötajad Lisainformatsioon nõutava dokumendi koostamiseks.

Suurte hotellidega reeglina probleeme pole. Peale makse sooritamist on majutust kinnitavad dokumendid Sinu käes 1-2 tunni pärast (maksimaalselt päeva lõpuks) ning need tuleb vaid välja printida.

Kuid väikestes hotellides, külalistemajades, korterites ei kuulnud omanikud sageli isegi nõuetest (see on minu isiklik arvamus, mille tegin selliste hotellide töötajatega sel teemal suhtlemise põhjal).

Seetõttu võib dokumentide esitamise taotlus tekitada neis palju küsimusi. Sel juhul peate neile selgitama, mida (ja millises vormis) te neilt soovite.

Mõnikord on see raske, kuid täiesti võimalik. Lõpuks on nad teie tulekust huvitatud, seetõttu proovivad nad poolel teel kohtuda.

ISIKLIKULT KOGEMUSEST: NAGU VÄIKESTE HOTELLITEGA

Poolas Wroclawi lähedal asuva väikese hotelli omanik kirjutas vastuseks minu elukoha kinnitamise palvele lihtsalt vastuseks:

“Dzień Dobry! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem, Ariel "

("Tere pärastlõunal! Broneeringu kinnitamine. Parimate soovidega, Ariel")

Noh, see oli tema ettekujutus sellest, kuidas elukohatõend välja näeb. Tal kulus väga kaua aega, et selgitada, millest ma sain teda konkreetselt on vaja lisaks seletada sõna otseses mõttes sõrmedel (kuna ta ei rääkinud inglise keelt ja poola keeles olen nõrk).

Lõpetasin sülitamisega ja ise tegin sellele nõutud kinnituse (mille ma ise ka spetsiaalselt selleks puhuks tegin, kingituseks hotellile) ja saatsin sinna.

Seal printis perenaine selle välja, lõi hotellile templi ja allkirjastas, skaneeris ja saatis mulle tagasi. Peale seda vandusin, et jään väikestesse hotellidesse, juhuks kui neilt elukoha kinnitust vaja on.

Kui teil pole vaja väikehotellide dokumente, siis ööbige nendes, ma teen seda ise. See on nii odavam (reeglina) kui ka mõnusam.

Kuid suurte hotellide puhul pole seda kunagi juhtunud. Nad küsivad dokumendi koostamiseks vajalikke andmeid, paluvad tasuda ja saadavad dokumendi järgmisel (või samal) päeval pärast makse sooritamist.

Kuid kordan, see hetk on riigiti ja hotelliti rangelt individuaalne. Siin pole ühtset süsteemi ja iga juhtum on kordumatu – niipea, kui sinna jõuate.

Eeltoodu põhjal hotellis (või hotellides) majutuse kinnituse taotlemist ei ole soovitav viimasele päevale edasi lükata, aga teha seda nädal-kaks enne plaanitud dokumentide saatmist konsulaati.

KUIDAS ERINEDA SUURT HOTELLI VÄIKESEST

Kriteeriume on kaks: hotelli tubade koguarv (seda näete sageli broneerimissüsteemi veebisaidil) ja vastuvõtu töörežiim.

Kui hotellis sisseregistreerimine töötab ööpäevaringselt ja hotelli tubade arv on 50–60 või rohkem, ei saa broneeringu kinnituse saamisega probleeme oodata - see on suur hotell ja selle töötajad on sellisteks olukordadeks valmis.

Kui hotelli tubade arv on 20-30 kuni 50-60 - see on keskmine hotell, siis ei tohiks sealt dokumentide hankimisega erilisi probleeme tekkida (aga see juba "ei peaks olema").

Aga kui teie valitud hotellis on ainult 5-15 tuba ja seal olev registreerimislaud on avatud ainult päevasel ajal, siis on seal oodata kõike (probleemid elukohakinnituse saamisega, pean silmas).

Sama kehtib ka korterite (korterite) ja külalistemajade kohta. Nende omanikel pole reeglina õrna aimugi, millega tegu, kui neilt elukohta kinnitavaid dokumente küsitakse.

Nad peavad üksikasjalikult selgitama, mida te neilt soovite. Mõnikord võib olla lihtsam kõike ise teha (nagu ülaltoodud näites kirjeldatud) ja saata dokument neile lihtsalt kinnitamiseks.

Mis keeles esitada taotlus elukohta kinnitavate dokumentide saamiseks

Taotlus hotellile majutust kinnitavate dokumentide saamiseks tuleb esitada kas inglise keel või selle riigi keeles, kus hotell asub.

Üldiselt, kui vajate hotellist dokumente, on parem kohe (isegi reisi planeerimise etapis) valida hotell, mille töötajad räägivad inglise keelt.

Keeled, mida hotelli töötajad räägivad, leiate broneerimissüsteemi veebisaidilt (seda teavet annavad muuhulgas korralikud süsteemid).

Kuna räägin inglise keelt enam-vähem selgelt, siis valin majutuseks alati hotellid, kus ka personal inglise keelt oskab (seal on lihtsam elada, kuigi kui midagi juhtub, on kelleltki küsida).

Põhimõtteliselt, kui hotell on piisavalt suur või võrgustunud, siis reeglina räägib sealne personal inglise keelt mingil vastuvõetaval tasemel (isegi sellistes "kolhoosides" nagu Rumeenia või Albaania).

Väikestes hotellides (mis tahes riigis) võib tekkida olukord, kus hotelli töötajad räägivad ainult oma riigi keelt. (Nii oli muide Poolas asuva hotelli omanikuga, kellele ma ise elukoha kinnituse tegin).

Seetõttu pöörake hotelli valimisel tähelepanu sellele, mis keeli asutuse töötajad räägivad. Kui vähegi võimalik, valige hotellid, kus kasutatakse inglise keelt (kui te muidugi ei räägi prantsuse, saksa või mõnda muud keelt – vastavalt ka need hotellid, kus seda keelt kasutatakse). Nii et see on teile ühemõtteliselt mugavam.

Kui palju elukohatõendeid on vaja

Kas pean iga reisil osaleja kohta esitama elukohatõendi või piisab ühest dokumendist?

Piisab, kui hotellist saada üks asi elukohatõend. Peaasi, et see loetlebkõikeelseisval reisil osalejad (sh ka kõige väiksemad lapsed).

Piisab ühest paberist(üks dokument) igast hotellist reisi marsruudil.
Peaasi, et kõik reisil osalejad oleksid kirjas (tähistatud).

Igale reisil osalejale, kinnitusel peab lisaks perekonna- ja eesnimele olema märgitud (vähemalt) tema passi number ning kodakondsus - s.t. andmed, mis võimaldavad konsulaadil seda isikut üheselt tuvastada.

Samuti peavad kinnitusel olema märgitud planeeritud viibimise kuupäevad, teave makse kohta (või maksetagatised) ning see peab olema hotelli templiga ja juhataja allkirjaga. Makse kviitung on vabatahtlik. Kui see on kinnitatud, on see hea. Ei – pole probleemi, nii see läheb.

Taotlus hotellilt selles majutust kinnitavate dokumentide saamiseks

Selles jaotises on ligikaudne näidis taotlusest hotellile saada hotellis majutust kinnitavad dokumendid. Tuletan meelde, et taotlus tuleb esitada inglise keeles või selle riigi riigikeeles, kus hotell asub.

Baltikumi hotellides võib proovida kirjutada vene keeles. Vastavad aga inglise keeles (vene klaviatuuri neil pole), aga vastavad.

Elukohta kinnitavate dokumentide taotluse sisu

Teie poolt hotelli saadetud majutust kinnitavate dokumentide taotluse tekst peaks olema umbes selline, nagu allpool (inglise keeles - ainult veidi madalam).

Kui hotell on broneeritud, kuid selle eest pole tasutud:

"Head päeva!

Olen broneerinud teie hotellis toa broneerimissüsteemi "Booking.com" kaudu, broneeringu number 123456, viibimiskuupäevad … kuni….

Palun teil saata mulle oma hotellis majutuse kinnitus, mida vajan Schengeni viisa saamiseks.

Kinnitusse palume märkida külaliste passide nimed ja numbrid [siia tuleb esitada reisil osalejate nimede nimekiri koos välispasside numbritega], viibimise kuupäevad, samuti andmed maksmise kohta. numbri jaoks (maksetagatised).

Vajadusel olen valmis tasuma ettemaksu, või andma teile maksegarantiid. Palun täitke oma hotelli kirjaplangil olev dokument.

Lugupidamisega, Imyarek."

Kui hotellitoa eest oleks kohe makstud(broneerides), on ikka lihtsam. Peate lihtsalt administratsioonilt küsima dokumente, mis kinnitavad hotelli eest tasumist sellistel ja sellistel kuupäevadel ning sellistel ja sellistel (täisnimega) elanikel.

Taotluse teksti näide on järgmine:

"Head päeva!

Olen broneerinud ja tasunud toa teie hotellis broneerimissüsteemi "Booking.com" kaudu, broneeringu number 123456, viibimiskuupäevad … kuni….

Palun teil saata mulle dokument, mis kinnitab teie hotelli toa eest tasumise fakti(majutuse kinnitus)mida vajan Schengeni viisa saamiseks.

Kinnitusse palume märkida külaliste passide nimed ja numbrid [siin tuleb esitada reisil osalejate nimede nimekiri koos välispasside numbritega], viibimise kuupäevad, samuti andmed reisil viibimise kohta. hotelli tasumine.

Palun vormistada dokument oma hotelli kirjaplangile ja lisada maksekviitung (võimalusel).

Lugupidamisega, Imyarek."

Saadate selle päringu hotelli e-posti aadressile ja oodake töötajate reaktsiooni. Nad vastavad teile tõrgeteta, kuid mida nad vastavad, on võimatu ette ennustada.

Allpool on toodud päringu näidistekst inglise keeles.

Hotellimajutust kinnitavate dokumentide taotluse tekst inglise keeles

Kui te inglise keelt ei räägi, kopeerige lihtsalt allpool asuv elukoha kinnitustaotluse tekst ja saatke see teie reisimarsruudil asuvate hotellide aadressile, esialgselt andmete parandamine omapead:

KUI HOTELLILE EI OLE BRONEERIMISEL MAKSTUD

Siin on olukord veidi keerulisem: peaksime (soovitavalt) veenma hotelli mitte kohe maksma (äkitselt ei anta viisat), vaid "suruma" selle vastu otsusele raha "külmutada" meie raha. kontole ilma neid tegelikult maha kandmata.

Sel juhul kirjutab hotell kinnitusse "Makse garanteeritud", mis sobib nii meile kui ka konsulaadile. Ja arvutus tehakse juba saabumisel.

Hotellid teevad seda mõnikord (millegipärast meeldib neile sageli sularahas maksta), kuid mitte alati ja mitte kõik. Sellegipoolest võite proovida.

Allpool öeldu mõistmiseks lugege esmalt lihtsalt tekst läbi Google'i tõlkija abil (klõpsake lihtsalt lingil, alloleva teksti tõlge avaneb kohe uues aknas), seal saate selle kohe parandada"Enda jaoks" ja sealt kopeeri ja kleebi oma kirja.

Tere päevast!

Broneerisin toa teie hotelli läbi "Booking.com" (nr 000.000.000), saabumine 25.05.2018, lahkumine 10.06.2018.

Ma pean saama kinnituse hotellööbimine (majutuse kinnitus). See dokument on mul vajalik selleks, et taotleda Läti konsulaadilt Schengeni viisat.

Vajadusel olen valmis tasuma ettemaksu kuni 100% või garanteerima teile tasumise.

Kui see on vastuvõetav, võite lihtsalt hoida nõutud summa minu pangakaardil, kui see sobib makse tagatiseks.

Majutuskinnitus peab sisaldama konsulaadi jaoks vähemalt järgmist teavet: saabumis- ja lahkumiskuupäevad, külaliste nimed, samuti makseandmed (või maksetagatise kohta).

Võimaluse korral esitage see kinnitus inglise keeles ja oma hotelli kirjaplangile.

Teave külaliste kohta:

Külaline number 1: Ivan Ivanov. Riik: Venemaa, linn: Orenburg. Pass 00No0000000

Külaline number 2: Tatjana Ivanova. Riik: Venemaa, linn: Orenburg. Pass 00No0000000

Kui vajate lisateavet, kirjutage mulle ja annan teile kogu vajaliku teabe.

Tänan teid juba ette.

Parimate soovidega, Ivan Ivanov.

Noh, kui maksegarantiiga variant ei tööta (hotell teavitab teid sellest), siis noh ... peate oma majutuse eest maksma. Aga vähemalt proovisime. Seejärel lihtsalt maksame ja ootame makset kinnitavat dokumenti.

KUI HOTELLILE ON ETTEMAKSTUD

Kui olete hotelli eest juba broneerimise etapis maksnud, siis on olukord täielikult lihtsustatud. Me ei pea otsima maksevõimalusi, läbi rääkima ettemaksutingimuste ja toimingute üle broneeringu tühistamise korral jne.

Peame lihtsalt nõudma dokumente, mis kinnitavad hotelli eest tasumise fakti. AGA see ei peaks olema lihtsalt maksetšekk, vaid täismahus paber, kus on kirjas kõikide reisi sooritajate andmed (eespool mainitu).

Kuid tšekk ise pole lihtsalt väga vajalik. Piisab juhataja allkirjast ja hotelli templist tema kirjaplangil.

Sel juhul saate hotelliga ühenduse võtmiseks kasutada ligikaudu järgmist varianti, mis on toodud allpool.

Optima hotell, Krakov, Poola:

Hotell "Aura", Praha, Tšehhi:

MÄRGE:

Uurige hoolikalt hotellist saadud dokumenti. Kontrollige seal märgitud viibimiskuupäevi, samuti külaliste ees- ja perekonnanimesid (kirjapilt peab ühtima passis kirjutatuga) ja muud dokumendis märgitud teavet.

Kui midagi on valesti kirjutatud (juhtub), siis kirjutage kohe hotelli ja paluge viga parandada, nad teevad seda ilma probleemideta.

Elukoha kinnituse saamisel hotelli ettemaks

Hotellist majutust kinnitavate dokumentide saamiseks tuleb enamasti tasuda majutuse eest ette. Mõnel juhul nõuavad seda konsulaadid, mõnel juhul on see hotelli nõuded.

Kui ettemaks on tingitud konsulaadi nõuetest (nagu näiteks poolakatel), tuleb seda teha tõrgeteta (muidu ei aktsepteeri konsulaat neid dokumente elukoha tõendamiseks).

Kui konsulaat ei nõua hotelli kohustuslikku täis (100%) ettemaksu, siis selle suurus sõltub täielikult Teie kokkuleppest hotelliga. Kahjuks on hotellid kibedatest kogemustest õppinud (kui turistid broneerivad toad viisa eest ja tühistavad need kohe).

Seetõttu nõuavad mõned hotellid (mitte kõik - see on individuaalne), et majutust kinnitavate dokumentide väljastamisel muudetaks tariif tagastamatuks ja broneeringu tühistamise korral peetakse kogu majutuse tasu kinni täis või osa sellest (reeglina ühe ööbimise summas).

Nõutava ettemaksu suurus, aga ka selle tagastamise tingimused broneeringu tühistamise korral on iga hotelli puhul rangelt individuaalne.

Pöörake tähelepanu ettemaksu tingimustele ja tagasimakse tingimustele kui tühistate oma broneeringu. Sel hetkel peate tähelepanu pöörama ENNE makse sooritamine.

Üldiselt, nagu eespool märgitud, on siin kõik rangelt individuaalne. Iga hotell otsustab ise, millised tingimused seate. Kas nõustute nendega (sellised tingimused) või mitte, see on täielikult teie otsus.

ISIKLIKULT KOGEMUSEST:

Maksmine täies ulatuses ja ilma tagasimakse võimaluseta nõuti minult ainult üks kord (hotellikett "Optima", Poola). Põhimõtteliselt nõuavad peaaegu kõik Poola hotellid konsulaadi dokumentide esitamisel (viisa saamiseks) ainult 100% ettemaksu.

Kuid broneeringu tühistamise korral raha tagastamise tingimused - siin on nõuded hotelliti erinevad.

Vastuvõetavad tingimused Arvan (isiklikult) seda juhul, kui teie broneeringu tühistamise korral väidab hotell, et peab ühe peatumispäeva eest tasu kinni. See on tavaline praktika.

Kuigi võite leida Paremad tingimused... Siin väikesed, nn "Pere" hotellid (kus hotelli omanik istub sageli ise vastuvõtus).

Sel juhul ei ole ta loomulikult seotud töötajate sisemiste juhistega (erinevalt suurte hotellide töötajatest) ja võib vabalt otsustada maksevõimaluste ja selle tagastamise tingimuste osas.

Kuid nagu ma eespool märkisin, on selle probleemi lahendus teie. Kui te ei ole tingimustega rahul, tühistage oma broneering ja otsige mõni muu hotell, mis pakub vajaduse korral vastuvõetavamaid tühistamistingimusi. Kui olete reisis 100% kindel - makske ja ärge isegi mõelge.

Tahaksin märkida, et on "spetsialiste", kes broneerivad hotelle ainult viisa saamiseks ja pärast selle saamist tühistavad broneeringu kohe. Ära tee seda. Igal juhul kuni piiriületuse hetkeni (st Schengeni alasse sisenemiseni). Siis saate.

See ei saa olema täiesti aus mäng, kuid selliseid võimalusi on ja neid saab (ja mõnikord juhtub ja peaks) vajadusel kasutama. Aga ettevaatusega.

Meetodid hotellist majutust kinnitavate dokumentide saamiseks

Elukohadokumendid saab hankida ükskõik milline teile ja hotellile sobival viisil. Enamasti on selleks pildivormingus fail või *.pdf-dokument, mille peate hea kvaliteediga printima ja lisama konsulaati saadetud dokumentide komplektile.

Kuid siin on võimalikud erinevad olukorrad. Näiteks eelpool mainitud Optima hotelliketis teatati mulle rõõmsalt, et nad saavad mulle vajaliku dokumendi saata. ainult(!) faksi teel ja ei midagi muud. (XXI sajand õues ...)

Pealegi ei viinud kõik mu veenmised millegini ja selle dokumendi saamiseks pidin ikkagi faksi otsima.

Kas ma pean saama elukoha kinnituse faksi teel?

Siinkohal kaldun kõrvale hotellimajutust kinnitavate dokumentide faksi teel kättesaamise teemast.

On olemas arvamus (kirjeldatud mõnel turismisaidil), et konsulaadid väidetavalt "armastavad" (ja peaaegu nõuavad) faksi teel saadud majutuskinnitust hotellidelt, kuna sel juhul on neid raske võltsida.

Mitte üheski avalikult avaldatud ametlikest dokumentidest, samuti konsulaatide kodulehtedel (ja olen neid palju läbi vaadanud) pole sellist nõuet kuskil (pole täitnud).

Võib-olla 10-15 aastat tagasi, kui kopeerimistehnoloogia ei olnud veel nii arenenud ja kui vaid üksikud inimesed (hotellitöötajad) said * .pdf formaadis dokumente teha, pannes neisse nii hotelli pitseri kui ka juhi allkirja, siis see oli ka asjakohane...

Aga nüüd, kui igasse nutitelefoni on ehitatud piisavalt korralik kaamera ja skannerit on lihtsam leida kui faksi ... dokumentide vastuvõtmine faksi teel on jama.

Ma tõesti tean, (alusel isiklik kogemus), et kõikidest hotellidelt viisa saamiseks saadud elamiskinnitustest edastati mulle faksiaparaadiga vaid üks.

Ülejäänud saadeti mulle e-posti teel kas * .pdf formaadis dokumentide või piltidena. Ja nad kõik asutasid konsulaadi.

Millises vormis esitada hotellidest konsulaadile majutust kinnitavad dokumendid

Konsulaadis tuleb esitada elukohta kinnitavad dokumendid täpselt sellisel kujul, nagu te need hotellist saite. Enamiku kinnitustest saate * .jpeg * .jpg või * .bmp vormingus või * .pdf formaadis.

Pärast kinnituse saamist printige see sisse hea kvaliteet(see on eeltingimus), eksemplaride arvus vastavalt esitatud viisataotluste arvule: üks reisil osaleja – üks komplekt dokumente ja lisada need paberid igale dokumentide pakett.

Peaasi, et maksetingimused vastaksid konsulaadi nõuetele (kui need nõuded on avaldatud), ja dokumendi sisu vastaks sellele esitatavatele nõuetele (vt eespool), s.o. et see sisaldaks kogu vajalikku teavet elukoha kohta.

Sellega lõpetan märkuse hotellidest majutust kinnitavate dokumentide hankimise protsessi kohta, nende esitamiseks konsulaadile Schengeni viisa saamiseks.

Loodan, et hotellidest dokumentide hankimise teema on minu poolt täielikult avalikustatud. Igal juhul rääkisin kõik, mida teadsin. Usun, et ülaltoodud teave on enam kui piisav, et aidata teil saada hotellist elukoha kinnitust, alates selle taotlemisest ja lõpetades sellega, kuidas see välja näeb ja mis see on.

Sageli on turistiviisa saamiseks vaja see saatkonnale esitadadmajutusdokumentviibimise ajal selle riigi territooriumil, kuhu lähete. See võib olla hotelli kiri ettevõtte kirjaplangil, millel on tempel ja broneerimisametniku allkiri.

Ja kuna paljud turistid ei räägi võõrkeeli, võite kasutada ingliskeelsete tähtede näiteid. Pange tähele, et teie märgitud nimed ja perekonnanimed on nagu passis ladina tähtedega. Kirjutage kuupäevad täismahus, nt 12. mai 2016.

TÄHE VALIK nr 1

Lugupeetud proua!

Broneerisin teie hotellis toa booking.com-i kaudu ______ (kirjutage oma ees- ja perekonnanimi) ja ______ (kirjutage teise isiku ees- ja perekonnanimi) alates _______ (saabumise kuupäev) kuni __________ (lahkumise kuupäev). Palun saatke mulle faksi teel minu broneeringu kinnitus templi ja allkirjaga _______ (kirjutage oma faksinumber) Pean selle kinnituse konsulaarosakonnale esitama. _______ (märkige viisat väljastava saatkonna riik) Suursaatkond _______ (kirjutage saatkonna asukoha linn ja riik) sissesõiduviisade saamiseks.

Palun märkige selles broneeringu kinnituses 2 mõlemat nime:

_____________ (kirjutage kahe inimese ees- ja perekonnanimi).

Lugupidamisega

Teie nimi ja perekonnanimi

TÄHE VALIK nr 2

Ja siin on näidiskiri, milles palutakse saata broneeringu kinnitus, mis tehti Booking.com-i kaudu:

Lugupeetud härra / proua,

Tegin teie hotellis broneeringu saidi www.booking .com kaudu:

Külalisenimi: _____ (kirjutage oma nimi)

Toa tüüp: _____ (kirjutage oma toa tüüp, näiteks: Kahe magamistoaga korter - 2 inimesele (mittesuitsetajate eelistus))

Saabumine: _____ (saabumise kuupäev)

Väljumine: _____ (väljumise kuupäev)

Hind kokku: ____ - € (summa)

Palun saatke mulle broneeringu kinnitus (oma templi ja allkirjaga) faksi teel ______ (kirjutage oma faksinumber) ja/või (ja/või) e-posti teel _______ (kirjutage oma e-posti aadress). Pean selle kinnituse konsulaarosakonnale esitama. _______ (märkige selle riigi nimi, mille saatkonda te dokumendi viite) saatkond Moskvas, Venemaa Föderatsioonis viisade saamiseks.

Kui teil on vaja viisat anda teile ja peale teie veel kellelegi, kes teiega selles toas elab (mees/naine, laps, ema, isa jne), kirjutage:

Palun märkige nimed selles broneeringu kinnituses:

_______ (kirjutage ees- ja perekonnanimi, passi number)

Kui teil on vaja ainult oma nime, kirjutage:

Palun märkige minu nimed selles broneeringu kinnituses:

_______ (kirjutage oma nimi, passi number)

Palun saatke broneeringu kinnitus faksinumbrile: ______ (teie faksinumber) ja minu e-postile: ______ (teie post)

Tänan koostöö eest.

Parimate soovidega,

Teie nimi ja perekonnanimi

TÄHE VALIK nr 3:

Broneerisin toa sinu juures hotell ______ (kirjutage hotelli nimi) ( //www.booking.com/ broneerimisnumber 701.723.011 pin 0842).

Soovin saada broneeringu kinnitust e-mailile ________ (kirjutage oma meiliaadress). Mul on seda saatkonna jaoks vaja. See peab olema e-postiga saadetud broneeringu kinnituse skannitud koopia.

Kinnitus peab sisaldama broneeringu andmeid, viibimise kuupäeva, külaliste nime, perekonnanime ja passi ning hotellibroneeringu töötaja allkirja ja templit.

Külalised:

________ (kirjutage ees- ja perekonnanimi, passi number)

Kinnitus peab sisaldama majutuse eest tasumise viisi.

Tänan teid väga!

Teie nimi ja perekonnanimi

Kui määrate faksinumbri, ärge unustage lisada riigi- ja piirkonnakoode.

Kaasaegse inimese tavaelus on sageli vaja, kuid kellelgi mitte väga palju, erinevatel tööreisidel käia. Ööbige erinevates hotellides või hotellides. Ja kui jõuate koju oma ettevõtte või organisatsiooni põlismüüride juurde, on see väga täpne ja põnev hetk kinnitada oma viibimist hotellis või hotellis, et oma raskelt teenitud raha tagastada. Et teie "kontori" raamatupidaja magaks rahulikult ja närvid terved, soovitan aruandeks põhjalikult valmistuda.

Alustuseks soovitan juba enne linna lähetusse minekut hankida raamatupidamisosakonnast volikiri ja tõend-nõue arve või lihtsustatud maksusüsteemi töötõendi väljastamise kohta. . Olge ettevaatlik, parem on kõike kohapeal kontrollida, kui hiljem oma väidet tõestada.

Volikiri peab olema vormistatud teie nimele (ilma vigade ja trükivigadeta), lisage kindlasti

Ettevõtte täisnimi.
Juriidiline aadress (nõutav indeks, linn, tänav, maja).
Ettevõtte TIN ja KPP.
Noh, nüüd lähme. Hotelli registreerimisel või registreerimisel tuleb teile anda kviitung või teiega sõlmitud leping täpsete andmetega:
Hotelli nimi;
Külalise täisnimi, seega teie;
Toa number või voodi toas ( Lühike kirjeldus"Sviit, juuniorsviit, economy, voodi)
selles oleva toa või voodi maksumus;

Loomulikult on kõik ilma vigade ja trükivigadeta. Ja lahkudes ärge unustage hankida:

1. Kassatšekk.
2. Arve, alati hotelli elava templiga.
3. Arve arve.
Seda eeldusel, et oled elanud hotellis, mis töötab käibemaksuga.
Kui hotell töötab lihtsustatud maksustamise süsteemi järgi (ilma käibemaksuta), peate esitama tõendi, mis kinnitab lihtsustatud maksusüsteemiga tehtud tööd (raamatupidamisosakonna nõudmisel ja kui teil on kaasa võetud volikiri). sina).

Samuti saate kinnitada oma hotellimajutuse
töö tegu
teenusleping
hotelliteenuste hindade hinnakiri

Kui hotellis ei ole kassaaparaati, tuleks tšeki asemel anda teile range vastutuse vorm nõutavate andmetega:

Juriidilise isiku praeguse täitevorgani aadress näod,
dokumendi kuuekohaline number ja seeria,
Organisatsioonile määratud maksumaksja TIN ( üksikettevõtja), kes dokumendi väljastas.

Välisfirmad väljastavad dokumente: ARVE või "PRO-FORMA-ARVE", vene keeles on see sama KONTO. Teostatud tööde aktid on nõudmisel (volikiri) saadaval piiranguteta. Soetage kindlasti see akt, et hiljem Panga Valuutakontroll, mis on selle seadusega nõutav (viidates valuutaseadusandlusest), kuna nende konto ei ole dokument, ei jää see teile "kleepuma".

Niisiis, kokkuvõtteks.

Reisiraha aruande esitamiseks peab töötaja esitama raamatupidamisele järgmised dokumendid:

1. Kassatšekk või range aruandluse vorm.
2. Hotelli templiga kinnitatud arve.
3. Arve (kui töötavad käibemaksuga) või tõend, mis kinnitab tööd lihtsustatud maksusüsteemis
4. tehtud töö akt (kui välismaa hotell) või omal soovil
5. Hotelliteenuste hinnakiri (valikuline)
6. teenuste osutamise leping (võimalusel).

Kui raamatupidamine teeb päringu, siis on hotell kohustatud selle esitama. Ja neile meeldib raamatupidajat taotleda erineval viisil:
kuid enamasti on see telefonikõne,
Dokumentide õigsuse kontrollimiseks helistab raamatupidaja hotelli arvel märgitud numbril. Ja registripidaja kontrollib teabe õigsust ja ütleb talle, kus ja millal töötaja peatus.

Hotellitoa broneerimiseks otse hotelli kaudu ja broneeringu kinnituse saamiseks faksi või e-posti teel Briti saatkonnale kirjutage hotellile järgmiselt:

Lugupeetud proua!

Soovin broneerida teie hotelliga kahe- või ühekohalist tuba 2 inimesele (2 inimest).
Saabumiskuupäev on SIIA KIRJUTAME SAABUMISE KUUPÄEVA,

väljumine A SIIN VÄLJUMISKUUPÄEV (palun sisaldab hommikusööki)

Palun kinnitage minu broneering faksi/e-posti teel: SIIN VÄLJAME TEIE FAKSINUMBRI VÕI TEIE E-MAILI

Selline tehtud broneeringu kinnitus on viisa vormistamise nõue saatkonnas SIIN MÄRKAME RIIK, KUS ON SUURBRITANNIA SAATKOND, KUS TAOTLED VIISAT

Lugupidamisega,

Originaalkiri vene keeles:

Kallid härrad!

Sooviksin (tahaksin) broneerida teie hotellis ühe-/kahekohalist tuba kahele inimesele.

Saabumise kuupäev …

Väljumine ... (kaasa arvatud hommikusöök)

Palun kinnitage minu tellimus faksi/meili teel:…

Seda on vaja saatkonna jaoks ... aastal ...

Parimate soovidega,

Ja siin on näidiskiri palvega saata broneeringu kinnitus, mis viidi läbi veebisaidi Booking.com kaudu:

Lugupeetud proua!

Broneerisin booking.com-i kaudu teie hotellis toa, MÄRKAKE ESIMESE ISIKKU NIMI JA PEREKONNANIMI ning MÄRKAKE TEISE ISIKKU NIMI JA PEREKONNANIMI SAABUMISE KUUPÄEVA KUUPÄEVA VÄLJA LÄHTUMISKUUPÄEVANI. Kas saaksite palun saata mulle faksi teel minu broneeringu kinnitus templi ja allkirjaga, TÄPSUSTAGE OMA FAKSINUMBRI? Pean selle kinnituse konsulaarosakonnale esitama. punktist MÄRGE VIISA VÄLJANDAVA SAATKONNA RIIK Sissesõiduviisade saamiseks MÄRGE SAATKONNA LINN JA RIIK. Palun märkige sellesse broneeringu kinnitusse 2 mõlemad nimed: TÄPSUSTAGE 2 INIMESE NIMI JA PEREKONNAnimi.

Lugupidamisega

PANEME ALLKIRJA (NIMI JA PEREKONNAnimi)

Veel üks näidis vabade ruumide ja nende hindade taotlusega:

Kas teil on koht ühe öö panustamiseks TÄPSUSTAGE SAABUMISE JA VÄLJUMISE KUUPÄEV 2 ​​inimesele?

Mis maksab tuba (kõik toad on ilusad) kaheinimesevoodi ja vannitoaga?

PANEME ALLKIRJA (NIMI JA PEREKONNAnimi)

Ja siin on näidiskiri, kui vajate hotellitoa allahindlust, kui erihinnad ei kehti soovitud kuupäevadel:

Nägin, et teil on eripakkumised. Võib-olla saate meile mõne hea hinna pakkuda?

Samuti, kui saaksite mulle anda hinna 3 öö eest TÄPSUSTADA SAABUMISE JA LAHJUMISE KUUPÄEVA.

Maksan hea meelega ette)

PANEME ALLKIRJA (NIMI JA PEREKONNAnimi)

Noh, kui hotellis pole erihindu, kuid soovite allahindlust, siis võite kirjutada nii:

Otsime koos abikaasaga kena ööbimiskohta 2, KINNITAGE SAABUMISE JA LÄHKUMISE KUUPÄEV 2 ​​inimesele? Kas teil on eripakkumisi? Võib-olla saate meile mõne hea hinna pakkuda?

Kinnitusbroneering

Broneeringu kinnitus- see broneering kinnitatakse hotelli poolt kliendile saadetud eriteatisega. Olenevalt tubade saadavusest teeb hotell broneeringu ja saadab broneeringu kinnituse, mis sisaldab infot külalise nime, viibimise kestuse, toa kategooria, hinna ja lisateenused mida saab ette broneerida (näiteks transfeeri, hommikusöögi jms maksumus). Broneeringukinnituse tekst tuleb kliendile saata kirjaplangil, kuhu on märgitud tellimuse kinnituse number, broneerimisosakonna vastutava isiku ametikoht ja nimi ning muud hotelli andmed. Kinnitus on vajalik selleks, et hotell saaks alati tõendada, et klienti teavitati selles hotellis broneerimise tingimustest.

Tavaliselt ei broneerita konkreetset tuba, vaid broneeritakse ainult toa kategooria (näiteks ühene tuba, sviit, korter vms), kuid kui külaline, eriti tava- või VIP-klientide hulgast, eelistab konkreetset tuba, siis tema soovi, tavaliselt arvestatakse. Sel juhul tuleks võimalusel anda kliendile lemmiknumber.

Hotellid võivad töö käigus muuta oma hinnapoliitikat ja broneeringute kinnitamise korda. Ametlikult avaldatud majutuse hindu saab muuta klienti teavitamata, kuid broneeringu kinnitusel märgitud toahinda muuta ei saa. Pakutavate majutusteenuste hindade muutumisest peaks hotell oma kliente kirjalikult teavitama vähemalt 30 kalendripäeva enne kasutuselevõtu kuupäeva.

Broneerimistingimused on hotelliti erinevad. Arusaamatuste vältimiseks peaksid kliendid hotelliga ühendust võttes neid üksikasjalikult selgitama.

Rangelt keelatud on saata kliendi ettevõtte aadressile broneeringu kinnitusvormi, mis sisaldab teenindusotsuseid, märkmeid, broneerimisosakonna või müügiteenistuse töötajate allkirju.

Kliendid, kes soovivad, et tuba oleks spetsiaalselt sisseregistreerimiseks ette valmistatud, peavad teatama: makseviisi, külalise nime, lisateenuse eest tasuva isiku nime ja aadressi, Täpsem kirjeldus vajalik: kui kingitused - missugused, kui vajate postkaarti - mis sisu jne.

Kõik lisasoovid tuleb sisestada spetsiaalsele vormile ja nende eest tuleb tasuda.

Kirja - majutustaotluse menetlemise ja broneeringu kinnituse väljastamise käik on järgmine.

1. Broneerimisosakonna töötaja täidab kirja - majutusavalduse - kättesaamisel vastava vormi (Uus ümberkujundamine) või sisestab olulisemad andmed kirjast - avaldus ruumi broneerimise päevikusse paigutamiseks. Siis registreeritakse see rakendus hotelli elektroonilises broneerimissüsteemis ja määrab selle seerianumber... Kõik broneeringud tuleb arvutisüsteemi sisestada 1-2 tunni jooksul.

Sisestatud info põhjal moodustatakse perspektiivne hotelli laadimise ajakava. Broneerimissoovi registreerimisel tuleks erilist tähelepanu pöörata broneeringu tüübile ja makseviisile. Garanteeritud broneeringu korral peab avaldus sisaldama maksedokumentide andmeid, mis tagavad toa eest tasumise laekumise, kui külaline ei ilmu või klient hilineb broneeringu tühistamise (number krediitkaart kliendi või pangaülekande number). Mida rohkem infot elektroonilisse broneerimissüsteemi sisestatakse, seda parem ja kiirem on klientide arveldamine ja väljaregistreerimine.

2. Broneerimisosakonna töötaja koostab broneeringu kinnituse, kuhu kantakse kõik vajalikud andmed. Kinnituse number (Kinnitusnumber) saab olema sama number, mille all majutustaotlus registreeriti. Tavaliselt on hotellidel broneeringu kinnitusvormid juba olemas. Need võivad olla vormid, mis on nii elektroonilisse broneerimissüsteemi manustatud kui ka trükitud tüpograafilisel meetodil. Broneeringu kinnitus tuleb vormistada samas keeles, milles majutuse taotlus esitati. Venemaa hotellides tubade broneerimisel ärikirjavahetuses kasutatakse peamiselt vene, inglise, saksa, vähesel määral prantsuse, hispaania ja muid keeli. Broneeringu kinnitustekst oleneb suuresti broneeringu tüübist. Garanteeritud broneeringu puhul on märgitud külalise ooteaeg, mille möödumisel kehtivad majutustellimuse hilinenud tühistamise või hotelli mittesaabumise korral trahvid. Garanteerimata broneeringute puhul on märgitud aeg, milleni külastaja võib broneeritud toa kätte saada. Tavaliselt algab broneeringu kinnitustekst tänuga, et valisite sellest hotellist... Kinnitustekstid võivad põhineda järgmistel valikutel:

Ingliskeelse broneeringu tingimuste ja järjekorra kinnituse saab aluseks võtta järgmised tekstid:

Esimene kinnitus puudutab broneeringut, mis pole veel garanteeritud. Teises - garanteeritud broneeringu kohta.

Lisaks kinnitustekstides olevatele broneerimise tingimustele ja järjekorrale saab külastajaid teavitada viisaabi korrast, toitlustamise, transfeeri tingimuste, hotelli sisse- ja väljaregistreerimise kellaaegade kohta, samuti anda vastuseid kõik kliente huvitavad küsimused.

• 3. Broneerimisosakonna töötaja saadab kirjas märgitud faksinumbrile broneeringu kinnituse - ettevõtte, firma või eraisiku majutuse taotlus. Töötaja peab tagama, et adressaat saaks broneeringu kinnituse täielikult, ilma moonutusteta kätte. Sõnumi eduka kättesaamise kinnituseks antakse sel juhul spetsiaalsel aruandevormil vastus "OK". (käigukasti kontrolli kviitung), faksiga välja saadetud. Kui saate ebaselge sõnumi (hägune või loetamatu tekst), vastab faks Viga või Liini halb seisukord.(Faksivastused on masinati erinevad ja võivad erineda.)
• 4. Kõik tähitud kirjad - majutustaotlused, nende taotluste broneeringu kinnitused ja adressaadi positiivne kinnitus faksi vastuvõtmise kohta sorteeritakse saabumiskuupäevade järgi ja hoitakse broneerimisosakonnas kuni külalise hotelli saabumiseni. See on vajalik majutuse üksikasjade selgitamiseks saabumisel. Peale külaliste lahkumist need

Riis. 10.

dokumendid kantakse üle hotelli arhiivi. See on vajalik kliendi varasema elukoha üksikasjade selgitamiseks.

Aeg-ajalt tehakse broneeringus muudatusi. Kliendid ei tühista tellimust täielikult, vaid muudavad tingimusi ainult osaliselt. See puudutab eelkõige viibimise kestust, inimeste arvu, toa kategooriat, külaliste erisoove. Sellised muudatused fikseerivad broneerimisosakonna töötajad spetsiaalsel kujul või tehakse märge majutustaotluste registreerimispäevikusse.

Kõik broneeringu muudatused tuleb teha ka arvutisüsteemis.

Kui muudatused on võimalikud, teeb broneeringuametnik muudatused olemasolevas kinnituses, parandab üksikud broneeringu andmed ja saadab kliendi aadressile faksi märkega "taaskinnitus" (broneeringu korduskinnitus). Joonisel fig. 10 pakub näidisteksti broneeringu uuesti kinnitamiseks.

Reserveerijaid tuleks muudatustest teavitada osakondadele, mida muudatus mõjutab. Kui broneeringut ei saa muuta hotelli täituvuse tõttu soovitud kuupäevadel, siis tuleb kliendile pakkuda alternatiivseid numbreid ja toakategooriaid ning küsida ka, kas ta soovib olla ootenimekirjas. Ootel lehed

Riis. üksteist.

Taanit kontrollitakse iga päev. Ruumide vabanemisel helistab broneerimisosakond ootenimekirjas olevatele klientidele. Prioriteedi määrab osakonnajuhataja. Joonisel fig. 11 pakub broneeringu muutmise vormi näidist.

Kui broneerimine on ühel või teisel põhjusel võimatu, saadab broneerimisosakond ametliku majutamisest keeldumise, mis sisaldab vabandust, keeldumise põhjust, teavitab vabade tubadega olukorra paranemise perioodist ja avaldab lootust edasiseks koostööks. Sellise keeldumise tekst võib välja näha järgmine:

Allpool on toodud ingliskeelsete keeldumistesti näidised.