Tässä muistiinpanossa mahdollisimman yksityiskohtaisesti kuvailee prosessia, jolla hotelleista hankitaan asumisen vahvistavat asiakirjat, joita tarvitaan toimitettaessa konsulaattiin Schengen-viisumia haettaessa.

Joskus niitä kutsutaan myös sanaksi "voucher" (vaikka tämä ei ole täysin totta, tosite on kuitti, vakuus). Ja konsulaatin asiakirjaa kutsutaan "majoitusvahvistukseksi". Mutta voit kutsua sitä myös kupongiksi...

Schengen-viisumia haettaessa vaaditaan asuintodistus joka päivä suunniteltu oleskeluaika Schengen-maiden alueella.
Ei vaihtoehtoja tai poikkeuksia.

Jos puhumme toistuvaisviisumin hankkimisesta, asiakirjojen on vahvistettava asuinpaikka jokaista oleskelupäivää kohden ensimmäisessä matkustaa tällä viisumilla.

Asuinpaikan vahvistus voi olla myös kutsu (ystäviltä, ​​sukulaisilta tai organisaatioilta) ja joitain muita asiakirjoja, mutta täällä hotellien (ja muiden kohteiden) henkilökunnan kanssa työskentelyprosessia tarkastellaan yksityiskohtaisesti, kun vastaanotetaan asumisen vahvistavat asiakirjat niitä.

Huomautan myös heti, että ei ole olemassa sellaista asiaa kuin "kutsu hotellilta (hotellilta)".

Hotelli ei voi lähettää sinulle kutsua (ystäväsi tai sukulaisesi voivat). Mutta hotelli voi vahvistaa, että oleskelusi on turvattu (maksettu).

Tämä hotellilta saatu asiakirja (tai useita matkasuunnitelmasta riippuen), ja se on konsulaatille asiakirja, joka vahvistaa majoituksesi matkan aikana.

Yleisiä huomioita asumisen vahvistavia asiakirjoja pyydettäessä

Asuinpaikan vahvistavien asiakirjojen hankkiminen on vaikein (mutta myös mielenkiintoisin) hetki koko viisumin saamista koskevien asiakirjojen valmisteluprosessissa.

Tässä prosessissa joudut kommunikoimaan sähköpostitse, skypellä ja joskus puhelimitse (he voivat soittaa Baltian maista, he soittivat minulle jotenkin) niiden hotellien henkilökunnan kanssa, joissa aiot yöpyä matkan aikana.

Joskus henkilökunnan on selitettävä, mitä haluat heiltä, ​​tai annettava hotellille joitain lisätietoja, joita tarvitaan vaaditun asiakirjan laatimiseksi.

Yleisesti ottaen ei tarvitse olla ujo, peloissaan tai huolissaan. Hotellin henkilökunta on aina valmis tapaamaan sinut puolivälissä ja yrittää auttaa kaikin tavoin. Loppujen lopuksi asiakas on (melkein) aina oikeassa.

Se, syntyykö ongelmia ja kysymyksiä näiden asiakirjojen hankinnassa, riippuu pitkälti hotellista, jonka olet valinnut majoittumaan matkasi aikana.

Työskentely hotellien kanssa asuinpaikan vahvistamiseen liittyvissä asioissa - on aina yksilöllistä.

Tässä asiassa ei ole kahta samanlaista hotellia. Niin onnekas kuin vain käy. Jos jokin meni pieleen, peruuta varauksesi tässä hotellissa ja etsi toinen, joka ymmärtää sinua tai jonka ehdot sopivat sinulle paremmin.

Suurissa tai ketjuhotelleissa pääsääntöisesti asuinpaikan vahvistavien asiakirjojen myöntämisessä ei ole ongelmia. Todennäköisesti heidän henkilökuntansa on jo törmännyt tällaiseen ongelmaan (eli et ole ensimmäinen, joka tarvitsee oleskelutodistuksen viisumin saamiseksi).

Ja jos henkilökunta ei törmännyt tähän ongelmaan, niin usein tämä hetki mainitaan heidän työnkuvassaan, ja työntekijä voi aina tutkia niitä selvittääkseen, mitä hän tarvitsee antaakseen sinulle tällaisen asiakirjan.

Toisaalta suurten hotellien kanssa maksuehdoista (maksutakuiden antaminen) on vaikeampi neuvotella, koska kuten heidän ohjeissaan lukee, niin se tulee olemaan (henkilökunta ei saa rikkoa ohjeita, heillä ei ole liikkumavapaus).

Keskikokoisissa ja pienissä hotelleissa pyyntö toimittaa asiakirjoja, jotka vahvistavat majoituksen tässä hotellissa toimitettavaksi konsulaatille, aiheuttaa todennäköisesti hämmennystä henkilökunnan keskuudessa ja paljon lisäkysymyksiä.

Voi hyvinkin olla, että pienen hotellin henkilökunta (ja tämä usein hotellin omistaja ja hänen perheenjäsenensä) eivät yksinkertaisesti ole koskaan kohdanneet tällaista pyyntöä, eikä heillä ole aavistustakaan, mistä on kyse. Tässä tapauksessa heidän on selitettävä yksityiskohtaisesti, mitä tarvitset heiltä.

Mutta pienten hotellien kanssa on mukavaa neuvotella maksuehdoista tai sen takuista. Heidät on helpompi tavata puolivälissä (esimerkiksi he kirjoittavat, että "maksu on taattu"), vaatimatta sinulta mitään ja asettamatta sinulle lisäehtoja. Tämä on arvokasta.

Miten ja milloin pyytää hotellilta todiste asuinpaikasta

Hotellit voit varata lomalle vähintään kuusi kuukautta ennen matkaa tai jopa aikaisemmin (esim. varaan hotellit lomille elokuulle, edellisen vuoden marraskuulle).

Ennen viisumin hakemista on pyydettävä asumisen vahvistavat asiakirjat. Itse vahvistuksen saaminen kestää yhdestä päivästä viikkoon (tämä on pahin tapaus).

Mutta yleensä se kestää yhdestä kahteen päivää. Se riippuu hotellin henkilökunnan tehokkuudesta. Asiakirjoja pyydetään (ja vastaanotetaan) sähköpostitse.

Loman lähestyessä (kun olet varma, että suunnitelmasi eivät ole muuttuneet ja lähdet lomalle suunnitellusti) ota yhteyttä hotelliin ennen viisumin hakemista ja kirjoita heille osoitteeseen Englanti kielellä, pyyntö lähettää sinulle vahvistus majoituksesta ja hotellihuoneen maksusta (maksutakuu) hotellin kirjelomakkeella.

Hotellin sähköpostiosoite mainitaan sähköisen varausjärjestelmän lähettämässä huonevarausvahvistuksessa. Tai voit ottaa suoraan yhteyttä hotelliin varauskoneen verkkosivuston kautta. Molemmat vaihtoehdot ovat samanarvoisia.

Kirjelomakkeella tämä osoittaa hotellin "koordinaatit" siinä mielessä - osoite, puhelinnumero ja muut Yhteystiedot... Jos hotellissa ei ole kirjelomakkeita (tämä on yleensä pienten hotellien ongelma), anna heidän tulostaa kaikki nämä tiedot erikseen.

Pyynnössä mainitaan myös, että tämä vahvistus tarvitaan konsulaattiin toimitettaessa Schengen-viisumin saamiseksi. (Katso alla esimerkkipyyntö.)

Pyydä myös välittömästi, että vahvistusteksti on kirjoitettu (mieluiten) englanniksi ja että se sisältääsukunimet ja etunimet kaikista vieraita, varauspäivät ja ennakkomaksun määrä tai huomioitava, että oleskelun maksu on taattu.

Jos hotelli maksettiin heti varauksen yhteydessä, silloin tilanne on vielä yksinkertaisempi. Sinun tarvitsee vain pyytää hotellin hallintoa lähettämään asiakirja, joka vahvistaa, että olet maksanut yöpymisesi tässä hotellissa (näytepyyntöteksti on myös alla).

Saatuaan hotellilta pyynnön toimittaa asiakirjoja, jotka vahvistavat majoituksen, hotellien reaktio on joka kerta erilainen (riippuen maasta ja hotellin koosta).

Niiden hotellien henkilökunta, joissa heillä on käsitys siitä, mikä on vaakalaudalla, vastaa tällaiseen pyyntöön välittömästi (kirjaimellisesti tunnin kuluessa) sinulle, oletko todella suostuvainen ennakkomaksun suorittamiseen (jos sitä ei ole suoritettu). aikaisemmin) ja antaa sinulle yksityiskohtaiset tiedot toteutusmaksua varten.

Tai hän pyytää lupaa poistaa rahaa kortiltasi maksuna (heillä on kortin numero, ilmoitat sen varauksen yhteydessä).

Tarvittaessa (riippuu maasta ja hotellin sisäisistä määräyksistä) henkilökunta pyytää Lisäinformaatio tarvitaan pyydetyn asiakirjan laatimiseksi.

Suurissa hotelleissa ei yleensä ole ongelmia. Maksun suorittamisen jälkeen majoituksen vahvistavat asiakirjat ovat käsissäsi 1-2 tunnissa (päivän loppuun mennessä - enintään) ja sinun tarvitsee vain tulostaa ne.

Mutta pienissä hotelleissa, majataloissa, huoneistoissa omistajat eivät usein edes kuulleet mistään vaatimuksista (tämä on henkilökohtainen mielipiteeni, jonka tein kommunikoinnin perusteella tällaisten hotellien henkilökunnan kanssa tästä aiheesta).

Siksi asiakirjojen toimittamista koskeva pyyntö voi herättää heissä paljon kysymyksiä. Tässä tapauksessa sinun on selitettävä heille, mitä (ja missä muodossa) haluat heiltä.

Joskus se on vaikeaa, mutta täysin mahdollista. Lopulta he ovat kiinnostuneita saapumisestasi, joten he yrittävät tavata puolivälissä.

HENKILÖKOKEMUKSESTA: KUIN PIENISTÄ HOTELLEJA

Vastauksena pyyntööni vahvistaa asuinpaikka, pienen Wroclawin lähellä Puolassa sijaitsevan hotellin omistaja kirjoitti vastaukseksi:

“Dzień Dobry! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem, Ariel "

("Hyvää iltapäivää! Vahvistetaan varaus. Ystävällisin terveisin, Ariel")

No, se oli hänen käsityksensä siitä, miltä asuinpaikkatodistus näyttää. Häneltä kesti hyvin kauan selittää, mistä sain hänen Erityisesti on lisäksi tarpeen selittää, kirjaimellisesti sormilla (koska hän ei puhunut englantia, ja puolaksi olen heikko).

Päädyin sylkemään ja tehnyt sen itse sille vaaditun vahvistuksen (jonka itse myös tein erityisesti tätä tapausta varten, lahjaksi hotellille) ja lähetin sen sinne.

Siellä emäntä tulosti sen, leimasi hotellin ja allekirjoitti sen, skannasi ja lähetti takaisin minulle. Sen jälkeen vannoin yöpyväni pienissä hotelleissa, jos tarvitsen heiltä vahvistuksen asuinpaikastani.

Jos et tarvitse asiakirjoja pienistä hotelleista, voit yöpyä niissä, teen sen itse. Se on sekä halvempaa (yleensä) että nautinnollisempaa.

Mutta suurilla hotelleilla näin ei ole koskaan tapahtunut. He kysyvät asiakirjan laatimiseen tarvittavat tiedot, pyytävät suorittamaan maksun ja lähettävät asiakirjan seuraavana (tai samana) päivänä maksun suorittamisen jälkeen.

Mutta toistan, tämä hetki on täysin yksilöllinen maasta toiseen ja hotellista toiseen. Tässä ei ole yhtä järjestelmää, ja jokainen tapaus on ainutlaatuinen - heti kun pääset perille.

Edellä olevan perusteella ei ole suositeltavaa lykätä hotellin (tai hotellien) majoituksen vahvistuspyyntöä viimeiselle päivälle, mutta tehdä se viikkoa tai kaksi ennen suunniteltua asiakirjojen lähettämistä konsulaattiin.

MITEN EROTTAA SUURI HOTELLI PIENESTÄ

On olemassa kaksi kriteeriä: hotellin huoneiden kokonaismäärä (näet sen usein varausjärjestelmän verkkosivustolla) ja vastaanoton toimintatapa.

Jos sisäänkirjautuminen hotellissa toimii ympäri vuorokauden ja hotellin huoneiden määrä on 50-60 tai enemmän, varausvahvistuksen saamiseen liittyviä ongelmia ei voida odottaa - tämä on suuri hotelli ja sen henkilökunta on valmis sellaisiin tilanteisiin.

Jos hotellin huonemäärä on 20-30 - 50-60 - tämä on keskimääräinen hotelli, ei pitäisi olla mitään erityisiä ongelmia asiakirjojen hankkimisessa (mutta tämän jo "ei pitäisi näyttää olevan").

Mutta jos valitsemassasi hotellissa on vain 5-15 huonetta ja siellä oleva rekisteröintipöytä on avoinna vain päiväsaikaan, voit odottaa siellä kaikkea (tarkoitan asumisvahvistuksen saamiseen liittyviä ongelmia).

Sama koskee huoneistoja (asuntoja) ja vierastaloja. Niiden omistajilla ei yleensä ole aavistustakaan, mistä on kyse, kun heiltä pyydetään asuinpaikkansa vahvistavia asiakirjoja.

Heidän on selitettävä yksityiskohtaisesti, mitä haluat heiltä. Joskus voi olla helpompaa tehdä kaikki itse (kuten yllä olevassa esimerkissä on kuvattu) ja lähettää asiakirja heille vain hyväksyttäväksi.

Millä kielellä asuinpaikan vahvistavien asiakirjojen toimittamista koskeva pyyntö

Pyyntö hotellilta majoituksen vahvistavien asiakirjojen saamiseksi on esitettävä joko Englannin kieli, tai sen maan kielellä, jossa hotelli sijaitsee.

Yleensä, jos tarvitset asiakirjoja hotellilta, on parempi valita välittömästi (jopa matkasi suunnitteluvaiheessa) hotelli, jonka henkilökunta puhuu englantia.

Hotellin henkilökunnan puhumat kielet löytyvät varausjärjestelmän verkkosivuilta (kunnolliset järjestelmät antavat tällaisia ​​tietoja mm.).

Koska puhun englantia enemmän tai vähemmän selkeästi, valitsen majoituspaikaksi aina hotelleja, joissa henkilökunta puhuu myös englantia (niin on helpompi asua, vaikka kysytään jos jotain tapahtuu).

Periaatteessa, jos hotelli on riittävän suuri tai verkottunut, siellä yleensä henkilökunta puhuu englantia jollain hyväksyttävällä tasolla (jopa sellaisissa "kolhooseissa" kuin Romania tai Albania).

Pienissä hotelleissa (missä tahansa maassa) saatat kohdata tilanteen, jossa hotellin henkilökunta puhuu vain oman maansa kieltä. (Tämä muuten tapahtui Puolan hotellin omistajan kanssa, jolle itse tein asuinvahvistuksen).

Siksi hotellia valitessasi kiinnitä huomiota siihen, mitä kieliä laitoksen henkilökunta puhuu. Aina kun mahdollista, valitse hotellit, joissa käytetään englantia (ellet tietysti puhu ranskaa, saksaa tai muuta kieltä - vastaavasti niitä hotelleja, joissa käytetään tätä kieltä). Joten se on sinulle kätevämpää, yksiselitteisesti.

Kuinka monta asuintodistusta tarvitaan

Pitääkö minun esittää asuintodistus jokaiselle matkalle osallistujalle vai riittääkö yksi asiakirja?

Riittää päästä hotellilta yksi asia todistus asumisesta. Pääasia, että se listaakaikkitulevan matkan osallistujat (mukaan lukien pienimmät lapset).

Yksi paperi riittää(yksi asiakirja) jokaisesta hotellista matkan varrella.
Pääasia, että kaikki matkalle osallistujat on listattu (merkitty).

Jokaiselle matkalle osallistujalle, vahvistuksessa tulee olla suku- ja etunimensä lisäksi (vähintään) passin numero ja kansalaisuus - ts. tiedot, joiden avulla konsulaatti voi yksilöidä tämän henkilön.

Vahvistuksessa on myös mainittava suunnitellun oleskelun päivämäärät, tiedot maksusta (tai maksutakuista), ja se on leimattava hotellin ja johtajan allekirjoittama. Maksukuitti on valinnainen. Jos se on kiinni, se on hyvä. Ei - ei hätää, niin se menee.

Pyydä hotellilta asiakirjat, jotka vahvistavat majoituksen siinä

Tämä osio tarjoaa likimääräisen näytteen hotellille tehdystä pyynnöstä saada asiakirjoja, jotka vahvistavat majoitusta hotellissa. Haluan muistuttaa, että pyyntö on tehtävä englanniksi tai sen maan kansallisella kielellä, jossa hotelli sijaitsee.

Baltian hotelleissa voit yrittää kirjoittaa venäjäksi. He vastaavat kuitenkin englanniksi (heillä ei ole venäläistä näppäimistöä), mutta he vastaavat.

Asuinpaikkatodistuspyynnön sisältö

Hotellille lähettämäsi majoituksen vahvistavia asiakirjoja koskevan pyynnön tekstin tulee olla jotain alla olevan kaltaista (englanniksi - vain hieman pienempi).

Jos hotelli on varattu, mutta siitä ei ole maksettu:

"Hyvää päivää!

Olen varannut huoneen hotellistasi varausjärjestelmän "Booking.com" kautta, varausnumero 123456, oleskelupäivät … -….

Pyydän sinua lähettämään minulle vahvistuksen hotellimajoituksesta, jota tarvitsen Schengen-viisumin saamiseksi.

Ilmoittakaa vahvistukseen vieraiden passien nimet ja numerot [tähän tulee antaa luettelo matkaan osallistuneiden nimistä ulkomaisten passien numeroilla], oleskelupäivät sekä maksutiedot. numeroon (maksutakuu).

Tarvittaessa olen valmis maksamaan ennakkomaksun tai antamaan sinulle maksutakuut. Täytä hotellisi kirjelomakkeessa oleva asiakirja.

Kunnioittavasti, Imyarek."

Jos hotellihuone maksettiin heti(varauksen yhteydessä), se on silti helpompaa. Sinun tarvitsee vain pyytää hallinnolta asiakirjoja, jotka vahvistavat hotellimaksun sellaisilta ja sellaisilta päivämääriltä ja sellaisilta ja sellaisilta (koko nimi) asukkailta.

Esimerkkipyyntöteksti on seuraava:

"Hyvää päivää!

Olen varannut ja maksanut huoneen hotellistasi Booking.com-varausjärjestelmän kautta, varausnumero 123456, oleskelupäivät … -….

Pyydän teitä lähettämään minulle asiakirjan, joka vahvistaa hotellihuoneen maksamisen(majoituksen vahvistus)tarvitsen Schengen-viisumin saamiseksi.

Ilmoittakaa vahvistukseen vieraiden passien nimet ja numerot [tähän tulee antaa luettelo matkaan osallistuneiden nimistä ulkomaisten passien numeroineen], oleskelupäivät sekä tiedot matkasta. hotellin maksu.

Pyydän sinua laatimaan asiakirjan hotellisi kirjelomakkeelle ja liittämään maksukuitin (jos mahdollista).

Kunnioittavasti, Imyarek."

Lähetät tämän pyynnön hotellin sähköpostiosoitteeseen ja odotat sen työntekijöiden reaktiota. He vastaavat sinulle erehtymättä, mutta mitä he vastaavat, on mahdotonta ennustaa etukäteen.

Alla on esimerkki pyynnön tekstistä englanniksi.

Hotellimajoituksen vahvistavien asiakirjojen pyynnön teksti englanniksi

Jos et puhu englantia, kopioi alla oleva asuinpaikan vahvistuspyynnön teksti ja lähetä se matkallasi olevien hotellien osoitteeseen, alustavasti tietojen korjaaminen omillaan:

JOS HOTELLIA EI OLE MAKSUTETTU VARAUKSEN AIKANA

Tässä tilanne on hieman monimutkaisempi: meidän pitäisi (mieluiten) suostutella hotelli olemaan maksamatta heti (yhtäkkiä heille ei myönnetä viisumia), vaan "työnnä se" tekemään päätös "jäädyttää" varat. tilille kirjaamatta niitä pois.

Tässä tapauksessa hotelli kirjoittaa vahvistukseen "Maksu taattu", mikä sopii sekä meille että konsulaatille. Ja laskelma on jo paikallaan saapuessa.

Hotellit tekevät joskus näin (jostain syystä he haluavat usein saada maksun käteisellä), mutta eivät aina eivätkä kaikki. Siitä huolimatta voit yrittää.

Ymmärtääksesi, mitä alla sanotaan, lue ensin teksti google-kääntäjällä (klikkaa vain linkkiä, alla olevan tekstin käännös avautuu välittömästi uuteen ikkunaan), siellä voit korjata sen heti"Itsellesi" ja sieltä kopioi ja liitä kirjeesi.

Hyvää iltapäivää!

Varasin huoneen hotellistasi "Booking.comin" kautta (nro 000.000.000), saapuminen 25.5.2018, lähtö 10.6.2018.

Minun täytyy saada vahvistus hotelli oleskelu (majoituksen vahvistus). Tämä asiakirja on tarpeen, jotta voin hakea Latvian konsulaatilta Schengen-viisumia.

Olen valmis tarvittaessa maksamaan ennakkoon jopa 100 % tai takaamaan maksun sinulle.

Jos tämä on hyväksyttävää, voit yksinkertaisesti pitää vaaditun summan pankkikortillani, jos se sopii maksutakuuksi.

Majoitusvahvistuksessa tulee olla vähintään seuraavat tiedot konsulaatille: saapumis- ja lähtöpäivät, vieraiden nimet sekä maksutiedot (tai maksutakuu).

Tee tämä vahvistus englanniksi ja hotellisi kirjelomakkeelle, jos mahdollista.

Tietoja vieraista:

Vieras numero 1: Ivan Ivanov. Maa: Venäjä, kaupunki: Orenburg. Passi 00No0000000

Vieras numero 2: Tatiana Ivanova. Maa: Venäjä, kaupunki: Orenburg. Passi 00No0000000

Jos tarvitset lisätietoja, kirjoita minulle, niin annan sinulle kaikki tarvittavat tiedot.

Kiitos paljon etukäteen.

Ystävällisin terveisin, Ivan Ivanov.

No, jos vaihtoehto maksutakuulla ei toimi (hotelli ilmoittaa sinulle tästä), niin no... joudut maksamaan majoituksesta. Mutta ainakin yritimme. Sitten vain maksamme ja odotamme maksun vahvistavaa asiakirjaa.

JOS HOTELLI ON MAKSUTETTU ENNAKKOON

Jos olet maksanut hotellin jo varausvaiheessa, niin tilanne yksinkertaistuu täysin. Meidän ei tarvitse etsiä maksuvaihtoehtoja, neuvotella ennakkomaksuehdoista ja toimista varauksen peruuntuessa jne.

Meidän on vain pyydettävä asiakirjoja, jotka vahvistavat hotellimaksun. MUTTA sen ei pitäisi olla pelkkä maksusekki, vaan täysipainoinen paperi, jossa luetellaan kaikkien matkan suorittavien henkilöiden tiedot (mitä edellä mainittiin).

Mutta itse tarkistus ei ole kovin tarpeellista. Johtajan allekirjoitus ja hotellin leima kirjelomakkeessa riittää.

Tässä tapauksessa voit ottaa yhteyttä hotelliin suunnilleen seuraavalla alla olevalla tavalla.

Optima Hotel, Krakova, Puola:

Hotelli "Aura", Praha, Tšekki:

MERKINTÄ:

Tutustu huolellisesti hotellilta saamaasi asiakirjaan. Tarkista siellä ilmoitetut oleskelupäivät sekä vieraiden etu- ja sukunimet (kirjoituksen tulee vastata passiin kirjoitettua) ja muut asiakirjassa mainitut tiedot.

Jos jotain on kirjoitettu väärin (se tapahtuu), kirjoita heti hotelliin ja pyydä korjaamaan virhe, he tekevät sen ilman ongelmia.

Ennakkomaksu hotellille saatuaan asumisvahvistuksen

Jotta saat hotellilta majoituksen vahvistavat asiakirjat, sinun on useimmissa tapauksissa maksettava majoitus etukäteen. Joissakin tapauksissa tätä vaativat konsulaatit, toisissa se on hotellin vaatimuksia.

Jos ennakkomaksu johtuu konsulaatin vaatimuksista (kuten esimerkiksi puolalaisten kanssa), se on tehtävä ehdottomasti (muuten konsulaatti ei hyväksy näitä asiakirjoja todisteeksi asumisesta).

Jos konsulaatti ei vaadi hotellilta pakollista täyttä (100%) ennakkomaksua, sen määrä riippuu täysin sopimuksesta hotellin kanssa. Hotellit ovat valitettavasti oppineet katkerasta kokemuksesta (kun turistit varaavat huoneita viisumia varten ja peruuttavat ne välittömästi).

Siksi jotkut hotellit (eivät kaikki - tämä on yksilöllistä) vaativat, että kun majoituksen vahvistavat asiakirjat myönnetään, tariffi muutetaan ei-palautettaviksi ja että jos varaus peruutetaan, koko majoituksen maksu pidätetään täysi tai osa siitä (yleensä yhden yön määrässä).

Vaaditun ennakkomaksun määrä sekä sen palauttamisen ehdot varauksen peruuntuessa ovat jokaisen hotellin tiukasti yksilöllisiä.

Kiinnitä huomiota ennakkomaksun ja palautuksen ehtoihin jos peruutat varauksesi. Tässä vaiheessa sinun on kiinnitettävä huomiota ENNEN maksun suorittaminen.

Yleensä, kuten edellä todettiin, kaikki täällä on ehdottomasti yksilöllistä. Jokainen hotelli päättää itse, mitä ehdot asetat. Hyväksytkö heidän kanssaan (sellaiset ehdot) tai et, tämä on täysin sinun päätöksesi.

HENKILÖKOKOUKSESTA:

Maksu kokonaisuudessaan ja ilman palautusmahdollisuutta, minua vaadittiin vain kerran (hotelliketju "Optima", Puola). Periaatteessa lähes kaikki puolalaiset hotellit vaativat sinulta vain 100 % ennakkomaksun toimittaessasi asiakirjoja konsulaatille (viisumin saamiseksi).

Mutta hyvityksen ehdot varauksen peruuttamisen yhteydessä - tässä vaatimukset vaihtelevat hotellikohtaisesti.

Hyväksyttävät ehdot Pidän (henkilökohtaisesti) tätä, jos hotelli vaatii varauksesi peruuttamisen yhteydessä pidättävänsä maksun yhden oleskelupäivän ajalta. Tämä on normaali käytäntö.

Tosin löytyy Paremmat olosuhteet... Täällä pienet, ns "Perhehotellit" (joissa hotellin omistaja istuu usein itse vastaanotossa).

Tässä tapauksessa häntä ei tietenkään sido henkilökunnan sisäiset ohjeet (toisin kuin suurten hotellien henkilökunta), ja hän on vapaa tekemään päätöksiä maksuvaihtoehdoista ja palautuksen ehdoista.

Kuten edellä totesin, ratkaisu tähän ongelmaan on kuitenkin sinun. Jos et ole tyytyväinen ehtoihin, peruuta varauksesi ja etsi toinen hotelli, joka tarjoaa tarvittaessa hyväksyttävämpiä peruutusehtoja. Jos olet 100% varma matkasta - maksa äläkä edes ajattele.

Haluan huomioida, että on "asiantuntijoita", jotka varaavat hotelleja vain saadakseen viisumin ja peruvat sen saatuaan heti varauksen. Älä tee sitä. Joka tapauksessa siihen asti, kun ylität rajan (eli astut Schengen-alueelle). Sitten voit.

Se ei ole täysin reilu peli, mutta sellaisia ​​​​vaihtoehtoja on, ja niitä voidaan (ja joskus niin tapahtuu ja pitäisi) käyttää tarvittaessa. Mutta varoen.

Menetelmät majoituksen vahvistavien asiakirjojen hankkimiseksi hotellilta

Oleskeluasiakirjat voi saada minkä tahansa sinulle ja hotellille sopivalla tavalla. Useimmissa tapauksissa tämä on kuvan muodossa oleva tiedosto tai * .pdf-dokumentti, joka sinun on tulostettava hyvälaatuisesti ja liitettävä konsulaattiin lähetettävään asiakirjasarjaan.

Mutta erilaiset tilanteet ovat mahdollisia täällä. Esimerkiksi yllä mainitussa Optima-hotelliketjussa sain iloisena tiedon, että he voivat lähettää minulle vaaditun asiakirjan. vain(!) faksilla eikä mitään muuta. (XXI vuosisadalla pihalla...)

Lisäksi kaikki suostutteluni eivät johtaneet mihinkään, ja minun piti silti etsiä faksia saadakseni tämän asiakirjan.

Pitääkö minun saada vahvistus asumisesta faksilla?

Tässä poikkean hotellimajoituksen vahvistavien asiakirjojen vastaanottamisesta faksilla.

On olemassa mielipide (kuvattu joillakin turistisivustoilla), jonka mukaan konsulaatit "rakastavat" (ja melkein vaativat) faksilla vastaanotettujen hotellien majoitusvahvistuksia, koska niitä on tässä tapauksessa vaikea väärentää.

Ei missään avoimesti julkaistuista virallisista asiakirjoista sekä konsulaattien nettisivuilta (ja olen käynyt läpi monia) sellaista vaatimusta ei ole missään (en ole täyttänyt).

Ehkä 10-15 vuotta sitten, kun kopiointitekniikka ei ollut niin kehittynyttä ja kun vain harvat ihmiset (hotellin työntekijät) pystyivät tekemään *.pdf-muotoisia asiakirjoja, laittamalla niihin sekä hotellin sinetin että johtajan allekirjoituksen, niin tämä oli myös ajankohtainen...

Mutta nyt, kun mihin tahansa älypuhelimeen on sisäänrakennettu tarpeeksi kunnollinen kamera ja skanneri on helpompi löytää kuin faksi ... asiakirjojen vastaanottaminen faksilla on hölynpölyä.

Tiedän todella, (perustuu henkilökohtainen kokemus) että kaikista hotelleilta viisumin saamiseksi saamistani oleskeluvahvistuksista vain yksi välitettiin minulle telekopiolaitteella.

Loput lähetettiin minulle sähköpostitse asiakirjoina * .pdf-muodossa tai kuvina. Ja he kaikki perustivat konsulaatin.

Missä muodossa hotellien majoituksen vahvistavat asiakirjat toimitetaan konsulaattiin

Konsulaatissa asuinpaikan vahvistavat asiakirjat on toimitettava täsmälleen siinä muodossa, jossa sait ne hotellilta. Saat suurimman osan vahvistuksista * .jpeg * .jpg tai * .bmp -muodossa tai * .pdf -muodossa.

Kun olet saanut vahvistuksen, tulosta se hyvä laatu(tämä on edellytys), kappalemäärässä jätettyjen viisumihakemusten lukumäärän mukaan: yksi matkan osallistuja - yksi asiakirjoja ja liitä nämä paperit jokaiselle asiakirjojen paketti.

Pääasia on, että maksuehdot vastaavat konsulaatin vaatimuksia (jos nämä vaatimukset julkaistaan) ja asiakirjan sisältö täyttää sille asetetut vaatimukset (katso edellä), ts. niin, että se sisältää kaikki tarvittavat tiedot asunnosta.

Päätän tähän muistiinpanon prosessista, jossa haetaan hotellilta majoitusta vahvistavia asiakirjoja, jotta ne toimitetaan konsulaattiin Schengen-viisumin saamiseksi.

Toivon, että olen täysin paljastanut aiheen asiakirjojen hankkimisesta hotelleista. Joka tapauksessa kerroin kaiken, minkä tiesin. Uskon, että yllä olevat tiedot ovat enemmän kuin tarpeeksi opastamaan sinua saamaan hotellilta vahvistuksen asuinpaikasta, sen pyytämisestä ja siihen, miltä se näyttää ja mikä se on.

Usein turistiviisumin saamiseksi se on esitettävä suurlähetystölledmajoitusasiakirjaoleskelusi aikana sen maan alueella, johon aiot. Tämä voi olla kirje hotellilta yrityksen kirjelomakkeella, joka on leimattu ja varausvirkailijan allekirjoittama.

Ja koska monet turistit eivät puhu vieraita kieliä, voit käyttää esimerkkejä englanninkielisistä kirjaimista. Huomaa, että ilmoittamasi nimet ja sukunimet ovat samat kuin passissa latinalaisin kirjaimin. Kirjoita päivämäärät kokonaan, esim. 12.5.2016.

KIRJAINVAIHTOEHTO # 1

Arvoisa herra / rouva,

Olen varannut huoneen hotellistasi booking.com-sivuston kautta ______ (kirjoita etu- ja sukunimesi) ja ______ (kirjoita toisen henkilön etu- ja sukunimesi) alkaen _______ (saapumispäivä) - ______ (lähtöpäivä). Voisitteko lähettää minulle vahvistuksen varauksestani leimalla ja allekirjoituksella faksilla _______ (kirjoita faksinumeronne) Minun on esitettävä tämä vahvistus konsuliosastolle. _______ (ilmoita viisumit myöntävän suurlähetystön maa) Suurlähetystö _______ (kirjoita suurlähetystön sijaintikaupunki ja maa) maahantuloviisumien saamiseksi.

Ilmoita 2 molemmat nimet tässä varausvahvistuksessa:

_____________ (kirjoita kahden henkilön etu- ja sukunimi).

Kunnioittaen

Nimesi ja sukunimesi

KIRJAINVAIHTOEHTO # 2

Ja tässä on esimerkkikirje, jossa sinua pyydetään lähettämään varausvahvistus, joka tehtiin Booking.comin kautta:

Hyvä herra / rouva,

Olen tehnyt varauksen hotelliisi sivuston www.booking .com kautta:

Vierasnimi: _____ (kirjoita nimesi)

Huonetyyppi: _____ (kirjoita huoneesi tyyppi, esimerkiksi: Kahden makuuhuoneen huoneisto - 2 hengelle (savuton))

Saapumispäivä: _____ (saapumispäivä)

Lähtö: _____ (lähtöpäivä)

Kokonaishinta: ____ - € (summa)

Voisitko lähettää minulle vahvistuksen varauksestasi (leimasimellasi ja allekirjoituksellasi) faksilla ______ (kirjoita faksinumerosi) ja/tai (ja/tai) sähköpostilla _______ (kirjoita sähköpostiosoitteesi). Minun on esitettävä tämä vahvistus konsuliosastolle. _______ (ilmoita sen maan nimi, jonka suurlähetystöön kuljetat asiakirjan) Suurlähetystö Moskovassa, Venäjän federaatiossa viisumien saamiseksi.

Jos tarvitset viisumin sinulle ja jollekin muulle kuin sinä, joka asuu kanssasi tässä huoneessa (aviomies / vaimo, lapsi, äiti isä jne.), kirjoita:

Ole hyvä ja osoita nimet tässä varausvahvistuksessa:

_______ (kirjoita etu- ja sukunimet, passin numerot)

Jos tarvitset vain nimesi näkyvän, kirjoita:

Ilmoita nimeni tähän varausvahvistukseen:

_______ (kirjoita nimesi, passin numero)

Ole hyvä ja lähetä varausvahvistus faksinumeroon: ______ (oma faksinumerosi) ja sähköpostiini: __________ (postisi)

Kiitos yhteistyöstä.

Parhain terveisin,

Nimesi ja sukunimesi

KIRJAINVAIHTOEHTO # 3:

Varasin huoneen sinusta hotelli ______ (kirjoita hotellin nimi) ( //www.booking.com/ varausnumero 701.723.011 pin 0842).

Haluaisin saada vahvistuksen varauksesta sähköpostitse ________ (kirjoita sähköpostiosoitteesi). Tarvitsen sen suurlähetystöön. Sen tulee olla skannattu kopio sähköpostitse lähetetystä varausvahvistuksesta.

Kuittaukseen tulee sisältyä varaustiedot, oleskelun päivämäärä, vieraiden nimi, sukunimi ja passi sekä hotellivarauksen tehneen työntekijän allekirjoitus ja leima.

Vieraat:

________ (kirjoita etu- ja sukunimet, passin numerot)

Kuittaukseen tulee sisältyä majoituksen maksutapa.

Kiitos paljon!

Nimesi ja sukunimesi

Jos määrität faksinumeroa, älä unohda lisätä maa- ja suuntanumeroita.

Nykyaikaisen ihmisen tavallisessa elämässä on usein välttämätöntä, mutta jollekin ei kovin paljon, käydä erilaisilla työmatkoilla. Majoitu eri hotelleissa tai hotelleissa. Ja kun saavut kotiin yrityksesi tai organisaatiosi alkuperäisten seinien luo, on erittäin tunnollinen ja jännittävä hetki vahvistaa oleskelusi hotellissa ja palauttaa kovalla työllä ansaitut rahasi. Jotta "toimistosi" kirjanpitäjä nukkuisi rauhallisesti ja hermot ehjät, suosittelen valmistautumaan perusteellisesti raporttiin.

Ensinnäkin, jo ennen kuin lähdet kaupunkiin työmatkalle, suosittelen hankkimaan valtakirjan ja kirjanpidon todistuksen-vaatimuksen laskun tai todistuksen antamisesta yksinkertaistetun verojärjestelmän työstä käsissäsi. . Ole varovainen, on parempi tarkistaa kaikki paikan päällä kuin todistaa väitteesi myöhemmin.

Valtakirja on laadittava nimellesi (ilman virheitä ja painovirheitä), muista liittää mukaan

Yrityksen koko nimi.
Virallinen osoite (pakollinen hakemisto, kaupunki, katu, talo).
Yrityksen TIN ja KPP.
No, nyt mennään. Kun rekisteröidyt tai rekisteröidyt hotelliin, sinulle on annettava kuitti tai kanssasi tehty sopimus, jossa on tarkat tiedot:
Hotellin nimi;
Vieraan koko nimi siis sinä;
Huoneen numero tai sänky huoneessa ( Lyhyt kuvaus"Sviitti, juniorsviitti, economy, sänky)
huoneen tai sängyn hinta siinä;

Luonnollisesti kaikki on ilman virheitä ja painovirheitä. Ja lähdettäessä älä unohda saada:

1. Kassasekki.
2. Lasku, aina hotellin elävällä leimalla.
3. Lasku lasku.
Tämä edellyttää, että olet asunut hotellissa, joka toimii ALV:lla.
Kun hotelli toimii yksinkertaistetun verojärjestelmän mukaisesti (ilman arvonlisäveroa), sinun on toimitettava todistus yksinkertaistetun verojärjestelmän työstä (kirjanpitolaitoksen pyynnöstä ja jos sinulla on mukana tuomasi valtakirja sinä).

Voit myös vahvistaa hotellimajoituksesi
työn teko
palvelusopimus
hinnasto hotellipalvelujen hinnoista

Jos hotellissa ei ole kassakonetta, sinulle tulee antaa shekin sijaan tiukka tilivelvollisuuslomake, jossa on vaaditut tiedot:

Oikeushenkilön nykyisen toimeenpanevan elimen osoite kasvot,
asiakirjan kuusinumeroinen numero ja sarja,
Organisaatiolle annettu veronmaksajan TIN ( yksityisyrittäjä), joka antoi asiakirjan.

Ulkomaiset yritykset myöntävät asiakirjoja: LASKUT tai "PRO-FORMA-INVOICE", venäjäksi tämä on sama TILI. Tehdyt työasiakirjat ovat saatavilla pyynnöstä (valtakirja) rajoituksetta. Muista hankkia tämä asiakirja, jotta myöhemmin tämän lain edellyttämä Pankin Valuuttavalvonta (viittaen valuuttalainsäädäntöön), koska heidän tili ei ole dokumentti, se ei "tartu" sinuun.

Yhteenvetona siis.

Raportoidakseen matkavaroista työntekijän on toimitettava seuraavat asiakirjat kirjanpitoon:

1. Kassasekki tai tiukka raportointi.
2. Lasku, joka on vahvistettu hotellin leimalla.
3. Lasku (jos ne toimivat arvonlisäverolla) tai todistus, joka vahvistaa työn yksinkertaistetussa verojärjestelmässä
4. tehdyn työn teko (jos ulkomainen hotelli) tai tahdon mukaan
5. Hotellipalveluiden hinnasto (valinnainen)
6. sopimus palvelujen toimittamisesta (jos mahdollista).

Jos kirjanpito tekee asiasta pyynnön, hotelli on velvollinen toimittamaan sen. Ja he haluavat pyytää kirjanpitäjää eri tavoilla:
mutta useimmiten se on puhelu,
Asiakirjojen aitouden tarkistamiseksi kirjanpitäjä soittaa hotelliin laskussa ilmoitettuun numeroon. Ja rekisterinpitäjä tarkistaa tietojen oikeellisuuden ja kertoo hänelle, missä ja milloin työntekijä pysähtyi.

Jos haluat varata hotellihuoneen suoraan hotellin kautta ja pyytää varauksen vahvistusta faksilla tai sähköpostilla Ison-Britannian suurlähetystöön, kirjoita hotelliin seuraavasti:

Arvoisa herra / rouva,

Haluaisin varata kahden/ yhden hengen huoneen hotellistasi 2 hengelle (2 hengelle).
Saapumispäivä on TÄÄLLÄ kirjoitamme SAAPUMAPÄIVÄN,

lähtö TÄSSÄ LÄHTÖPÄIVÄMÄÄRÄ (Sisältää aamiaisen)

Vahvista varaukseni faksilla/sähköpostitse: TÄSSÄ ILMOITAMME FAKSINUMEROSI TAI SÄHKÖPOSTISI

Tällainen tehdyn varauksen vahvistus on viisumin käsittelyvaatimus suurlähetystössä TÄSSÄ ILMOITTAMME MAAN, MISSÄ HAKEAT VIISUMIA Ison-Britannian suurlähetystö

Kunnioittaen,

Alkuperäinen venäjänkielinen kirje:

Hyvät herrat!

Haluaisin (haluaisin) varata hotellistasi yhden/kahden hengen huoneen kahdelle hengelle.

Saapumispäivä …

Lähtö ... (sisältää aamiaisen)

Vahvista tilaukseni faksilla/sähköpostilla:…

Tätä tarvitaan suurlähetystölle ... vuonna ...

Toivottaen,

Ja tässä on esimerkkikirje, jossa pyydetään lähettämään varausvahvistus, joka tehtiin Booking.com-sivuston kautta:

Arvoisa herra / rouva,

Olen varannut huoneen hotellistasi booking.com-sivuston kautta MÄÄRITÄ ENSIMMÄISEN HENKILÖN NIMI JA SUKUNIMI sekä MÄÄRITÄ TOISEN HENKILÖN NIMI JA SUKUNIMI SAAPUMAPÄIVÄN ja LÄHTÖPÄIVÄN välillä. Voisitteko lähettää minulle faksilla vahvistuksen varauksestani leimalla ja allekirjoituksella MÄÄRITÄ FAKSINUMEROSI? Minun on esitettävä tämä vahvistus konsuliosastolle. kohdassa MÄÄRITÄ VIISUMIN MYÖNTÄJÄN SUURETUSTUSTOON MAA Suurlähetystö MÄÄRITÄ KAUPUNKIN JA MAA SUURETUSTUSTOON maahantuloviisumien saamiseksi. Ilmoita 2 molemmat nimet tässä varausvahvistuksessa: MÄÄRITÄ 2 HENKILÖN NIMI JA SUKUNIMI.

Kunnioittaen

ANNAMME ALLEKIRJOITUKSEN (NIMI JA SUKUNIMI)

Toinen esimerkki, jossa pyydetään vapaita huoneita ja niiden hintoja:

Onko sinulla paikka yhden yön vedolle MÄÄRITÄ SAAPUMINEN JA LÄHTÖPÄIVÄMÄÄRÄ 2 hengelle?

Mikä on huoneen hinta (kaikki huoneet ovat kauniita) parivuoteella ja kylpyhuoneella?

ANNAMME ALLEKIRJOITUKSEN (NIMI JA SUKUNIMI)

Ja tässä on esimerkkikirje, jos tarvitset alennusta hotellihuoneesta, kun erikoishinnat eivät koske vaadittuja päiviä:

Näin, että sinulla on erikoistarjouksia. Ehkä voit tarjota meille hyvän hinnan?

Myös, jos voisit antaa minulle hinnan 3 yölle MÄÄRITÄ SAAPUMISPÄIVÄN JA LÄHTÖPÄIVÄN välillä.

Maksan mielelläni etukäteen)

ANNAMME ALLEKIRJOITUKSEN (NIMI JA SUKUNIMI)

No, jos hotellissa ei ole erikoishintoja, mutta haluat alennuksen, voit kirjoittaa tämän:

Minä ja mieheni etsimme mukavaa yöpymispaikkaa 2 vetoa MÄÄRITÄ SAAPUMINEN JA LÄHTÖPÄIVÄ 2 hengelle? Onko sinulla erikoistarjouksia? Ehkä voit tarjota meille hyvän hinnan?

Varauksen vahvistus

Varausvahvistus- se varaus vahvistetaan erityisellä ilmoituksella, jonka hotelli lähettää asiakkaalle. Huoneiden saatavuudesta riippuen hotelli tekee varauksen ja lähettää varausvahvistuksen, joka sisältää tiedot vieraan nimestä, oleskelun kestosta, huonekategoriasta, hinnasta ja lisäpalvelut jotka voi varata etukäteen (esim. kuljetuskustannukset, aamiainen jne.). Varausvahvistusteksti tulee lähettää asiakkaalle kirjelomakkeella, josta käy ilmi tilausvahvistuksen numero, varausosaston vastuuhenkilön asema ja nimi sekä muut hotellin tiedot. Vahvistus on tarpeen, jotta hotelli voi aina todistaa, että asiakkaalle on ilmoitettu tämän hotellin varausehdoista.

Yleensä ei varata tiettyä huonetta, vaan varataan vain huoneen luokka (esim. yhden hengen huone, sviitti, huoneisto jne.), mutta jos vieras, erityisesti tavallisten tai VIP-asiakkaiden joukosta, haluaa tietyn huoneen. , sitten hänen toiveensa, joka yleensä otetaan huomioon. Tässä tapauksessa sinun tulee antaa asiakkaalle suosikkinumero, jos mahdollista.

Hotellit voivat muuttaa hinnoittelukäytäntöjään ja varausten vahvistamismenettelyä työn aikana. Virallisesti julkaistuja majoitushintoja voidaan muuttaa ilmoittamatta asiasta asiakkaalle, mutta varausvahvistuksessa ilmoitettua huonehintaa ei voi muuttaa. Hotellin tulee ilmoittaa asiakkailleen kirjallisesti tarjottujen majoituspalvelujen hintojen muutoksesta vähintään 30 kalenteripäivää ennen käyttöönottoa.

Varausehdot vaihtelevat hotelleittain. Väärinkäsitysten välttämiseksi asiakkaiden tulee selittää ne yksityiskohtaisesti ottaessaan yhteyttä hotelliin.

On ehdottomasti kiellettyä lähettää asiakkaan yrityksen osoitteeseen varausvahvistuslomake, joka sisältää palvelupäätöslauselmia, muistiinpanoja, varausosaston tai myyntipalvelun työntekijöiden allekirjoituksia.

Asiakkaiden, jotka haluavat huoneen valmistettavan erityisesti sisäänkirjautumista varten, tulee ilmoittaa: maksutapa, vieraan nimi, lisäpalvelun maksavan henkilön nimi ja osoite, Yksityiskohtainen kuvaus tarpeen: jos lahjat - millaisia, jos tarvitset postikortin - mitä sisältöä jne.

Kaikki lisäpyynnöt on tehtävä erityisellä lomakkeella ja niistä on maksettava.

Kirjeen käsittelyprosessi - majoitushakemus ja varausvahvistuksen antaminen on seuraava.

1. Saatuaan kirjeen - majoitushakemuksen varausosaston työntekijä täyttää asianmukaisen lomakkeen (Uusi uudelleenarviointi) tai syöttää tärkeimmät tiedot kirjeestä - hakemuksen sijoittamista varten huonevarauspäiväkirjaan. Sitten se rekisteröidään Tämä hakemus hotellin sähköiseen varausjärjestelmään ja määrittää sen sarjanumero... Kaikki varaukset tulee syöttää tietokonejärjestelmään 1-2 tunnin sisällä.

Syötettyjen tietojen perusteella muodostetaan perspektiivinen hotellilatausaikataulu. Varauspyyntöä tehdessä tulee kiinnittää erityistä huomiota varauksen tyyppiin ja maksutapaan. Taatun varauksen tapauksessa hakemuksessa on oltava tiedot maksuasiakirjoista, jotka takaavat huoneen maksun vastaanottamisen, jos vieras ei saavu tai asiakas peruuttaa varauksen myöhässä (numero luottokortti asiakkaan tai pankkisiirron numero). Mitä enemmän tietoa syötetään sähköiseen varausjärjestelmään, sitä paremmin ja nopeammin asiakkaiden selvitys- ja uloskirjautumisprosessi sujuu.

2. Varausosaston työntekijä laatii varausvahvistuksen, johon syötetään kaikki tarvittavat tiedot. Varmistusnumero (vahvistusnumero) on sama numero, jolla majoitushakemus rekisteröitiin. Tyypillisesti hotelleilla on jo varausvahvistuslomakkeet. Ne voivat olla lomakkeita, sekä sähköiseen varausjärjestelmään upotettuja että typografisesti painettuja. Varausvahvistus tulee tehdä samalla kielellä, jolla majoitusta haettiin. Tärkeimmät liikekirjeenvaihdossa käytetyt kielet varattaessa huoneita Venäjän hotelleissa ovat venäjä, englanti, saksa, vähäisemmässä määrin - ranska, espanja ja muut kielet. Varausvahvistuksen teksti riippuu suuresti varaustyypistä. Taatun varauksen yhteydessä on ilmoitettu vieraan odotusaika, jonka jälkeen majoitustilauksen myöhästymisestä tai hotelliin saapumatta jättämisestä peritään sakkoja. Takaamattomissa varauksissa ilmoitetaan aika, johon asti vieras voi odottaa saavansa varaamansa huoneen. Yleensä varausvahvistusteksti alkaa kiitoksella valinnasta tästä hotellista... Vahvistustekstit voivat perustua seuraaviin vaihtoehtoihin:

Seuraavia tekstejä voidaan käyttää englanninkielisten varausehtojen ja -järjestyksen vahvistusten perustana:

Ensimmäinen vahvistus koskee varausta, jota ei ole vielä taattu. Toisessa - taatusta varauksesta.

Vahvistusteksteissä olevien varausehtojen ja -järjestyksen lisäksi asiakkaat voivat saada tietoa viisumituen menettelystä, ruoan, kuljetuksen ehdoista, sisään- ja uloskirjautumisajasta hotellissa sekä antaa vastauksia kaikki asiakkaita kiinnostavat kysymykset.

• 3. Varausosaston työntekijä lähettää kirjeessä mainittuun faksinumeroon varausvahvistuksen - yrityksen, yrityksen tai yksityishenkilön majoitushakemuksen. Työntekijän on varmistettava, että vastaanottaja vastaanottaa varausvahvistuksen kokonaisuudessaan ilman vääristymiä. Vahvistus viestin onnistuneesta vastaanottamisesta tässä tapauksessa on vastaus "OK" erityisellä lomakkeella (Vaihteiston ohjauskuitti), lähetetty faksilla. Jos saat epäselvän viestin (epäselvää tai lukukelvotonta tekstiä), faksi vastaa Virhe tai Huono linjan kunto.(Faksivastaukset vaihtelevat koneittain ja voivat vaihdella.)
• 4. Kaikki kirjatut kirjeet - majoitushakemukset, näiden hakemusten varausvahvistukset ja vastaanottajan positiivinen vahvistus faksin vastaanottamisesta lajitellaan saapumispäivän mukaan ja säilytetään varausosastolla, kunnes vieras saapuu hotelliin. Tämä on tarpeen majoitustietojen selvittämiseksi saapumisen yhteydessä. Vieraiden lähdön jälkeen nämä

Riisi. 10.

asiakirjat siirretään hotellin arkistoon. Tämä on tarpeen asiakkaan aiempaa asuinpaikkaa koskevien tietojen selvittämiseksi.

Ajoittain varaukseen tulee muutoksia. Asiakkaat eivät peruuta tilausta kokonaan, vaan muuttavat ehtoja vain osittain. Tämä koskee ennen kaikkea oleskelun kestoa, henkilömäärää, huoneluokkaa ja vieraiden erityistoiveita. Varausosaston henkilökunta kirjaa tällaiset muutokset erityiseen muotoon tai tekee merkinnät majoitushakemusten rekisteröintilokiin.

Kaikki muutokset varaukseen tulee myös tehdä tietokonejärjestelmässä.

Mikäli muutokset ovat mahdollisia, varausvastaava tekee muutoksia olemassa olevaan vahvistukseen, korjaa yksittäiset varaustiedot ja lähettää faksin asiakkaan osoitteeseen merkinnällä "uudelleenvahvistus" (varauksen vahvistus). Kuvassa 10 tarjoaa mallitekstin varauksen uudelleenvahvistusta varten.

Varauksiin tulee ilmoittaa muutoksista niille osastoille, joihin muutos vaikuttaa. Jos varausta ei voida muuttaa hotellin täyttömäärän vuoksi pyydettyinä päivinä, tulee sinun tarjota asiakkaalle vaihtoehtoiset numerot ja huoneluokka sekä kysyä, haluaako hän jonotuslistalle. Odottavat lakanat

Riisi. yksitoista.

Tanska tarkastetaan päivittäin. Mikäli huoneita vapautuu, varausosasto soittaa jonotuslistalla oleville asiakkaille. Prioriteetin päättää osastopäällikkö. Kuvassa 11 tarjoaa esimerkkivarauksen muutoslomakkeen.

Jos varaus on syystä tai toisesta mahdotonta, varausosasto lähettää virallisen majoituksen kieltäytymisen, joka sisältää anteeksipyynnön, kieltäytymisen syyn, tiedottaa tilanteen paranemisajankohdasta vapailla huoneilla ja toivoo jatkoyhteistyöstä. Tällaisen kieltäytymisen teksti voi näyttää tältä:

Alla on esimerkkejä englanninkielisistä kieltäytymisteksteistä.